浅谈财务共享模式下的企业内部控制体系优化策略

引言：作为财务转型与组织创新的产物，财务共享模式具有流程化、高效化、规范化的特征，有机融合财务流程与信息化技术，将复杂化的财务管理流程标准化、简洁化，降低成本支出。但采取财务共享模式的同时，也间接提高了对企业内控的综合要求，需要结合企业内部结构与战略规划，提出多种内部控制体系优化路径，为内部控制工作顺利推进奠定基础。

一、财务共享模式

就目前状况而言，财务共享模式含义具有多样化的特征，其中多数研究者认为：财务共享模式以流程化处理财务业务为重点，融入信息技术，以达到降低经营成本、优化组织结构的目的，并能从市场化角度出发，为目标客户提供专业化的服务。

与传统模式相比较，财务共享模式融入现代化的网络技术，是一种新型财务运营方式，通过成立财务共享中心，实现财务核算集中化，整合既有人力资源、物力资源，促进财务管理水平更上一层楼。多样化特征包含：其一，管理规模性。依托于信息技术，将复杂化的业务移动至财务共享中心，再进行集中化处理，整合人力资源，降低管理成本。其二，数据的统一性。发挥财务共享中心的作用，规范操作流程，整合信息系统数据，工作人员通过财务共享中心系统化处理财务数据资料。其三，服务的技术性。财务共享模式融入信息技术，可利用EPR系统处理数据，并且信息系统具有销售、库存、税务、成本管理的功能，服务更加全面与细致。

二、内部控制概述

（一）发展历程

由于经济社会变化多端，内部控制发展期间理念、模式等不断改变，使其经历多个发展阶段。

牵制阶段：主要存在于上世纪40年代前，采取交叉核对的方式进行账目比对，并落实岗位分离模式，辅助管理者展开经济决策。该阶段注重制衡、分权。

制度阶段：存在于上世纪40年代至70年代，管理人员发现既有控制体系无法满足企业经营需求，逐渐注重法律法规的引入。西方国家出台相关法律政策，约束企业的经营行为，提高会计信息管理水平。

结构阶段：形成于上世纪70年代后期，学者深层次研究内部管理控制、会计控制，明确了二者之间的内在联系。其中美国最先提出“内部控制结构”概念，指出内部控制期间会受到企业内部环境的影响，并认为控制流程、内部环境、会计制度属于内部控制核心要素^[2]。

整体框架阶段：形成于上世纪90年代后，重构了内部控制基本内容，包含各类控制活动、控制环境、内部监督、风险评估、信息系统与沟通五大要素。

全面风险管理框架阶段：迈入21世纪频繁出现财务贪污、舞弊等事件，产生不良的社会影响，同时导致企业经营阶段出现安全隐患。故而有关机构提出企业风险管理整合框架，围绕风险评估展开研究，优化事件识别、目标设定、风险应对、风险评估流程。内部控制过程中，利用大数据、信息技术进行数据分析，搭建适宜的经营决策环境，为企业带来更高的业务效益。

（二）五要素

内部控制要素包含风险评估、内部环境、控制活动、内部监督、信息系统与沟通内容，指明了企业内部控制体系建设方向。风险评估：指企业参考控制目标，多渠道入手搜集有关信息资料，科学化分析经济活动推进期间可能出现的风险，再制定完善的风险防控方案。内部环境：指企业的内部经营环境，影响着职工内控意识，关系到内部控制的持续性与有效性。控制活动：优化企业内部环境时，需注重业务行为活动的管控，参考风险评估结果采取措施，将风险管控在可控范围内。一般情况下，控制活动包含授权、业绩评价、实施管控、划分职责、信息处理。内部监督：企业通过设立专门的监督岗位或部门，全过程监督内控制度的制定与落实，并且出现重大变革事件或调整部门构成时，能做到同步监督，以此强化内部控制成效。信息系统与沟通：在信息系统作用下，加快企业内部与外部信息传递效率，是信息沟通与交流的重要工具，优化内部控制流程，减轻人为因素干扰。但信息系统运行期间还存在风险隐患，应制定一套行之有效的管控方案，健全信息沟通机制。

三、财务共享模式对企业内部控制的影响

（一）降低内控成本

财务共享中心的建立与落实，可明显减少管理费用与业务活动费用，还能间接提高财务人员的业务能力，如整合相类似的岗位或业务内容，规范会计处理流程。当从稽核与运转角度出发分析，采用传统模式推进财务活动时，人力资源消耗量大，多通过纸质形式递交财务报表，再由专业人员仔细审核。在财务共享模式，企业内控具有信息化、自动化特征，省略部分操作环节，降低对人员的依赖性，减少各项资源的投入，降低内控成本。

（二）实时传递会计信息

传统模式下财务管理期间，部门之间信息传递不通畅，对财务人员依赖高，但由于精力有限，加之工作负担过重，导致信息处理不及时，还会出现信息数据错误的情况。基于财务共享下开展内部控制工作时，部门之间信息沟通可在信息化共享平台完成，方便财务人员第一时间上传票据、单据，实现高效率传递和采集会计信息，并能连接企业业务与财务模块数据。

（三）加快工作效率

财务共享模式实施后搭建财务共享中心平台，明显减轻了财务人员任务量，高效化高质量完成岗位任务。实际工作过程中，财务人员能根据时间分配原则有序完成工作任务，管理者也能快速处理数据，针对性调整企业战略规划，从而做出正确的财政决策，还能缩短决策时间。另外，优化企业财务工作模式，采取信息化工作手段，高效率传输各项数据。

（四）提高企业市场竞争力

现阶段，市场运行环境呈现复杂多变的特点，各行业、企业竞争日渐激烈，若内部控制方式落后、体系内容不完善，将导致企业形成经营风险。要求企业领导者多层面入手分析市场发展规律，做出合理化的战略决策，并加强资金数据管理。融入财务共享模式，企业能采取恰当的方式整合非核心业务，再统一由财务共享中心处理，为业务活动开展奠定基础，提高企业市场竞争力。还能节省人力资源，科学设置财务岗位，让高技能高素质的人员负责财务管理工作，递交详细化的财务分析报告，为经营决策提供帮助，扩大企业的业务规模。

四、财务共享下企业内部控制面临新挑战与问题

（一）挑战

财务共享模式的引入与落实，可将处于分散状态下的财务业务深度整合，将其集中于FSSC处理，推动企业标准化发展，降低运行成本，提升服务质量，促使客户更加满意。企业内部控制水平直接关系到财务共享成效，使得内部控制面临新的挑战。

其一，业务流程重构挑战。流程重构主要指整理与处理信息内容时，需要参考财务共享模式的实施要求，重新设计与整理业务流程，主要针对于日常业务、决策等，建设开发一套完整地且符合现阶段企业发展需求的业务流程，再由管理层负责决策。

其二，高质量内控挑战。目前，企业内部控制期间多采用分散式管控方法，以逐层垂直式方法传递各类业务信息，且要求每层都系统性审核一次业务信息，虽然能避免出现信息不对称的问题，保证信息的真实性与完整性，但工作效率低下。融入财务共享模式时，业务信息传递模式法被改变，若内部控制体系与管理模式未随之变化，将出现重大的经营风险，产生不可逆转的差错。故此需要企业不断提升内部控制水平，建设高质量的内控环境，转变传统形式的管理模式。

其三，财务机构配置方面的挑战。财务共享下，要求企业优化或重新规范财务机构的基本职能，发挥财务管理职能在战略规划方面的作用，并设立一个独立的财务机构，采取人员重组、资源整合等方式，完善财务机构基本框架。

其四，信息系统方面的挑战。由于财务共享融入信息化技术，信息系统作为企业内部控制的关键要素之一，面临着信息系统高度集成的挑战，要求业务流程全面标准化，统一并集成财务决策支持系统、业务系统。

（二）问题

财务共享模式实施后，在诸多因素影响下企业内部控制阶段存在诸多不足之处，造成各类经营问题频繁出现。

首先，企业风险识别方式较为单一化，且评估体系不完善，导致风险评估结果缺乏真实性，难以实现全面化预防经营风险。财务共享模式融入大数据技术、计算机软件技术，属于一种新型管理模式，能在一定程度上推动内部控制体系信息化发展。但目前风险识别方法处于落后状态，企业未能及时引进新的风险评估方法，无法全方位识别内部控制活动中潜在风险隐患，在沟通合作、资金筹集等活动中产生经济损失。

其次，信息系统缺乏完善性。企业内部控制过程中，信息系统不完善、信息技术运用不正确，影响着财务共享平台建构质量，财务管理效果低下，还会导致财务数据质量影响因素调查不全面，以及安全隐患排查不彻底，不能正确规避财务风险。

最后，内部控制部门设置不完善。多数企业推进内部控制工作时，临时组建一支工作队伍，未单独设立内部控制部门，导致内控制度体系落实效果不佳，工作期间会受到来自多个方面的阻碍。对于一些已增设内部控制的企业，部门岗位设置不完善，且未明确指出该部门的权限与职责，导致部门日常工作效率低，相关人员对财务共享模式了解少。

五、财务共享模式下企业内部控制体系有效优化策略

（一）建设有利的内控环境

基于财务共享模式下，对内部控制提出新的要求，应立足于企业经营现状，建设有利的内控环境，从多个层面入手进行内控环境建设工作，以此提升内控体系优化成效。财务共享模式的实施，加快了企业转型升级脚步，人员、岗位、管理者权限等发生改变，打破组织间的平衡关系，需通过建设与优化内控环境，化解经营风险，体现内部控制体系的实施价值。

首先，重新规划员工的晋升机制。在信息系统的作用下，取代一部分人工岗位，岗位组织结构变化明显，应依据财务共享模式的基本特征，分析不同岗位主要业务内容与工作量，科学划分岗位级别，落实员工晋升机制，激发员工工作热情。再伴随着财务共享模式的全面落实，进一步完善并优化内控体系。

其次，设置业务培训活动，为内控工作顺利推进创建有利环境。财务共享模式的落实，使得岗位工作内容逐渐趋于单一化，加之任务量大，财务人员极易产生倦怠感，还会固定思维模式，过于依赖工作经验，财务数据审核不全面。故此需定期设置岗位业务培训活动，组织岗位技能实践、理论知识竞赛等拓展活动，增加岗位人员的活力，或是采取轮岗制度，增加员工知识储备量，以此搭建有利的内控体系实施环境。

最后，重新规划管理者权限，组织岗位交流会议。使用财务信息时，管理者只能在岗位权限范围内查询与分析信息数据资料，导致财务信息处理独立化，无法发挥信息的利用价值。企业应重新调整与优化岗位权限，理清财务岗位职责，依据各个管理者的权限，组织岗位交流会议，转变信息处理独立的局面，创建相互合作、资源共享的内控环境。

（二）加强财务共享中心系统管理

财务共享模式下，优化内部控制体系有助于增强企业核心竞争力，是推进企业长期稳定运行的关键，应引起管理者的重视程度。而为提升内控体系优化成效，需充分利用财务共享的优势，不断加强财务共享中心系统管理，建设多功能的共享中心，转变金字塔模式组织架构效率低下、管理复杂化的现状，优化内控管理流程，促进企业内部各部门之间横向沟通，弥补层次化管理弊端，实现部门深入沟通与协调。同时，搭建扁平化的企业内部组织构架，以信息共享为最终目标重构内控流程，稳定化传递关键信息，转变部门间信息孤岛的局面，保证信息数据传递的准确性、及时性，解决信息不对称的问题。再以共享中心平台为载体，有序完成数据筛选、加工，达到高度化共享数据的效果。

为充分体现财务共享服务中心的优势，应加强系统管理力度，建设信息化的财务共享中心，灵活运用计算机信息系统，实现远程动态化处理业务，不仅能提升人力资源利用率，还能高质量完成业务内容，创造更大的经营利润。树立财务共享业财融合思想，秉承着客观原则重构企业部门结构，创建财务与业务互联互通的内部控制模式，实现企业内部资源利用最大化。

（三）合理设置岗位，简化与重组业务流程

财务共享模式的全面落实，工作流程被改变，导致传统内部控制体系不符合企业经营管理的要求，为此应注重内部控制体系的优化，设立单独的内控部门，合理设置部门岗位，细化岗位职责与工作内容。部门岗位设置过程中，应重点考虑内控人员专业知识储备情况以及信息技术水平，能够短时间内适应财务共享模式。当按照专业划分岗位、工作内容时，会影响员工的职业发展，对其他岗位技能了解较少。鉴于此管理层应深度分析每个岗位的需求与要求，重视员工心理引导工作，定期组织进行专业技能培训，防止由于岗位变动或重新设置岗位时，员工出现畏难情绪或是抵触心理。另外，建立激励机制、岗位晋升机制、轮岗制度，调动员工的岗位热情，学习新的工作方式与专业技能，熟练使用新的软件系统。

为凸显财务共享模式的运用价值，需建立标准化的业务流程，以便于按照统一标准集中化处理财务信息，这一过程中需简化或重组既有业务流程，剔除多余流程，减少资源投入的同时，规范业务操作行为。简化与重组业务流程时，围绕流程组件、角色对象、人工活动、属性等，逐一理清每个业务流程的节点功能，解决全新内控模式现存问题，建设以支付、报销、核算系统为核心的财务业务流程模块，促使财务共享服务中心平台稳定运行。

（四）完善信息系统维护机制

财务共享模式下，优化企业内部控制体系时，应从五大要素入手，注重信息与沟通的优化，采取完善信息系统维护机制、加强信息安全建设的措施，指明内控体系优化方向与重难点内容。伴随着财务共享模式的大面积实施，企业信息系统覆盖范围进一步扩大，增加了系统信息维护任务量，但由于人员有限且管理者未能认识到系统维护的重要性，经常问题发生后才组织技术人员维护，还缺少持续性，造成企业运行阶段存在潜在风险，影响内部控制体系落实效果，降低内控效果。

鉴于此，企业应建立信息系统更新维护机制，管理者组织各部门人员共同展开信息安全建设，保证各项信息数据的准确性，为企业各项重大经济决策提供参考。成立专门的信息维护团队，设置周期性系统维护方案，明确系统维护项目，并全过程记录和填写维护报告，对于风险变化点，深入探究形成原因，梳理风险点变化规律，科学化评估信息系统运行情况，提高事前预防效果。并落实信息系统维护机制，详细列出系统维护要点、各类突发事件应急处理措施、系统应急维护补救方案以及信息安全建设路径等。以信息安全建设为例，为防止信息系统内部数据被窃取或恶意修改，先制定职工日常培训活动方案，细致化介绍维护系统网络安全的重要性，培养系统安全维护意识，再定期备份信息系统数据，购买并使用先进的杀毒软件，还需加强账号管理，分层级设置账号的操作权限，最大程度上降低信息系统风险发生概率。

（五）健全内控制度，提升财务共享意识

财务共享模式的引入，加快企业信息化建设脚步，优化部分业务流程，但也对内部控制体系造成极大的影响，为此需要开展内控体系优化工作，注重各项实践活动的开展，再根据实践经验，健全内控制度，并持续提升员工的财务共享意识，弥补现行内部控制体系的不足，加强对部门、员工的管理力度，降低经营风险的同时，为企业带来更大的经营利润。具体实践阶段，先综合分析内部控制基本情况，了解现阶段存在的经营问题，有目的、有选择地完善与优化内控制度体系，还能强化员工的共享意识。

一方面，健全财务系统职责权限制度。财务共享模式运行过程中，财务人员岗位职责出现变化，通过升级、调岗、立优等方式，使得岗位性质、日常工作流程、任务量变化明显，岗位职责也随之改变。故此应考虑到员工的业务能力，以及岗位的综合要求，针对性健全职责权限制度，使其能灵活运用岗位权利。

另一方面，完善内控监管制度、业务流程制度。对于内控监督制度，先正确区分责任界线，采用单对多的监管模式，全面化监管财务人员的工作行为，避免受到外部因素的干扰。对于业务流程制度，以财务共享模式特征为基础，建设全新业务流程制度，更好的约束与规范员工的工作行为。

（六）增设风险控制部门，细化风险类型

风险评估作为内部控制五要素之一，优化企业内控体系时也需注重风险评估的优化，根据企业结构组成，合理增设风险控制部门，综合考虑多方面影响因素，逐步细化风险类型，降低风险发生概率。实施财务共享模式过程中，满足企业新时期发展需求的同时，还形成新的风险点，这就需通过优化内部控制体系，细化风险类型，不断完善企业风险管理组织，强化抵御内部与外部风险的能力。建立风险控制部门，明确该部门的权限与职责，细致化评估与管理企业风险，再与内部控制部门深入沟通，编制完整的风险评估报告，为内控体系优化提供可靠资料。同时，在财务共享服务中心设立风险管理岗位，委派专业人员全面排查，分析风险点形成原因与影响，提高风险评估水平。

财务共享模式的落，产生了人员流失、业财分离等风险，并且风险点、控制点也发生变化，既有内部控制体系难以发挥作用。故此优化内控体系时将风险梳理与细化作为核心工作，依据财务共享模式的基本特征，重新建构风险指标并划分风险类型，建立可靠的风险预防方案。其中财务共享模式下，新增风险类型包含：业财分离风险，财务人员与业务部门人员产生沟通障碍，信息传递不及时；信息技术风险，若信息系统存在技术缺陷、运行漏洞等问题，企业重要财务信息将被泄漏，还存在数据备份或更新不及时的风险；人员流失风险，由于财务人员对财务共享模式缺乏系统性了解，工作压力显著提升，加之岗位发展前景有限，许多基层财务人员萌生离职想法，岗位离职率随之提升。由此可见，在财务共享模式下，企业运行风险逐步加大，应增设风险控制部门，根据新增风险类型，提出防控方案，进一步充实内部控制体系内容。

总结：总而言之，在时代快速发展背景下，财务共享模式得到大规模推广，逐渐渗透至企业内部控制工作，但由于诸多因素的限制，导致内部控制难以高质量推进。鉴于此，企业应结合财务共享模式的特征，采取多样化的内部控制体系优化措施，增设风险控制部门，细化风险类型，健全内控制度，提升财务共享意识，完善信息系统维护机制，以此提高企业内控水平，降低经营成本，显著提升市场竞争力。