浅议高职院校档案管理工作中电子档案的应用

一、高职院校电子档案的类型

1.用WORD、EXCEL等办公软件制作的电子教案、试题库、文件、邮件、表格等等，这些用文字处理软件生成，用字、数字、符号表达的电子档案。

2.学校主页上的新闻、校园风光、视频、招生宣传片等等，这些用影像设备制作的动态画面生成的电子档案。

3.高职院校服装设计、机械制造、汽车工程、土木工程等专业学生绘制的CAD文件等等，这些用算法绘制的曲线图、图表形成的电子档案。

4.高职院校举办的各类学术讲座、科研项目报告会、各项重要会议的录音等等，这些用音频设备录入生成的电子档案。

5.高职院校学生学籍管理数据库、学校固定资产数据库、教职员工基本情况数据库等等，这些用数据库形式生成的电子档案。

二、高职院校电子档案效益分析

1.使档案资源的齐全性、时效性得到提高

计算机网络技术的应用，为档案信息的收集提供了极大的方便，档案工作人员可以通过网络进行信息的采集与核对。方便、省力，并确保了档案信息的齐全性。由于采用的网络技术，档案管理部门能够及时地通过网络收集到最新的信息，确保了档案信息资源的时效性。

2.档案资源的归档速度得到提高

电子档案可以正确、高速地检索，可以借助网络传输技术充分实现资源共享，可以产生图文、声像并茂的效果，这些都能够提高档案资源的归档速度。

3.实现了文档一体化

计算机网络技术的应用，使公文处理和文件归档有机地结合起来，使文档一体化成为现实。实现了文书与档案管理的接口转移数据，实现了计算机网络技术对档案工作的效益和质量的倍增。

4.使档案管理人员从高强度的劳动中解脱出来

档案管理部门给每份文件编制一个唯一的分类号、档案号以及相对应的文件，在用户利用时只要给出文件分类号或是主题号就可以准确地查找，这样就能够使档案管理人员从高强度的劳动中解脱出来，减轻工作压力、负担。

三、高职院校电子档案存在风险分析

1.电子档案对设备及软件系统的依赖

电子档案是利用二进制代码来编制档案信息的，人工无法识读，必须借助一定的存储介质和相关设备才能制作和阅读。电子档案必须要在软件的环境才能存储和取出，电子档案的制作质量和使用方法、途径、效能取决于软件系统的状况。

2.电子档案的安全性较差

电子档案必须借助计算机网络技术才能生成、保管和利用，开放的计算机网络对电子档案的真实性和完整有着极大威胁，“黑客”骚扰、病毒侵入及在传输过程中的泄密、窃取等等，这些都直接影响着电子档案的安全性。

3.电子档案载体的变化带来的立卷归档问题

电子档案由拟稿者直接写在存储介质上，一经形成就上传到办公信息数据中，由档案工作人员、技术人员共享。既可以在计算机网络上，也可以在存储设备上进行移交。所以，电子档案的归档已不能按照传统的归档制度来执行。

4.电子档案的保存问题

电子档案的载体特殊，多为高科技产品，它对环境的要求比较苛刻，地点的选择必须将温度、湿度、灰尘、强光、有害气体这些因素都要考虑入内，其中一项不合格对整个档案工作带来的损失是无法弥补的。

四、正确、高效管理电子档案的对策建议

1.重视电子档案的重要作用

高职院校各级领导要切实采取措施，加强管理。高职院校档案工作人员要转变观念，提高认识，改变过去重纸质档案轻其它载体档案的观念，不断完善电子档案的归档工作。要加强对电子档案重要性的宣传力度，提高电子档案在各项工作中利用率。

2.完善制度、规范流程

重视档案管理人员的职业道德和安全操作意识，从学校实际出发，出台、完善相应的管理制度。加强培训，使档案管理人员具有较高的管理技能和职业素质，熟练掌握档案管理工作中的要求与规范，具有娴熟的电子档案应用操作技巧，推动电子档案管理的现代化进程。

3.加强档案管理队伍建设

高职院校要切实转变观念，走出管理管理队伍建设认识的误区，切实增强紧迫感和危机感，推进档案管理队伍的建设。制订适合学校实际的档案管理队伍规划，配足、配好档案管理人员，使档案管理队伍在职称、学历、年龄、知识等方面更加合理，实现档案管理队伍的专业化、正规化。

4.加强电子档案的存储设备、网络的安全性

要针对性第加强档案存储设备的安全性，对相关软件应要进行定期检查、更新、维修、升级，对相关的网络服务及设施进行检测、维护和淘汰。配备专职的网络安全监督员，定期对重要文件、软件进行备份、更新，加强身份验证、数字签名、网络防火墙的应用，最大限度地保证电子档案在传输、利用过程中的安全性。

电子档案已经实实在在进入到我们的生活和工作中，它在高职院校档案管理应用的作用是不可忽视的。我们要正视当前面临的困难和存在问题，不断地进行总结、分析、创新，把握机遇，增强信心，规范相关操作流程与制度，积极采取有效措施推进电子档案的利用，提供更好的服务。