基于ERP系统环境下的出版企业内部控制优化研究

出版行业在我国文化建设中占据重要地位，随着信息化的快速发展和出版产业规模的不断发展壮大，在新常态的经济发展阶段，出版企业所处的外部环境愈加复杂，其需要面对的内外部风险逐渐增加。出版企业要在坚持供给侧结构性改革的前提下，进一步夯实内部控制管理，完善内控体系建设。随着对我国文化体制的不断深化改革，出版企业逐步迈向信息化和精细化管理，健全有效的内部控制发挥着至关重要的作用。ERP系统集控制管理和信息技术于一体，是实现内部控制风险管理的重要工具，为管理层及员工提供了良好的决策管理平台。基于ERP系统环境下健全和完善出版企业内部控制，不仅可以保障企业的合法合规经营，提升企业的人员素质、内部管理水平及风险防范能力，而且能促进企业经营管理目标的实现。尽管出版企业对内部控制的重视程度在不断加深，还是存在缺乏执行度等情况。

笔者认为，将有效的内部控制与ERP系统环境融合、互相作用，将内部控制制度和管理思想融入到出版系统的各个流程中，不仅能对企业的过去进行准确的分析，在现有流程中进行更有效的管理和控制，加强对风险的防范及管控意识，还可以对未来进行更准确的预测，加快出版企业实现良好的精细化发展，从而促进其经济效益与社会效率的提升。

一、出版企业的独特性及ERP系统与内部控制融合的重要性

（一）出版企业的独特性

众所周知，出版行业较其他行业相比有其特殊性，出版行业的产品主要是传播、记载知识，实现对我国优秀文化的传承和创新，与其他企业相比最大的区别在于出版物是物质产品与精神产品的集合体，具有双重产品属性。出版企业作为文化产品的生产者，肩负着传承和弘扬我国优秀文化的光荣使命，是维护国家文化安全的重要保障，是助力文化强国建设的主力军，坚持把社会效益放在首位是出版企业的使命和责任。

（二）出版企业ERP系统与内部控制融合的重要性

有效的内部控制能为出版企业降低运营成本，为企业的资产提供一个安全高效的内部环境，对于推动出版企业未来的发展起着不可或缺的作用，能有效保证出版企业的可持续发展。随着出版企业不断加深对信息化的重视，其对ERP系统的应用得成熟和普遍，ERP系统能有效提升出版企业各业务的工作效率，有利于核心业务的综合化和一体化管理[1]，使内部控制节点更易于操作和理解。ERP系统优化和完善了出版企业业务流程，如果能够将内部控制管理嵌入到ERP系统中，有利于管理层更加清晰了解各业务流程，优化企业组织架构，更合理分配人员岗位权责，有效提高各部门之间的配合度和工作效率，提高经营效率，促进出版企业持续科学发展。

二、出版企业ERP系统运用中常见的内部控制问题

出版企业的业务流程使得其内部控制具有独特性。总所周知，出版企业的内部控制要点不仅包含基础的财务方面的内控管理，而且包括审校稿件、选题立项、支付费用、签订合同等在内的编务系统；印厂选择、采购纸张、印制费结算等在内的印务系统；出版物出入库、库存盘点、销售结算、储运等在内的发行系统[2]。所有的这些系统联结于整个出版业务的各个流程，起着至关重要的作用，任何环节出现问题，就直接影响单位的内部控制管理效果及ERP系统的实际运用。由于缺乏风险管控意识，出版企业在实际操作ERP系统时，在内部控制管理方面仍然存在诸多问题。

笔者通过对多家出版企业进行调研，从出版业务流程的角度出发，联系各个内部控制环节，着重论述ERP系统中内部控制存在的常见风险问题。

（一）编务系统方面

出版的生命在于选题计划，选题策划是出版企业的核心竞争力，同时也是最重要的环节。但是出版企业目前存在只求出书规模，不求经济效益，或者存在一些选题偏离出版社经营目标等情况。

编辑在图书立项时，对内容填写录入不真实、不准确，或者编辑随意申报或增减选题，随意性较大，造成项目档案建立不完整、不准确或者选题重复立项，导致图书信息重复录入、比较混乱等现象。

对合同管理控制不到位，编辑没有及时按要求上交合同，相关部门也没有及时审核催交，导致实际合同与ERP系统中合同信息不符，或者ERP系统长期没有电子合同的管理，使其处于盲区状态，合同管理没有在ERP系统上体现，造成财务部门审核困难，无法从系统中调取合同数据，造成费用发放无依据、支付无标准等风险。

在ERP系统中实际操作时，各编辑对专家、作者信息维护录入不准确或者没有及时录入维护相关信息，图书出版计划的编制、稿件的编辑、初审、复审、终审、校对、审读、审批等相关内容和流程，均未在ERP系统中体现，不便于查询。

（二）出版系统方面

1.在图书印制环节

出版企业对印刷业务进行全过程管理，从选厂、印制、质量检查、审核到结账基本上由一个人负责完成，这样不利于生产和成本的控制。另外实际数据与ERP系统录入数据不符，审核流于形式，没有严格把关，会造成产成品、在产品数据不准确，以及单书成本数据不准确，影响后期财务核算。

2.在纸张等原材料管理方面

出版企业的主要原材料是纸张，是成本支出中重要的组成部分。然而出版企业存在采购管理不规范，采购人和采购申请人职责未进行分离，材料采购人兼任材料验收保管工作。有的出版企业对纸张等原材料寄销、存放于生产厂商仓库，对这些存货没有及时查询、核对，从而导致实际入库的原材料数量与ERP系统中录入数据不符，这些差异造成ERP系统纸张价格、类型、图书用纸数据不准，无法准确及如实反映单书成本。

3.对于部分中小型出版企业，没有设立专门的校对部门、设计部门和印刷厂

其一般将图书的设计、校对、排版、印刷等日常业务，转让外包给外单位或专业服务机构，但ERP系统并没有设置专门的业务外包模块对内控制度进行管理，仅通过出版部门将相关业务揉入结算及采购管理中，这种情况极易造成内部控制出现风险和漏洞，加大企业的经营风险。

（三）发行系统方面

1.在库存图书管理方面

未定期对在库图书进行实物盘点，或盘点数据不准确，造成账实不符；在途图书没有专人管理、管理不到位，与财务系统脱离，有收入、往来账目未及时确认和核对等问题；发行部门未对已销图书和库存图书进行分析，对于库存图书未及时报废和清理，使仓储管理费居高不下，库存挤压越来越严重，计提的期末存货减值大幅增加，陷入恶性循环，无法实现国有资产的保值和增值。

2.在销售结算系统方面

存在不相容职务未分离现象，如发货申请人与付款条件核准人系同一人；开具发书清单责任人同时担任库管员；销售合同保管不当，存在相互推诿现象。

（四）财务系统方面

出版企业进行ERP系统升级或更换时，由于新旧系统无法兼容，未对系统数据进行及时的录入、核对和清理，造成ERP在产品和产成品账实不符，为后期的应用埋下隐患。在成本费用业务处理中，财务系统模块中成本支付没有与编务系统及印务系统审核联动起来，在支付相关成本时没有提醒与核对功能，容易造成导致ERP系统未准确反应产成品真实库存。

在往来账款方面，存在发行或者编务系统客户管理不规范，从而造成财务系统生成凭证时客户往来混乱；没有建立客户回款和信用政策，不利于及时回款；与客户对账不及时，发行系统在途图书没有与财务系统勾稽起来，财务对在途图书监管不严，造成财务报表数据不准确，资产、负债和所有者权益不符。

在存货方面，财务系统存货与出版系统纸张采购及发行系统库存未勾稽起来，存在系统之间数据不准确、账账不符等现象。

三、ERP系统与出版企业内部控制融合优化措施

如何有效地将出版企业的内部控制制度嵌入到ERP系统中？笔者认为，首先应根据行业特征，并与企业发展目标、企业文化相适应。其次可以不断优化和完善ERP系统业务管理流程，凭借其规范化、流程化、标准化管理，让内部控制贯穿于整个出版管理流程（如从选题申报到销售全流程），这样有利于管理制度的落实和内部控制管理流程的畅通，便于各部门之间及时传递信息、共同分享内部及外部信息，确保数据取得的真实性和及时性，共享数据资源，形成相互制约、相互监督的制衡体系，有利于及时发现业务流程中潜在的风险并有效防控管理漏洞，提高出版企业运营效率。

笔者从编务、印务、发行、财务系统四个方面，将内部控制与日常ERP系统管理相结合，重点阐述以下优化措施。

（一）编务系统管理

编务系统主要面向编辑部和总编室，该系统围绕“选题管理”，记录选题从策划、论证、申报、批复、三审、三校、质检等各环节的相关信息。出版行业要坚守“内容至上”原则，实行编辑主导责任制，在出版企业的内控制度管理中，以编务系统为首的内控活动应占据非常重要的地位。

1.提高图书选题申报、项目信息的准确性

对于选题立项和审稿编校要采取严格的措施来进行事前预防，及时发现其存在的问题，有利于降低损失。编辑业务对于出版企业来说是工作流程的前端业务，前端信息关乎整个出版流程数据的准确性，要增强编辑的工作情怀和责任心，使其尽量准确地填写ERP系统信息时。相关部门如总编室应加强审核管理，如发现编辑立项的信息有误，应及时提醒编辑修改相关信息，确保项目信息的正确性。

2.强化合同管理

在出版流程中，出版合同是出版业务发展的起点，起着非常重要主导作用，合同管理在日常工作中具有普遍性和重要性，相关费用的支付（如支付稿酬等），从经办人申请、相关部门负责人的审核到领导的审批，其最重要的依据之一就是出版合同，因此，加强对出版合同的管控也是编务系统中重要的环节。出版合同记载了版权及稿费等重要信息，要加强其在ERP系统中管控。在ERP系统中要对合同进行标准化、模板化、流程化设置，将重要信息设置为必填项（如支付单位、计酬方式、合同有效期、支付标准等）并将其进行验证，保证数据的准确性。ERP系统在申请、审核、审批稿酬支付环节，自动从出版合同提取相关信息数据，与出版合同联结起来，防止超标准支付。

3.强化内部控制程序审批和授权控制

为了形成出版活动内部牵制，根据企业管理权限进行审批分离，在强化员工岗位责任制的同时，加强对领导审批权限的管理，使各项业务的审批流程更加规范。

4.建立作者资源库系统

在此模块中上传与作者的相关附件，如合同、作者简介，也可上传该作者的图书源文件等。这样有利于在ERP系统中快速检索作者信息，优化业务流程。

（二）印务系统管理

印务系统主要面向出版部，通过对图书版权页制作、生产进度、校对、排版、印刷、质量、装订等的控制和管理。

1.加强印前审核和印后管理

首先，要保证印制信息正确性，其对后期的成本核算产生直接影响。印务人员提交图书的印刷申请单，在下印前要核对该书的印制关键信息，并移交给负责出版的人员进行确认，确认无误后才安排生产印刷，避免图书关键信息的错误给出版企业带来的印刷损失，这样能有效保障后期图书成本核算的完整性和准确性。其次，在图书入库时强化管理。出版物入库成本和数量的准确与否，入库环节是关键因素。出版部工作人员在ERP系统填写印制单等信息时，需要仔细核对样书的入库情况，印刷单位提供的核价单是否正确，确保实际入库数与印刷数一致，有利于准确核算后期财务单书成本。

2.在ERP系统中采用相应的核价功能

如按照相应的合同设置排版、印刷等标准工价，与各供应商签订合同，避免印务人员重复录入数据、数据核定不实、超标准审核等风险。同时需要财务部门应加强ERP系统中合同信息及付款金额的审核，设置自动取数核对功能，避免图书成本超标准支付或提前支付。

3.应合理选择供应商、构建科学有效的供应商评价体系

对于纸张等原材料采购，制订科学合理的定价机制或招投标流程，并及时予以公布，这样既能规范相应的授权审批程序，同时也能避免欺诈、重大差错等情况，减少企业的经济损失。在与供应商订立采购合同时，应遵循公平原则确定双方的权利和义务，对合同内容认真管理，将采购合同签订的程序进行规范，避免条款瑕疵或无效给企业造成损失；规范采购验收程序，做好各项验收工作，避免劣质物资入库、以次抵优；规范纸张等原材料采购的付款政策，充分利用信用政策，利于流动资金的循环利用，减少资金占用而降低资金使用成本。

4.出版企业对生产委托进行控制，规范审批程序

对不相容职位进行分离控制，形成内部牵制。采购申请要与采购审批、合同拟定、合同审批、采购实施、采购付款审批等实施分离；根据印制计划开具付印单人要与审核人实职责分离；图书成品质检人必须与印刷经办人职责分离；印刷业务经办人必须与印刷费用结账审核人职责进行分离。

（三）发行系统管理

发行系统主要围绕图书的入库、仓储、销售、结算来实现，主要包括图书出入库、仓储管理、销售管理、结算管理、销售分析等模块。

1.存货管理方面

要健全管理体制，完善内部管理制度，并且要通过ERP系统将其落实。要加强出入库的管理，图书出入库时，仓管员及时登记图书出入库台账，出具盖章签字的出入库明细单，有发行人员在ERP系统出入库、责任编辑审核，保证图书出入库与实际一致。要精准管理库存商品的数量与质量，财务部门监盘，采取定期盘库制对出版物进行盘点，查看账实是否相符[3]。利用ERP系统分析各种出版物的库存的数据及比例，使其尽可能趋于合理正常。

2.建立规范的业务控制流程，加强发行管理

规范签订销售合同，维护企业合法权益；做好产品发货跟踪，保障产品流转的安全性；做好客户资信调查、合理制定赊销政策，保障应收账款高回收率和正确性；加强应收账款的催收工作，对于催收无果或金额较大的逾期应收账款通过诉讼方式解决。

3.不相容职务进行分离

根据发行计划开具图书出货单的工作人员要与审核出货单的工作人员实施分离；发行人员根据出版物的市场情况、生产成本等信息制定销售单价、销售方案，要与审批人员实施分离。比如，发行人员只能查询对已开具的发书单，而不能对其进行修改，如确需修改，须经领导审批同意后，由部门负责人员执行。

（四）财务系统管理

1.对财务管理模块进行优化

加强ERP系统的财务数据汇总、归集、分析的能力，从多方面、多角度测算、整合和分析不同数据，提升企业财务管理的水平。

2.加强ERP系统中往来账款管理

在ERP中，需要按照客户的不同等级，进行分类管理，根据各客户的实际情况，制订相应的回款政策和信用政策。充分调动ERP系统应收账款的分析功能，利用账龄分析表让应收账款及时汇款，对查明原因后确实无法收回的应收账款，按照内部管理制度要求，将超过一定时间的应收账款，扣减业务员的业绩，将其计入考核权重中。按税法等相关规定，针对逾期三年仍未确认收入的预收账款，为防止长期挂账带来涉税风险，应做相应账务处理。会计期末，财务部按税法规定，对预计可能发生的坏账损失计提坏账准备，确认坏账损失[4]；对应收账款收回的不利原因进行分析，追究相关收款人的责任或按规定结合实际情况进行相应处理。

3.建立绩效核算管理

建立绩效考核制度和薪酬岗位管理制度，按照出版企业的业绩考核体系和方案做好数据化管理，对经济效益、社会效益、工作效率等进行科学系统的量化处理，业务员可以按照图书或项目提取绩效，定期分析各编辑室、各部门的整体业绩，做到公开、公平、公正、透明。年初对根据上一年度出版发行情况进行绩效核算时，通过ERP中的基础数据，采取以利润为导向、全成本口径的核算分析，按照实际核算的利润情况，与绩效核算直接关联，对发行人员和责任编辑进行奖励，利用核算出的绩效数据反审核ERP系统中数据的准确性，这也是防范各类业务风险的重要手段，有利于提高出版企业信息质量，达到检验内控执行情况的效果。

内控制度是一个不断发展和完善的动态过程，出版企业要根据实际业务环节和ERP系统业务流程，逐步构建完善的风险防范系统，对其可能出现的财务风险实施预警和监控，不断总结实践中的经验与教训，对内控制度加以完善和有效执行，使其形成良性动态循环、适应变幻莫测的外部环境。

四、结语

在ERP环境下实行内部控制是经济和信息化发展的必然趋势，出版企业应充分利用和应用ERP系统，发挥其优势，使其在充分防范风险的同时，对出版企业内部控制进行优化，让内部控制完美融入ERP系统中，从而不断提高出版企业的运营效率，降低经营风险，最终提高核心竞争力。

综上所述，出版企业的内部控制和ERP系统是相互促进、互为因果的，ERP作为标准规范和一体化建设的基础，是业务协同和数据共享的重要依托，只有自足出版企业自身特色，不断地进行完善和更新，才能更好地为企业服务，构建最符合出版企业的内控系统；反之，健全有效的内控体系又能推动出版企业ERP系统中各流程、数据、体系的全面和精准[5]。健全有效的内控机制有利于发挥ERP价值和效用的最大化，从而助力出版企业持续健康发展，实现经济效益与社会效益的统一。