从内部审计角度看企业采购业务的内部控制

良好的采购内部控制是采购业务有序管理的重要保证。通常企业经营原材料成本占总成本的很大一部分。采购活动的适宜性直接影响生产销售能否顺利运行，进而影响企业的整体发展和在市场上的竞争力。因此，对采购业务建立内部控制，对于降低业务风险和确保业务稳定具有重要的意义。同时，由于市场竞争的激烈。所以企业要从采购内控管理角度出发，成为增强企业竞争优势的重要手段。采购是供应链管理中的重要部分。企业也逐步重视供应链管理。并加强对采购业务中，增加企业运营风险的因素进行管理，如采购价格不合理，给企业造成经济损失，供货合同条约不充分，供货方无法有效履行相关义务，或与企业合作的供应商选择错误等。因此，企业要根据风险管理和内部审计管理原则，通过内部审计管理，加强对采购过程的监督。完善材料采购领域中内部审计实施风险管理的重要职能，以有效控制材料采购业务的风险。其主要内容包括，采购计划审核、授权审核、供应商审核等。要对整个采购过程实施有效的监控，包括识别、评估和验证材料 采购中，可能出现的不利因素，并针对风险提出相关管理建议。根据成本理论，要明确采购成本与企业生产规模、采购监督和控制、改进建议批准和内部审计间的重要关系。这些功能能有效降低企业的采购成本，进一步改善企业内部采购控制水平，使企业能在充满挑战和市场变化的环境中，始终保持良好的竞争优势。

一、企业采购业务内部控制概述及内部审计内容

（一）企业采购业务内部控制概述

采购是指购买材料及付款等活动，供应业务是企业日常工作的重要部分，是企业在库存管理的第一环节，企业采购业务与生产和销售密切相关。原材料采购成本在总成本中占有非常大的份额，稳定的原材料供应对企业业务管理和发展非常重要。供应出现任何问题，都会影响正常经营。企业采购占用资金较多，在采购中由于工作各环节复杂，特别容易出现疏忽。因此，企业采购业务的高效运行是企业在日常经营中关注的问题。企业采购的内部控制，是为实现管理目标，提高经营效率的作用。实施分类全面的控制，披露采购过程，形成一套自我约束和评价的方法。此外，企业要生产出适销的产品，在采购中需要控制采购数量、质量和价格等因素。为销售打下基础。要想在全球市场占据主导地位，需要控制企业采购业务的方方面面,确保材料供应的效率和有效性、企业采购业务合理性，避免违反法律法规和损害利益。 

（二）企业采购业务内部审计内容

在审计准备阶段，内部审计人员应全面分析采购计划、政策、程序制度、材料采购授权审批制度，以及相关的供应商管理制度等信息。同时检查进行采购业务内部审计的有效性。在审计阶段，审计主要方法是，根据采购审计目标收集相关审计资料和证据。如对采购计划进行审核，就是审核采购部的采购计划是否合理，同时明确采购计划审批程序是否得到到位。商品价格和数量是否符合采购计划。明确采购方式以及选择的供应商是否合理。采购价格表审核，是检查采购价格执行标准是否合理，采购程序是否规范以及价格表的内容是否科学和全面。对供应合同的审核，是核实合的订立是否符合法律和企业规章制度要求，合同条款是否合理，条款约束条件是否全面。合同内容是合理，是否已已获批准。采购合同在材料采购以及管理中是否有效执行。在监督采购计划执行上，内部审计主要对，采购方法、执行情况、材料质量控制、产品计量、材料价格、仓库存储，采购发票以及采购付款情况进行全面的审计。在审计后续阶段，审计人员应在报告发布后进行审计，并对企业采购计划的执行情况进行评价。确认采购部门落实审计部门的相关建议，并及时采购中的问题进行及时整改。在内容审计后续阶段，审计人员还要采用现场走访、直接观察、文件审查等审计方法，编制审计结果汇总、审计记录表等工作文件。

二、采购业务内部控制原则

企业采购业务环节多，容易出现出错和舞弊现象。因此，在企业采购业务的内部控制中，强化不相容岗位的分离原则。对于采购经济业务由两个或两个以上部门共同管理，形成内部约束和相互制约；采购和审批由分别的授权人员执行。采购业务的管控人员越多，业务出现的失误就越少。随着控制的增加，控制成本也会增加。在成本和影响之间要考虑控制的影响，还要考虑为实施控制成本从而实现业务收益的最大化。采购业务内部控制离不开不同部门和人员的配合和联系，一般企业会设立有采购部、财务部和仓库管理等。内部控制有助于完善治理，实现企业采购业务的内部控制分权，提升企业的核心竞争力，实现可持续发展。

三、采购业务内部控制关键点

（一）采购计划控制点

采购计划是指根据自身需要，采用科学方法约定和部署。在此背景下，要认真审批需求部门的采购需求，避免有缺陷的批准程序或未经授权的购买。严格执行采购预算是计划内部控制的重要部分。应严格按照预算执行进度，通过适当的程序对预算进行处理。对于一些适应市场变化的预算外申请，需要及时调整采购计划，待审批通过后，再办理采购手续。在采购计划中，应将不兼容的项目分开。采购和审批职位不应由同一人担任，以防止控制失败。

（二）供应商管理控制点

供应商管理是指建立供应商管理系统，对供应商信用和交货情况进行管理和控制。供应商管理影响采购的成本和质量。对于大型企业，供应商管理甚至适用于国外供应商。这个环节是采购业务内部管理的关键，也是高风险的环节。在接触供应商中，应建立完善的供应商选择机制。如果供应商选择不规范不科学，选择的供应商不符合要求，并且不能满足货物的质量、价格和交货期，材料的质量都无法得到保证，将会对企业的生产业务造成极大的影响。引入新供应商时应优先选择需采购物料的生产厂家为供应商，减少中间商赚取差价，降低采购成本，对于生产企业，还应进行现场考察评估，确认供应商资质是否达到公司要求；如生产厂家不对外销售，确需从代理商或授权经销商处采购，应查看代理商或授权经销商的代理证书和授权证书是否真实有效。因此，企业应实行严格的准入权限，建立评价准入制度。建立信息管理系统，评估最新情况。对供应商的供货产品质量和价格，以及信用状况进行评价。

（三）采购过程控制点

采购过程包括根据市场和采购计划选择采购方式、价格、签订合同和审核入库等。在采购方式的选择上，采购方式不科学，机制不合理，采购流程没有妥善的授权和审批，这会导致不合理的采购活动。与供应商的协议或合同可能导致供应不足。签订的合同未通过严格的审批或审批，资质和能力不符合要求，合同内容存在严重错误、遗漏等不利于公司权益，影响正常生产和活动。进货验收不规范，采购不符合企业要求，影响企业正常生产，造成物资损失。采购的相关材料不能按时存放，将影响生产过程。当面临这些风险时，要严格按照审批程序。同时，检验仓储岗位要确保分离，以及供货合同编制和审批岗位要进行明确的划分等。同时，应适当监控采购活动。

（四）购买和支付重要检查点

采购付款是指向供应商支付价款，并在财务系统进行全面核算和管理的过程。对于一些物资的采购可能会出现先付款，但是存在没有收到货的情况。风险点包括付款审核流程不一致、付款不合理、金额控制不足，以及与供应商结算延迟，可能导致资金损失。因此，应采取适当的措施来防范这些风险，建立验证程序和审查。建立对账程序，定期与供应商对账，并且必须由适当权限的管理员签署。

四、从内部审计看采购业务的内部控制存在的问题

（一）内部控制体系有待完善

在企业采购内部控制过程中，对于内部控制必须符合自身特点。但一些企业由于缺乏同类业务参考资料，在建立内控体系主要依靠有限的人员，根据以往其他业务的经验进行操作，导致内部控制建设缺乏系统性，不能尽善尽美。采购流程一般从业务部门根据销售订单、研发部门研发项目、正常备料等情况提出采购申请开始，到采购部门经过比价后与选定供应商签订采购合同，到外购物料经过检验部门验收合格后入库，最后到到期付款结束。整个采购过程中如其中一个环节出现内部控制漏洞都会影响采购计划的实施，如采购申请阶段需求不合理，易造成资源浪费，供大于需；因签订合同人员疏忽或无法律意识，造成采购物料、单价或金额错误，付款方式选择对己方不利，合同条款存在法律纠纷等，易造成采购成本不合理或机会成本过高；因质检人员培训不到位，对公司产品要求不了解，易造成将不合格材料误判为合格的情况；因申请付款采购员或财务负责审批付款财务人员未按照合同中签订的付款条件进行申请或审批，易造成提前付款，影响公司现金流。以上因内部控制体系不完善，不能防范潜在风险，不能根据采购业务进行控制的规范化。

（二）执行力度欠缺

企业采购内部控制参与者缺乏控制理论培训，管理人员没有进行全面的市场分析和价格协调等。基层员工对内部控制没有清晰的认识，不了解自己在内部控制中的职责。存在监管不严，缺乏主动性和积极性，内控意识差；存在一些员工因控制系统的环节较多，在履行职责中疏忽产生的控制风险。导致企业即使建立了企业采购内部控制制度，但是没有一定的责任人执行。

（三）供应商选择和管理不科学

尽管内部控制规定要求在采购时考虑供应商的资质，但在实际业务中，人员对供应链不是很清楚，没有考虑到宏观经济形势。此外，一些企业发展业绩增长良好，对于供应商数量在逐步增加，供应商竞争激烈。在选择供应商时，采购人员过多的关注检查合格供应商名单，而忽略了潜在供应商。只是简单地在合格供应商中进行检查，降低了供应商管理，降低了企业采购业务风险意识。导致了对供应商选择的低估、业务的分散，缺乏进一步的管理和控制工作[1]。

五、企业采购业务的内部控制措施

（一）采购风险评估体系的完善

针对风险评估体系缺陷，通过对采购业务的数据采集和监控，总结监控采购业务可能遇到的风险，以便分析影响因素，解决采购业务面临的实施问题。风险评估旨在提高预测风险的能力，对于生产经营而言，事前防范胜过事后防范。提高采购人员的风险控制和确定意识，防范信息录入和输出中可能出现的风险。降低采购成本，增强采购风险应对能力[2]。

（二）制定更科学的采购管理计划

根据风险评估制度，监测和控制采购计划。建计划实施表可视化文档来评估计划，并验证是否与系统一致。汇总使用部门对采购的反馈，以及与同期或最新采购分析对比分析，最终结果应及时上报采购部。采购计划必须考虑市场因素，采购计划管理通常参考同期或最近采购，并未考虑未来因素。当发现供需计划与生产有偏差，或需要改变生产计划时，应及时调整采购计划相应的应对措施。如确需采用紧急采购程序时，不建议安装复杂的系统，紧急采购控制的目的是确保应急供应有效，避免正常业务受到影响，从而影响企业的生产经营。当紧急采购材料成本低于确定金额时，需求通知采购并予以批准。批准的加急采购申请，转送采购部办理采购申请。在应急设备采购中，应及时满足供应需求，不影响正常生产进度，必须保留不相容的职位。在生产经营中，往往包括不相容岗位。常见的不合规包括批准和执行、签发和批准以及清理和确认。需要创建不兼容的工作分配系统，使业务更加规范。采购人员不能参与对采购单位的评价。采购部负责人负责采购具体实施，相关使用部门的人员负责物料的控制，财务部根据相关文件申请付款、批准和执行分离。建立违规岗位划分制度，防止采购腐败，降低生产经营风险。采购协议也应及时续签，核对旧协议可能导致账务情况[3]。

（三）优化供应商选择

随着供应商管理，合格供应商名单管理将更加规范。供应商的管理应基于评价指标，制作可视化文件评价图表。可视化文件对评价指标是商品质量、交货期和合作程度等。跟踪交货结果并记录在供应记录中。注意供应商是否产生额外成本或运费。将每个供应商的评分按等级划分，针对不同的情况采取措施。保持合格供应商资格，负责对确定的供应商提出要求。负责对供应商进行资格认定，供应商评级后，整体供应商评级直观，供应商信息及时更新，建立供应商控制和淘汰机制。在选择供应商时，规避不合格的供应商，降低选择错误的潜在商业风险。在从评估供应商名单中选择时，应考虑采购成本，如时间、运输和管理成本，并避免在过程中分散采购。明确制定和实施政策或制度，严格执行变更程序。合格供应商名单通过信用报表、产品价格、生产能力和技术水平等进行分析，更新以跟踪供应商事件，采购前需要询问和比较价格，降低采购成本并帮助提高采购效率[4]。

（四）采购价格管理优化

在采购内部控制中，需要加大对内控体系的投入，提高与采购相关的内控人员的培训，引进经验丰富的人才，建立内控体系。此外，为了评估特定流程，明确评估节省资金成本，为相关采购人员建立绩效指标，并为此类费用和罚款有明确规定。鼓励员工举报不合规的行为，提供明确的奖励措施。对于不符合标准采购管理和系统程序，以及违反公司利益的采购，应由特定责任人发起问责机制。如果确认责任人对不遵守规章制度造成的错误，对责任人进行处罚。为保证经济利益故意隐瞒实际情况与供应商违规合作的，对与采购人员违规操作的供应商，应从合格供应商中剔除。有效杜绝采购业务出现违规操作行为，确保企业的利益不受损失[5]。

（五）加强对商品采购计划的审核

 根据审计风险管理原则，实施内部审计，要以高风险审计内容为重点，优先相关的采购程序进行审计，逐步对整个采购活动实施审计。要通过内部审计工作，加强对采购过程的有效监督，以降低采购业务管理中的违规舞弊风险。不断完善采购供应管理链条，加强对重点领域的监督，养生突出重点采购内容。全面落实重点管控、分步管控的原则。如确定商品采购目录是，实施采购的第一步。采购目录应根据企业生产和销售情况，并预测的企业未来变化及时进行调整。 在进行内部审计过程中，应在采购活动中对产品目录的管理进行有效的验证，验证计划与实际情况是否一致。同时重点关注非受控采购计划的执行情况。明确是否存在采购依据不当、采购计划执行不利等问题。其主要的内部审计包括：首先是在验证产品采购目录编制依据的可靠性。内部审计人员，在核实产品目录编制时，要根据企业需求和其经营目标的变化，全面对产品采购目录进行核实。明确全部产品类别及其详细信息。其次，在内部审计时，要审查材料采购计划中，分析采购数量的合理性时。先要检查采购部门对商品采购目录的商品，是否进行有效分类。再检查和分析商品采购数量的合理性。 另外，要核实商品采购计划审批程序的合理性，审核采购计划是否根据实际生产情况而制定，采购计划是否经部门负责人审批。对于检查出不合格的采购计划，要责令相关采购部门人员，根据企业实际情况对采购商品数量进行调整，或取消引类货物商品的采购。在内部审计模式下，相关采购计划要先提交于审计人员进行审查，之后提交企业高层管理人员进行批准。最后，要全面审核采购计划中，商品采购价格的有效性。对于企业需要长期使用和采购的商品，其采购价格未发生明显变化的，应以前期采购价格为标准。内部审计管理人员，要重点检查高于常规采购成本价格的产品如采购市场价格变动频繁，且与其供求关系极不稳定的商品。随着市场形势的不断变化，内部审计管理人员应通过详细的市场调查，以最新价格为标准进行采购计划的审计。在核对采购计划价格时，应以对最近的产品采购目录为依据。内部审计管理，要对采购计划的合理性，以及执行的有效性进行综合分析，以全面发挥内部审计管理作用。

六、结语

随着企业采购业务的数量的日益增加，审计在企业采购内部控制尤为重要。在对采购进行验证中，要找出采购内部控制工作中存在的不足，采取有效的改进策略，不断提高业务控制水平。严格控制采购成本，提高企业经营的整体效益。在采购内部控制业务中，不仅要规范采购内控体系，还要学习审计工作模式，在工作中不断细化，以更好地做好采购审计工作。今后的研究方向应对采购进行更深层次的分析，实现内控审计治理流程的进一步优化，利用长期稳定的供应关系，探索与供应商合作加强供应链关系，有效加强企业供应链关系，提高供应效率。