高校档案信息化建设存在的问题及其解决策略

0 引言

近年来，随着信息技术的不断发展，档案管理方式趋于多元化，各大高校陆续将信息化手段应用于档案管理实践中，以提升档案的信息化建设水平。目前，信息技术在档案管理中的应用增多，高校档案工作的数字化特征十分明显，通过引入互联网与信息化技术，传统高校档案工作中存在的效率低、管理方式落后等问题得到解决。大量实践表明，信息化手段在档案管理中发挥的作用十分显著，可提升档案资源的利用度，并为学校广大师生提供更高水平的档案服务。此外，档案信息化模式建成后，各高校也能节省大量的人力资源和物力成本，使档案管理流程更为精简，对加快高校档案管理的规范化、智能化进程产生深远影响。

1 高校档案信息化建设的现状

1.1建设成果

高校档案信息化指的是将高校的档案管理和服务工作进行做数字化、信息化处理，利用信息技术手段进行档案的电子化管理、存储、检索和共享，由此提高档案的管理效率、保护档案资源、提供便捷服务。该项工作的基本目标是实现档案的数字化、网络化及智能化，通过数字化处理，将档案从传统的纸质格式转化为电子化的数字档案，通过网络化连接，实现不同地点之间的档案共享和查询，通过智能化技术，提供智能化的档案管理和及服务。现阶段，我国多数高校均已将该项工作提上日程，经过不断摸索确定了相对完整的建设方案，进而并且取得了以下成果：

（1）档案管理效率提升。高校可以通过档案信息化建设，实现档案管理的电子化和自动化，提高档案管理工作的效率以及准确性。档案管理人员通过电子系统进行档案的录入、查询、借阅等操作，不再依赖传统的纸质档案，并能够快速定位和访问需要的档案信息，提高工作效率。

（2）档案资源共享和利用。档案信息化建设使得高校可以更好地共享和利用既有档案资源，通过建立数字化档案库或档案管理系统，实现档案资源的共享和互联互通，确保不同部门、学院、研究机构之间能够共享档案信息，为教学、科研、管理等工作提供支持和参考。

（3）提升服务质量。信息化建设可以为高校提供更高质量的档案服务,学生、教职员工等均能够通过在线系统查询和申请档案信息,相应的,档案管理部门也能够更快速地响应用户需求，提供精准且及时的档案服务，提升用户满意度。

（4）节约空间和资源。传统纸质档案需要花费大量的存储空间、人力资源进行保管和维护，信息化建设可以在电脑、服务器等设备上存储档案，减少了档案存储的成本和占用的面积。

（5）数据安全和保护。信息化建设能够加强档案数据的安全性和保护性，通过权限管理和数据加密等措施，确保档案数据只能被授权人员访问和使用。同时，高校可以建立合适的数据备份机制，应对数据丢失或灾害损失的情况。

总的来说，高校档案信息化建设的成果体现在提升管理效率、资源共享和利用、提升服务质量、节约空间和资源以及数据安全和保护等方面，该项工作不仅提高了档案管理的效率和质量，也为高校的发展和学术研究提供了重要支持。

1.2现存不足

高校档案信息化建设虽然带来了诸多优势，但也存在一些不足之处，具体包括以下几点：一是组织机构有待完善。高校档案馆的前身多为综合档案室，高校档案管理办法明确指出，全日制在校生数量超过一万的高校需在校内单独设立档案馆，目前，尚有部分高校未能准确掌握档案馆、图书馆的区别，片面地将二者画上等号，将档案工作交由图书馆负责，由此造成了资源稀缺、自主性差的问题，使信息化建设陷入止步不前的困境。此外，档案工作对人具有极强的依赖性，工作人员所展示出的数据素养、工作理念均会给档案的信息化建设产生影响。现阶段，高校档案部门人才储备量不足的问题尚未得到解决，就读于计算机专业、档案学专业的人员数量有限，仅有极少数人员具备计算机知识，可以应对信息技术给档案工作带来的影响。二是档案数字化水平低、类型固定且数据量小。一方面，高校数字档案以经过数字化处理的声像和纸质档案、数码照片及视频、系统自动采集的电子档案为主，数字化率偏低，无法达到建设数字档案室的要求。虽然多数高校均已完成建立全文数据库、目录数据库的工作，但对数据库的认识较为浅显，将全文数据库视为“对既有档案的做数字化处理，将处理所生成图像写入目录数据库，通过检索目录的方式，查找并调取档案的数据库”，导致其作用无法得到充分发挥。另一方面，档案类型固定且数据量小。调查发现，虽然多数高校均已经认识到数据化转型的重要性，但仅有少数高校实现了在线接收并归档电子文件的目标，大部分高校仅能做到在线接收，且接收数据信息多与档案内容有关，环境、物流数据未能得到充分利用。这些不足之处需要高校在推进档案信息化建设的过程中认真对待，通过合理规划、技术升级、人员培训等措施逐步加以解决。

2 高校档案信息化建设的策略

2.1 建立档案组织机构

高校要想使档案信息化建设工作按照计划有序推进，应尽快建立起专业的档案组织机构，在落实该项工作时，需要考虑以下几点：第一，设立档案管理部门。高校应当设立专门的档案管理部门或机构，负责高校档案的整理、保存、管理和利用工作。该部门既可以直接隶属于高校的行政管理机构，也可以作为独立的机构加以管理。第二，制定档案管理规章制度。高校需要制定档案管理的规章制度，明确档案管理的职责和权限，确保档案管理的规范性和科学性。规章制度的内容应涵盖档案的分类体系、文件流转和审批程序、档案的保管期限和销毁规定等方面。第三，组建档案管理团队。高校可以选拔专业人员，组建档案管理团队，负责具体的档案工作。团队成员应包括档案管理专家、档案管理员、文书员，需要具备相关专业知识和技能，熟悉档案管理的理论和实践。第四，建立档案管理系统。高校可以引入档案管理系统，通过该系统管理和查询档案信息，提高工作的效率和准确性。同时，还可以制定相应的网络安全规定，确保档案信息的安全性和保密性。第五，做好档案保管与利用工作。高校需要配备专门的档案保管设施，确保档案材料安全并且完整。此外，还要要注重档案的利用和服务，为高校的教学、科研、管理等工作提供支持。

2.2 丰富电子档案资源

2.2.1 全面落实数字化建设工作

档案数字化指的是档案部门根据业务需求、用户需求，对既有档案资源进行转换，使其成为能够阅读、处理以及分析的数据资源的工作。落实该项工作需要档案部门以需求为导向，对既有馆藏资源进行数字化转型，优先加工价值珍贵、利用频率高和年代较为久远的档案，待针对文书、教学、人事和学籍档案所开展数字化转型工作告一段落，再对其他档案加以转型，促使馆藏档案尽快由模拟态转变成数字态+模拟态。具体策略如下：①制定清晰的数字化建设规划。高校需要明确数字化建设的目标和步骤，并制定相应的时间表和计划，规划内容应包括建设阶段、项目内容、资源投入、人员培训等方面，确保数字化建设工作能够有条不紊地推进。②配置专业技术人员和设备。高校需要配备由档案管理专家、信息技术人员组成的专业技术团队，负责数字化建设的实施和管理，同时还需要投入必要的设备和软件工具，以支持数字化建设工作。③参考相关标准和规范、高校可以参考《档案数字化工作规范》等国家和行业的相关标准和规范开展工作，由此确保数字化建设的质量和合规性。④推行档案数字化工作流程。高校需要根据实际情况建立档案数字化的工作流程，考虑工作效率和数据安全的因素，明确档案的扫描、数字化处理、元数据录入、数据存储与管理等环节的顺序，并在日后的工作中逐步优化或改进。⑤进行档案数字化培训。高校应组织相关人员参加档案数字化的培训，培训内容包括扫描设备的使用、数字化处理的方法与技巧、元数据录入的规范等，通过培训提升工作人员的技术能力和对数字化建设的认知。⑥建设数字化档案存储平台。高校需要基于云计算、内网等方式建设适合自身情况的存储平台，并在平台上应建立合理的权限管理机制，严格控制档案数据的访问和操作权限，保证档案的安全性和可访问性。⑦逐步推进档案数字化工作。高校可以分阶段推进档案数字化工作，先从重要或最易数字化的档案着手，逐步扩大范围和深度，确保每个阶段的成果和经验均可以用于后续工作的开展。⑧加强监督和评估机制。高校应建立健全的监督和评估机制，对档案数字化建设工作进行监督与评估，通过监测工作进展和效果，及时调整或是改进工作策略，确保数字化建设工作能够有效推进。事实证明，通过以上措施能够帮助高校全面落实档案数字化建设工作，提高档案管理的效率、准确性和安全性，为高校的教学、科研和管理提供更好的支持。

2.2.2 通过不同渠道搜集档案资源

高校可以通过以下渠道搜集档案资源：（1）学校内部渠道。校史馆、教务处、人事处以及科研机构部门可能留存有与学校历史、教学研究、学科发展等相关的档案资料，高校可以通过学校内部的各个部门、机构和学院搜集档案资源。（2）学校外界渠道。高校可以与其他高校、研究机构、档案馆等建立合作关系，通过签订合作协议、开展联合调研等方式，共享彼此的档案资源。（3）社会单位合作渠道。高校可以与社会单位达成合作关系，例如，与当地政府部门、企事业单位、社会团体等合作，获取合作伙伴持有的高校发展历史、重大事件等方面的档案资料。（4）学术研究机构渠道。高校可以与学术研究机构合作，共同开展档案资源的搜集和整理工作，例如，与档案研究所、历史研究中心等机构合作，获取其在相关研究领域的档案资源。除此之外，高校还可以向校友、教职员工、学生及其家庭等个人捐赠者征集档案资源。需要注意的是，在搜集档案资源时，高校不仅要遵循相关的法律法规，确保档案资源的合法性和合规性，同时也要注重档案资源的保密和隐私保护工作。

2.3 应用档案信息化技术

网络技术的加持为高校档案信息化建设提供了助力，为规避纸质档案的存储风险，高校应用一系列大数据技术完成档案信息化建设，以免出现档案资源信息失真或不可读取的问题。（1）高校利用大数据技术完善自动办公系统，为调取档案数据提供技术支持，并且在建设办公系统时，按照国家规范和网络安全制度，设置办公系统权限，待至确认进入系统人员身份信息后，开通录入档案资源权限，确保档案信息录入的精准性。（2）完成档案信息化平台的顶层设计，将自身办公系统嵌入到档案信息化系统，以便在校内人员检索文献、学术信息时能够完成系统的跨越，直接跳转至所对应的档案信息界面，完成信息数据的收集和归纳，提升档案信息检索效率。（3）架设信息通道或系统终端，为人员调取档案信息资源提供异地调取和传输路径。

2.4 完善档案数据备份和备案

2.4.1建设数据备份

高校建设档案信息系统的目的在于确保档案数据的完整性，即便发生紧急事故也能够调出可恢复的档案资源。为此，基于高校对于数字档案的要求，（1）按照国家对高校档案资源储存相关规定，要保证档案信息至少存储3份以上，并严格依照档案存储指标，将数据档案信息一式三份，一存储为离线档案资源，二存储为在线档案资源，三存储为具备法律凭证的档案资源。（2）进行数字化档案工作建设过程中，档案管理部门要与其他部门进行有效衔接，基于电子档案线上归档类别，利用线上系统完成档案归档，使档案资源可在线上系统72h的监督下，确保档案储存的安全性。

2.4.2细微复制品备份档案

细微复制品是存储数字档案资源的重要途径。根据档案法的相关规定，高校在完善数字档案过程中，要对档案的细微复制品以及其他复制形式的档案资源进行收藏登记，且在存储时要具有负责人签字，以便保证数字档案存储效力。为此，高校在存储电子档案时，要将细微复制品作为档案信息备案的重要介质之一，并派遣专门人员存储和登记细微复制品，使细微复制品成为数字档案资源的有效凭证，完成对数字档案资源的日常统计和存储，做好异质信息档案备份。

3 结束语

新形势下，高校应尽快落实档案信息化建设工作，该项工作不仅能够通过将纸质档案转化为电子文档的方式，实现信息的快速检索，提高工作效率，节约时间和人力成本，还可以通过建立统一的档案数据库和平台，实现不同部门、高校之间信息的共享，促进学术的合作与创新。当然，该项工作也面临着诸多的挑战，例如，档案可能包含敏感信息，高校要采取加密、权限管理等安全措施，确保档案信息不被非法获取或篡改，再例如，信息化建设需要投入大量的资金、人力资源，高校要尽快建立完善的信息技术网络，并且培养专业的技术人员。鉴于此，未来一段时间内，高校应与相关部门携手，针对档案的信息化建设制定长效机制，由此推动自身档案管理水平的提升。