新形势下物业企业内部控制的有效策略分析

随着城市化的快速发展，物业企业的规模不断壮大，内部结构也逐渐复杂化，为物业企业的管理带来一定的难度，内部控制作为企业内部管控的重要手段，是实现企业进一步发展的必然要求，为保证企业内部正常运行，营造良好的工作环境，必须对其高度重视，优化企业内部控制建设内容，完善企业内部管控制度，推进企业的健康发展。

一、新形势下物业企业内部控制的重要性

物业企业主要工作内容是管理小区和服务小区业主，在新形势下，随着生活水平的提高，人们对物业管理的需求也提出了高标准，为有效提高物业企业的服务质量，保证企业的稳定发展，必须要从根源做起，加强企业内部控制工作，完善内部结构体系，提高企业的管理效率。物业企业在发展的过程中，经常会出现财务风险、经营风险等情况，在企业运行的过程中，无论哪种风险都会影响企业的发展，而将内部控制作为企业管理的监督手段，对企业运行中的薄弱环节进行严格控制，可以保证企业经济活动的规范性，提高企业资源应用的安全性，实现企业的战略目标[1]。工作人员是推进企业稳定运行的重要保障，通过建立内部结构体系，加大企业内部管理力度，优化内部职能机构，可以规范企业员工的工作行为，提高员工的责任意识，确保员工始终遵循严谨、高效的原则，强化企业的服务质量，满足人们的需求。另外，内部控制是保障财务管理的基础，通过健全企业内部控制，可以保证财务信息的准确性，并以此为依据开展经营管理活动。实现对财务的控制，对企业风险的评估，将企业财务风险降到最低，对企业战略目标的实现具有促进的作用，进一步提高企业的市场竞争力。

二、物业企业内部控制存在的问题

（一）内部控制制度不完善

健全的内部控制制度是保证工作有效落实的前提，但目前由于内部控制系统和控制目标之间衔接不足，导致内部控制制度存在不完善的情况，影响工作的落实。首先，物业企业内部控制流程不规范，管理机制不科学，导致岗位之间划分不明确，各部门之间缺少紧密连接性，内在联系缺如，无法保证企业管理控制工作的有序进行，增加控制的难度。其次，物业企业由于工作的特性，其主要核心在人员的应用，但在内部结构体系方面存在着不足，人员配置方面存在局限，导致物业企业内部控制工作比较混乱，再加上权责制度不完善，在出现问题时，不能及时进行处理，影响工作的效率。最后，物业企业在发展的过程中，主要以规模化增长的方式进行发展，部分企业管理人员过多重视企业的经济效益和发展规模，对内部控制工作没有过多重视，缺少内部控制制度，在对其进行建设时，缺少制度依据，导致规划的内容与实际发展情况不符，无法满足企业的发展要求。

（二）缺乏完善的风险系统

风险控制是企业控制工作开展的难点，作为控制工作中的薄弱环节，虽然有设置相应的风险管理部门，但对于风险系统的建设还存在着不足，主要原因是物业企业对于风险控制机制与内部控制机制二者之间的联系性认识不足，在落实工作的过程中只是简单的对数据进行分析、整理，而没有对其进行深入研究，在出现风险问题时，管理人员不能做出正确决策，及时采取有效的措进行解决，无法发挥真正的价值，影响企业的管理质量和管理水平，对企业的发展造成一定的阻碍。另外，部分企业为了更大的经济效益，在企业管理方式方面没有过多重视，使管理工作过于形式化，导致企业内部治理与实际发展情况不符，为企业的发展带来了一定的风险隐患。

（三）内部控制监督力度弱

在企业内部建设过程中，管控力度不足、内部建设工作不到位是当前的主要问题，其主要原因是物业管理企业大部分都设置了基本的内部控制体系，但对于内部控制的监督机制没有过多重视，缺乏完善的监督制度，监督工作过于形式化，导致工作没有有效落实，发挥不出其应有的价值[2]。因缺乏内部控制制度，监督制度不健全，导致企业管理工作没有制度化，对于经营活动很难去及时把握、控制，缺少规范性，无法保证企业内部控制效果，推动企业的健康发展。另外，内部审计工作在企业发展中占有重要的地位，对企业制定内部控制评价机制具有协助的作用，但部分管理人员认为审计工作只是一个形式上的工作，得不到管理层的重视和支持，严重阻碍了审计工作在企业内部控制工作中的价值，内部审计制度的缺失，导致内控环境混乱，监督工作无法有序开展，在遇到问题时，不能及时解决问题，进一步的阻碍了企业的内部控制及风险管理。

（四）对内部控制认识不足

物业企业的主要工作职责是协助业主对小区进行管理，为业主提供便利服务，与人们的生活水平和生活质量有着直接的联系，而物业企业内部控制的完善性与居民居住的幸福度有着密切的关系，必须对其高度重视。但目前，部分管理人员由于对内部控制工作认识不足，相关工作人员意识薄弱，对于企业内部控制与企业发展之间的联系没有清楚的认知，认为只需要遵循规章制度便可，该种观念导致企业内部控制工作流于表面，发挥不出应有效果，无法保证工作的服务质量，影响企业的发展。

（五）工作人员综合素质低

工作人员的质量是保证物业企业发展的核心力量，物业管理作为新型的服务行业，在进行招聘时，对于其专业技术和学历要求较低，再加上企业领导重视人员的数量而忽视工作人员的质量，导致从业人员的综合素质参差不齐，造成人员混乱，服务意识弱的情况，影响企业内部控制工作的开展。另外，人才培训机制的缺失，导致员工的专业技术和综合素质无法有效提高，也是造成专业人才和管理人员流失的主要问题，严重制约工作的落实质量。

三、提高物业企业内部控制的措施

（一）健全企业内部控制制度

为保证物业企业的管理质量和管理水平，必须健全内部管理制度，提高管理人员管理意识，加强管理人员对企业内部控制的重视度。首先，企业要从员工角度出发，以内部控制和企业发展为前提，制定完善的权责制度，明确划分员工的职责，做到有责可依，保证工作落实的规范性，提高工作效率。其次，以企业站略目标为导向，结合企业发展的实际情况，建立企业内部控制机制，优化企业内部组织结构，营造良好的企业内部环境，保证相关工作人员工作的规范性，各部门之间可以有效衔接，实现数据资源的共享，为企业的决策提供正确的参考依据。最后，在完善内部控制制度时，管理人员要对各个部门之间的具体情况进行了解，对内部控制不完善的部分进行深入分析，以此为依据，制定内部控制管理机制，对内部控制内容及时进行优化，确保企业内部控制工作的全覆盖性，以此推进企业的可持续发展。

（二）建立完善风险管理系统

提高管理人员风险意识，建立完善的风险管理系统是内部控制工作中重要的内容，为实现企业内部全面化的控制，必须对其高度重视。首先，对企业内部环境进行优化，提高企业管理人员的风险管理能力，在潜移默化中将风险防控意识融入到企业内部建设中，确保员工对潜在的风险可以及时发现，及时采取有效的措施控制。其次，对企业的经营模式要了解，对企业内部可能出现的风险要准确进行预测和判断，对可能出现的风险进行总结分析，将其作为参考依据，对内控的制度内容进行优化，并在此基础上，提高员工的认知能力，定期进行排查、评估，将风险控制到最低，保证企业内部控制管理工作的质量[3]。最后，在开展内部控制工作时，企业管理人员要明确内部环境建设的重要性，树立正确的风险防控意识，加强风险管理理念，优化内控管理方式，采用信息技术的方式，将企业的相关信息及时进行汇总、分析，为后续工作提供参考依据，以此保证企业的健康发展。

（三）制定内部控制监督机制

完善的内部控制监督机制是保证企业内部控制工作有效落实的重要保障，更是企业内部控制工作发挥其应用价值的前提，必须对其高度重视。首先，由于物业工作人员与小区业主之间有着直接的联系，每位员工言行举止都代表着物业企业的形象，所以在开展工作的过程中，要加大监督力度，设置科学合理的组织架构，避免出现职务与岗位分离的情况，严格禁止出现徇私舞弊的违法行为，保证企业的高质量发展。其次，建立权责制度，明确划分职责，将责任落实到各个部门、各个员工身上，做到有责可依，在出现问题时，可以及时找到相关负责人及时进行处理，避免出现推诿责任的情况，影响工作的质量，并在此基础上，对管理人员的职责权限、决策权、监督权相互制衡，以此提高内部管控的管理力度。最后，物业企业要认识到企业内部控制机制与企业内部监督机制之间的关系，准确找到二者之间的关联性，以此将相关工作进行有效协同，形成完整的物业企业内部控制体系，设定各项工作业务流程，全方位的实现控制工作，确保对存在的业务风险点进行实时监控。

（四）提高员工内部管理意识

企业内部控制工作的开展需要企业员工的理解和支持，更需要企业全体员工具备科学的监督思想和管理意识，基于此，为保证工作的落实效率，必须提高内部控制工作质量，增强管理意识，优化内控管理方式。企业的管理人员要重视企业内部控制建设工作，做好榜样作用，为员工树立正确的意识提供导向，深化和落实内部控制内容，加强员工的培训教育，提高企业文化的宣传工作，将企业文化与内控思想进行有效结合，在潜移默化重视中提高员工的认知，使其在工作中可以规范性的进行操作，自身遵守相应的规章制度，保证工作的质量[4]。另外，要完善内部环境，对企业内部结构进行规划，保证内部结构的完整性，根据企业发展的实际情况，制定内部监督评价机制，提高员工的思想认知，并且企业可以设置员工沟通渠道，鼓励员工提出建议，形成良好的工作氛围，促进员工的工作积极性，提高员工分析问题和解决问题的能力，以此推动企业的发展。

（五）加强人才队伍建设工作

专业性的人才是保证企业内部控制工作落实质量的重要保障，针对工作人员综合素质参差不齐的问题必须采取有效的措施解决。企业人才缺乏是影响工作落实的主要问题，因此企业要重视招聘工作，制定完善的招聘计划，对应聘人员的学历、专业以及经验进行严格要求，设置相应的标准，确保其专业技术和综合素质符合企业发展需求，在确保其符合要求后方可进行上岗，从源头上保证工作人员的能力水平。与此同时，企业要重视员工的培训教育工作，对于新入职的员工进行岗前培训，使其可以快速的融入到工作中，发挥其自身的价值；对于已经入职的员工也要定期进行培训教育，培训内容包括专业知识和综合素质，确保其有较强的服务意识，在提高企业服务质量的基础上，协助企业完成内部控制建设工作，为企业的发展提供原动力。

四、其它措施

（一）制定合理的收费标准

物业企业相较于其它企业资金规模较小，所涉及的工作内容也存在着不同，主要经营范围包括小区内部的场地维护、环境整理、卫生状况以及常规巡查，因工作性质的不同，企业支出主要包括人工费用和材料设备费用，因此在开展企业内部控制工作时，对于收费标准要严格控制，对财务管理工作进行优化，提高审计工作在物业企业财务管理中的地位，制定完善的成本管理体系，以此保证内部控制工作的系统性，提高企业的经济效益。另外，在制定收费标准时，物业人员要对市场情况进行了解，确保收费标准与市场收费状况相符。

（二）引进先进的信息技术

在大数据时代背景下，信息技术被广泛应用在各行各业，将其与企业内部控制工作相结合，为企业发展注入了新的活力。目前，信息化管理系统的设置可以将企业内部资源进行有效整合，实现了信息资源的共享，将企业的相关信息及排查风险内容进行归纳、总结，为企业内控人员提供重要数据支持，不仅加快了数据的传播速度，保证业务流程操作的规范性，还进一步提高了工作的质量和效率[5]。另外，加强企业的信息反馈与信息控制机制，可以使企业经营管理内容更全面，使信息传递的更便捷，有效提高业主对企业服务的满意度。

五、结语

综上所述，本文对物业企业内部控制存在的问题进行分析，着重从内部管理制度、风险管理系统、内部控制监督机制、员工的管理意识和人才队伍建设几方面措施进行探讨，希望进一步提高物业企业管控质量，保证企业的经济效益，推动企业的可持续发展。