高校财务报销流程优化设计

随着高校高教经费的不断增加、新形势下对高校治理能力及治理水平要求的提升、以及业财融合模式下对高校财务管理水平要求的不断提高，财务核算压力与日俱增，仅靠财务人员手工核算及简单的会计电算化条件已经无法满足日益增长的财务管理需求。报销效率问题已经不仅仅是对报销人的困扰，同时会影响高校的财务管理水平，甚至影响到学校科研项目管理进而影响学校的创新发展。

一、高校财务报销现状及成因分析

（一）财务核算压力巨大

1.资金流量增大

随着我国社会经济的不断发展，我国在高等教育经费的投入逐步增加，根据中国统计年鉴显示，2019年，全国教育经费总投入为50178.12亿元，比上年的46143.00亿元增长8.74%，其中高校生均一般公共预算公用经费支出增长3.81%[1]。除此之外，高校扩招、社会捐赠增多、高校通过各种渠道实现的事业收入增加等使得高校生均预算外经费增多，导致高校可用自有资金增多。随着高校科研水平的提升，科研项目数量和单笔科研项目的经费也就随之增多，科研经费逐年增加，科研支出增多。高校支出增多势必会使得财务报销数量增加，财务核算工作量增大。

2.财务核算精准度要求更高

新形势下项目全面绩效管理要求无论是校内预算项目还是财政专项拨款，都不能仅是停留在“款项拨付-花出去”这一简单的项目管理水平下。从预算编制，到预算执行过程中的控制，到预算执行后的绩效评价都要以精准的会计核算为依托。同时，高校对财务数据不仅单纯反映财务收支情况，更要对学校发展及经费投入决策提供数据支撑。以吉林省为例，基本支出财政授权支付拨款自2021年起按照经济分类科目预算上报数按月划拨额度至高校账户，部分财政拨款项目要求支付后在财政支付系统上传报账单原始票据及项目支出明细，省级财政部门对财政授权支付拨款管理更为严格，这就要求财务做到项目信息录入更加完善，会计科目和经济分类科目归集更加准确，财务入账更加及时，项目额度核算更加准确。庞大的业务构成体系下想做到业务的精准核算，仅靠普通的会计电算化水平已经无法做到，因此就更迫切的需要财务信息化系统的有利支撑，避免因人为因素判断导致的核算错误，将对业务的逻辑关系和会计入账原则交给系统把控。

3.经济事项审计增多

随着高校高教经费逐年增加，对经费使用情况的外部监管也更为严格，每年财务部门将面对巡视组、内部控制审计、财务决算审计、项目结题审计等各类审计事项，按照现有工作方式，每次审计都要抽调足够的财务人员按照账目进行原始凭证的整理上报，或搬运原始凭证，或按照审计人员的要求对原始凭证进行复印或拍照，财务人员工作压力巨大。

综合以上情况，资金流量增多、财务核算精细化要求不断提高、财务面临审计更加频繁和严格，导致财务工作人员工作量不断提升的同时却无法第一时间响应报账人员提出的需求，报销人员对报销效率不满意，业财融合更是无法实现。

（二）网上报销业务流程不够完善

随着会计信息化水平不断提高及网络应用的范围逐渐变广，大多高校已经实现了网上预约报账，网上报销的应用从一定程度上解决了会计手工录入凭证、付款信息手工输入等问题，减少了会计核算的一部分工作量，同时也增加了会计核算的精准性。但多数高校的财务信息化系统仅被用来生成会计凭证、生成会计报表、显示项目收支财务数据等，财务信息化系统未被深度使用，财务数据资源无法做到有效整合，财务数据共享性也相对较差[2]。同时，网上报销业务流程不完善，导致报销效率降低，报销人员需求无法得到即时满足。

但多数的高校目前的网上报销流程为经办人填写网上报账单-打印报账单后根据报销金额或业务类型逐层审批-财务处会计审核。审核通过的报账单交给财务核算部门进行记账、复核、出纳付款；报账单填写错误导致不通过的需要重新填写报账单并重新审核签字，报账资料不全的需打回重新补充资料后重新送至财务会计处审核[3]。

以上流程为财务工作带来的问题如下：

退单修改后需要重新走审批流程，经办人需要在系统中重新提交网上报账单并重新打印，并按照报销金额逐级进行审核签字。签字流程反复且很多时候签字并不能如计划中顺利（如审批人出差、开会等），导致业务流程停滞不前，报销效率低，进而报销人对财务审核退单不满意，不愿修改报销问题，增加报账人与财务人员之间的矛盾。

当报销资料不完备，经办人提供的资料有问题等退单后，经办人补全资料或修改相关内容后重新送至财务部门时，会计需对报账单所有内容重新审核，同一笔报账单因为原始材料问题也使报销人多次往返财务部门，每次财务会计都需要重新审核报账单所有内容。这不仅增加了会计人员的工作量，同时也给报销人增加了不必要的麻烦，导致报销人对财务工作不满意。

（三）预算、财务制度、网上报销三者相分离

目前高校部门预算项目一般在本年度11月份即开始申报下一年度预算，待财政部门批复预算后根据各部门上报预算内容进行二次分配。分配结果由财务人员录入。科研项目预算在项目立项时制定，并在经费划拨到学校后由科研归口管理部门将科研项目立项时的项目经费预算分配方案送达财务部门，财务部门据此进行项目额度录入。各项目负责人在财务部门录入预算分配信息后可查看项目财务信息并进行报销。所有的预算申请、审核、批复、下达过程均通过线下进行，项目立项时预算制定未实现网上申报，经办人线下按照自己的理解对预计未来发生的经济业务进行归类，提交预算，导致关联的会计科目及经济分类科目与实际报销业务不匹配，使退单量增加。此外，初期预算申报时各额度预算分配金额与实际发生的业务金额不匹配，就会导致报销时无可用额度，而部分科研项目申报后不允许调整预算分配方案，即使允许调整预算也需要经过层层审批，调整流程长，调整后才可以在报账系统内提交网上报销预约申请，导致报销进度缓慢，报销人由于预算申报问题引起的后续报销困难加剧了报销人和财务部门的矛盾，导致对报销服务满意度低的现状。

高校和企业不同的是，报销人的流动性更大，参与报销的人员更更多。高校无法如企业一般按照部门归集费用统一报销，高校按照项目进行经费核算，每个项目涉及的报销人员也不止一个，如针对研究生论文发表的支持性经费项目，则涉及学校所有研究生。除教师外，有大量的学生作为经办人办理报销业务，而学生可能在校期间报销次数有限，或者学习了相关报销制度后就毕业了，项目组新的报销人与原报销人之间无法做到有效交接，报销人不仅不了解财务制度，甚至连发票如何粘贴、报账单审批流程、系统如何操作都不清楚。报销人要么需要学习报销制度，要么直接到财务部门咨询。而财务报销本就具有内容庞杂、涉及制度广泛等特点，无论是学习制度还是报销人去财务部门咨询都将耗费大量的人力物力。极度的信息不对称导致部分报销人按照自己的理解填写网上报账单，因为报销手续不全而重复往返于财务部门和准备资料的路途中，反复签字审批更是经常发生，财务会计审核报账单的同时还要为报销人员讲解最基础的业务规则，报销经办人无法准确传递报销需求，导致财务服务满意度降低。

现有的网上报销模块能够实现报账的基本需求，即报销类别、报销内容、报销金额、付款信息，报销人可以根据经济业务实际情况选择不同的业务报销模块填写，但具体填写的内容准确与否只能等到财务审核时才能发现，系统缺少对一些常规业务的基本校验，一些财务制度已经规定经费支出标准的业务也需要等到财务会计初核时才手工计算是否超出标准。比如差旅费的交通费、住宿费报销金额超出规定标准，公务接待的陪同人员数量超过了规定范围，培训费及会议费每人每天的费用超出了规定标准等就需要退单重新登录网上报账系统修改后重新提交，增加报销人、审批人及财务人员工作量。手工核算和审批也会导致报销精确度降低，财务人员因工作疏忽而导致报账错误的情况时有发生，财务入账不准确，财务风险加大。目前一些高校上线自助投递机，实现24小时接单，但由于系统限制不强导致退单量增多反而增加的财务人员的工作量，财务人员需联系报销人取回单据、解释报销不合理的地方及修改内容、重新审核，如果报销人不能及时取回单据也会导致单据丢失等情况发生。

二、财务报销流程优化方案

（一）设置预算网上申报系统

设置预算网上申报系统并设置网上审批流程，在预算申报时将各报销类别关联对应科目，参照《事业单位经济分类科目》解释，结合财务决算内容，详细列示各项目核算内容，对于经常发生的经济事项举例列在项目额度解释后面，在项目申报节点就与最终报销保持一致。对于类似“其他商品服务支出”经济分类科目，则需在申报时详细列出其中包含的经济事项名称及预计发生金额，这样不仅审批人在系统审批时可以清晰看到预算申报的明细项目内容，更使项目报销人和会计能在以后的报销及入账过程中有据可依。这种预算申报方式需要财务部门内部口径的一致性，即预算管理人员与财务核算人员对经济业务核算口径的一致性。预算作为一项经济业务的源头，应严格按照经济事项的入账规则审核预算申报，财务核算人员按照预算录入规则进行经济事项核算。

预算网上申报系统的另外一个好处在于提高预算调整效率。当实际业务发生时，可能会受到客观因素影响导致支出与预算编制时分配方案不符，一些明细项目支出增多，另外一些项目支出减少，此时经办人需要在项目总预算中各额度间进行调整。通过线上提交预算调整申请，线上审批，避免了经办人员找不到领导审批的情况发生，可大大提高预算调整的工作效率，节约经办人报销时间。

（二）设置线上审批流程

随着“财务数据共享”概念的提出，电子会计凭证已经在国内各集团性企业中应用推广。这种凭证保存方式颠覆了以往对审批流程的定义，为会计凭证审批及留存提供了新的渠道和模式。“财务数据共享”模式突破了以往经济业务的审批支付方式，财政授权支付方式下的财政对经济事项甚至可以做到统计口径核算、集中处理业务。线上审批流程能够使报销更加规范化，形成固定模式，进而提高报销效率。

报销人在报销时需将必要附件通过扫描方式生成电子档案，并在网上报销过程中上传。报销人填写报账单信息后，提交至项目负责人，项目负责人对经济业务事项审核无误后流程转至财务会计初核，初核人对网上提交的附件及报销选择的科目进行审核，确认无误后再根据报销金额按照审批级别逐层审批。会计初核过程中发现有问题的报账单将直接退回到报账单提交接人，提交人根据退回原因修稿报账单内容、补充或更换报账单附件并重新上传电子凭证至报账系统，确认无误后重新提交线上审批，交由项目负责人审批。该流程能够确保提交到更高层级审批人的报账单是经过会计初步审核无误的，也可以减少领导的审批次数，避免报销人拿纸质版报销单反复签字。针对退回的网上报销单，财务人员需详细列示退回原因，这样报销人可根据退回理由及修改建议进行修改，减少沟通成本。网上审批流程可配合手机客户端使用，审批人可在手机客户端查看报账单内容，并进行审批签字，实现移动办公，提高报账审批效率。

电子审批流程到会计记账环节时，报销人将纸质版单据通过自助投递机送达财务部门。投递机可24小时工作，方便有教学任务或办公地点较远的报销人随时递交报账单。同时，投递机也可以实现报账流程查询、个人财务信息查询等功能，此流程可配合手机客户端软件使用（如微信公众号，或单独的手机办公软件），将报账单处理进度实时传递给报销人，可以分担财务人员工作压力，减少不必要的冲突。由于在初核步骤就已经对报销业务对应的会计科目进行了核对，财务人员接到纸质报账单后只需要与电子流程中的附件信息进行一致性核对就可以导入数据进行账务处理了。

报销原始单据上传网报系统不仅为电子审批流程提供有利支撑，也有利于记账机器人的应用，记账机器人同自助投递机一样可以24小时工作，降低会计核算差错率，提高工作效率。同时，电子凭证为项目执行情况审计、项目结题提供了便利，避免大批量集中查询、复印原始凭证，报销人可直接在自己的报账系统中查询到已经报销的经济业务电子扫描件，审计人员也可以直接在账务系统查询到凭证附件，提高审计效率。

（三）合理优化网上报账系统

1.网上报账系统内嵌报销相关制度

现有网上报账系统能够实现各业务类别的基本报账需求，但是如前文所述，无法解决报销人不了解报销相关制度的情况。如果将制度内嵌到网上报账系统界面中，将解决这一难题。

如报销人根据实际经济业务事项选择了报销对应经济分类后，系统则根据经济分类科目列出所需要的附件明细，报销人点击每个附件明细上传附件内容，未上传附件的系统无法保存上交，以此保证提交资料的完整性。经办人一目了然，减少咨询时间；财务人员审核只需核对附件合理性，不需要确认附件是否完整。

差旅费、会议费、公务接待费等有报销标准的业务类型，可以通过在网上报账界面限定标准来进行约束。如差旅费，当输入出差人职称、出差地点、出差日期后，就可以显示交通、住宿标准，系统比对发票金额、实际报销金额及报销标准，若发票金额大于标准的，需上传情况说明，并按照标准填写实际报销金额。会议费和公务接待费等有标准控制的，报销人需要在录入报账信息时录入参加人数，天数等限制条件，进而根据金额折算人均费用，从而判定是否超出报销标准。对超出报销标准的业务无法成功提交报账单。这样的设置可以减少财务和各级审批人员的审核要点，提高报销效率。但是，这种系统设置方式需要大量的前期准备工作，要求财务部门细致梳理财务规章制度，充分调研高校报销业务范围，整理各项业务和制度之间的逻辑关系，保证系统运行过程中既不会因为制度疏漏导致经济事项存在风险点，又不会因为内嵌制度设置过度死板导致报账单无法提交。

2.增加票据票面信息识别功能

随着电子发票的不断增多，电子发票的重复报账问题值得我们关注和重视。目前的报账系统可以实现在会计记账时手工扫描电子发票二维码的方式录入发票信息，如果报销人打印发票二维码模糊或不全则需要会计手工输入，增加会计人员工作量。在报账过程中，扫描发票信息后，系统识别发票信息并记录在该笔报账单中，同时形成系统记录，当该张发票第二次报销时将无法录入系统。这种方式不仅可以避免同张发票重复报账问题，也可以自动汇总票据金额，校验发票金额与报销人填写的报销金额是否一致，减少会计人员核对过程，提高工作效率。

除增值税发票外，还可以通过制定规范化票据模板的方式，读取如火车票、飞机票、银行回单等规范化的票据票面信息，同时根据不同业务设计校内自制表格并上传系统，系统可读取其中关键信息。将读取信息与系统设定信息进行比对，从而完成初步校验和审核工作，为规范化核算提供有利支撑。

3.和业务系统数据的对接。大数据背景下，高校财务报销系统不能作为一个孤立的系统存在，通过设置业财接口，实现学生信息数据、职工工资数据、资产管理数据、合同支付信息及有效期限数据、管理部门事前审批数据等基础性数据与财务系统的对接。报账时直接读取各系统数据，可减少报账人工作量，减少因个人原因导致的误差，提高报销效率，增加账务处理准确性。当供应商系统维护充分时，可以做到办公用品、政府采购机票、实验试剂耗材、公务用车租赁等供应商订单与财务系统的数据对接，通过订单直接生成结算数据，完成项目支出核算，这对不仅能够对学校要求统一采购的商品及服务做到批量支付，减少财务工作量，同时能够有效管控采购行为，降低内部控制风险。

三、结语

综上，高校财务报销流程的优化建立在优质的财务系统之上，更需要配套硬件设备的支持。不仅涉及财务制度、财务流程的优化，还要结合网络系统的优化，但是财务报销流程的优化可以为财务服务质量提升、业财融合的发展提供有力支撑，为全面建设智慧校园提供保障。