水利档案管理从传统向现代方式的转变研究

前言：在水利部门运行过程中会产生大量的数据资料，能够反映出水利活动情况，是水利单位中最为重要的资料。随着水利行业的高速发展，水利档案资料逐渐增多，若是水利档案管理依然采用传统方式，无法满足当下水利部门的发展需求，需要转变档案管理方式。在信息技术普遍应用背景下，电子档案成为了信息时代档案资料的新形势，水利部门进行档案管理时应从传统向现代方式转变，这也是水利部门的工作重点，促使水利部门不断提升自身档案管理水平。下面笔者就针对相关内容进行详细阐述。

一、水利档案的概述

档案是对组织、个人等方面的情况进行记录的文件，是人类社会发展中非常重要的构成部分。在时代发展过程中，水利单位对档案有着越来越高的需求，档案的地位得到了明显提升，需要加强档案管理工作。水利档案管理需要先建立完善的制度体系，整合水利单位中的相关信息资源，以便能够形成具有鲜明特色的文化氛围，同时以特定形式传播，充分发挥出其本身的作用。在此过程中，需要考虑到实际情况，再根据水利单位的职能与工作性质，采取有效的管理方法，保障档案管理质量。随着时代的发展，水利档案资料变得越来越丰富，如符号、文字等等，从档案资料中既能够了解到水利单位的文化内涵，还有利于水利单位发展。对档案资料进行管理时，应格外重视相关资料的收集，同时根据具体情况采取有效措施做好资料收集和保存工作。档案管理还关系到档案资料的使用，由于传统管理方式效率较低，无法满足信息时代水利单位的需求，水利单位应当根据自身情况改变档案管理方式，逐渐从传统管理方式转变为现代方式，充分利用信息技术进行档案管理，保障水利档案的有效性与完整性，充分发挥出水利档案资料的价值。

二、水利档案管理现代化的特点

水利档案管理现代化相较于传统管理方式具有鲜明特点，主要表现为：（1）强调服务意识。在水利档案管理现代化中，最为重要的是为水利单位提供全局服务，这便需要相关工作人员具有良好的服务意识，利用现代化方式与手段展开档案管理工作，让档案归类整合工作变得更加科学合理，促使水利单位能够获得良好发展。并且，还应从用户查阅角度出发，不断加深服务领域，对管理给予高度重视，使得档案管理工作重心由以往的保存相关数据资料逐渐转变为水利事业发展提供更加优秀的服务。（2）挖掘档案资料价值。水利工程属于民生工程，是为广大人民群众谋福利的重要工程项目，深入挖掘水利档案资料价值，对水利档案信息进行公开，可以引起人们的关注与重视，积极参与到水利事业发展中，加强水利工程监督，提高人们对水利行业的满意度，有利于推动水利事业发展。（3）要求管理人员具有更高综合素养。水利档案管理从传统转变为现代化，要求管理人员具有更高的综合素养。档案管理人员应当先转变思想，拥有更强的社会责任感，而且不仅要扎实掌握档案管理理论知识，还要具备较强的信息素养，不断更新与完善其自身知识结构，使其具有更强的综合能力，满足档案管理现代化的要求。

三、水利档案管理从传统向现代化方式转变的意义

信息时代中传统档案管理方式的局限性逐渐被凸显出来，由于传统纸质档案信息容量小，查阅与使用较为麻烦，大大降低了档案资料的价值以及水利工作效率，加强档案管理方式的转变变得非常重要，具有一定现实意义。

（一）推动水利事业现代化发展

在水利事业发展过程中，水利档案是非常重要的资料，水利档案资料中包含了水利事业的建设与发展、发展过程中遇到的各种水利问题处理措施、水利研究成果等等，通过挖掘水利档案的价值，能够为水利事业发展做出重要的贡献。当水利单位在经营发展中遇到了难题，通过查询相关档案资料能够找到问题处理方法，并吸取教训，尽量避免再发生类似问题，使得水利工程活动能够得以良好展开。另外，水利档案管理方式向现代化的转变，能够形成档案共享管理模式，提高档案资料的利用率，充分发挥出档案资料的价值，并且还能够让档案管理方式呈现出多元化发展方向。在社会经济高速发展下，人们的生活得到了明显改善，对生活品质有了越来越高的要求，而水利工程作为关系人们生活的民生工程，应进一步提升水利档案管理质量，但这也在一定程度上增加了档案管理负担。采用现代化方式进行档案管理，既能够强化水利部门的档案资料存储能力，拓展了存储空间，还提升了档案管理效率，使得水利活动能够得以良好展开，促进水利事业现代化发展。

（二）满足档案工作发展需求

根据当前水利档案资源情况来看，水利档案资料的记录与保存也是非常重要的工作，关系到了水利事业发展，如内陆地区在水利资源利用上取得的成功体现出了水利事业新的发展方向，而这也要求了档案管理工作应当拥有新的转变。例如，对档案资料进行检索时，在传统档案管理方式下需要一页页翻阅资料，不仅十分麻烦，而且还会浪费大量的时间，但采用信息化管理方式，只需要利用软件检索关键词，就能够获得相关的全部档案资料，降低了档案资料查阅的工作量，提高了档案资料查阅效率。由此能够看出，水利档案管理方式向现代化方向转变，满足水利单位发展需求的同时，还契合了水利档案工作发展要求。所以，加强转变水利档案管理方式成为了水利部门重要的工作内容，应投入大量的时间与精力完成管理方式的转变。利用信息化技术展开档案管理工作，促进档案管理方式的转变，强化水利单位档案管理能力，满足新时代水利单位的需求，有利于档案工作发展。

（三）优化升级水利工程项目

如果想要让水利工程实现优化升级，应考虑到水利工程本身的优势与特点，对水利档案进行科学整理，从而提升水利档案管理水平。水利工程的投入使用与运行会产生很多资料信息，水利单位需要对其进行存储与管理，使其在日后能够得到有效利用，而水利档案资料是否能够得到有效管理关系到水利工程的运行与使用。例如，水利工程在运行过程中出现了故障，需要及时进行维修，并对维修记录进行整理，同时分析维修中产生的数据，做好数据分析工作，制定出科学的维修方案。并且，水利工程运行时将会形成很多原始资料，通过对这些资料展开科学的管理，能够让水利工程效率得到明显提升。所以，加强水利档案管理工作，使其从传统方式转变为现代化方式，提高了档案资料的管理质量，为水利工程优化升级提供了数据支持。

四、水利档案管理从传统向现代方式转变的策略

随着时代的发展，对水利档案管理工作提出了更高的要求，传统档案管理方式已经无法满足新时代的需求，阻碍了水利事业的发展，所以水利部门应当加强档案管理改革工作，使得水利档案管理档案管理从传统方式逐渐向现代方式转变。

（一）加强档案管理队伍建设

档案管理队伍整体素质的高低直接关系到档案管理工作质量，当水利企业档案管理工作逐渐向现代方式转变时，为了能够实现档案管理现代化，应当加强档案管理队伍建设。员工是一切管理工作的执行者，在转变档案管理方式时要加强档案管理人员培训，提升其自身职业素养，对档案管理现代化建设给予重视。档案管理人员在工作之余学习，了解现代化档案管理理论，掌握信息技术、网络技术等先进的技术以及电子档案管理方法，使其可以满足现代化水利档案管理工作的要求，并对现代化档案管理给予高度重视，不断提升自身档案管理水平。水利企业在进行档案管理现代化建设时，除了要做好基础设施建设工作以外，还应当加强档案管理队伍建设，对档案管理人员进行培训，提高其自身信息化素养。此外，水利管理部门在进行档案管理队伍建设时，应放弃以往落后的管理方法，根据单位自身实际情况，考虑市场发展方向，加强相关部门的合作，使得水利档案管理工作能够得到有效落实。只有构建出满足要求的档案管理队伍，那么水利档案管理从传统向现代方式转变时才能够取得成功，否则缺乏相应的档案管理队伍，也就无法有效展开水利档案管理工作，阻碍了档案管理的转变。

（二）优化水利档案管理制度

由于水利档案管理工作较为复杂，如果想要让档案管理从传统方式逐渐向现代化方式转变，不仅要采用更为先进的管理理念与方法，而且还要对档案管理制度进行优化，使得档案管理制度与档案管理工作相契。水利管理部门在优化档案管理制度时，需要充分考虑市场与水利部门发展情况，提高档案管理制度的有效性。对水利档案管理制度进行优化时，主要是从以下两个方面入手：（1）健全档案保密制度。对水利档案资料进行记录与保存时，其中部分档案资料属于保密资料，需要进一步加强此部分档案资料的管理，避免保密档案资料发生泄漏的情况而给水利部门带来严重损失，特别是针对于水利科研成果资料更要做好保密管理工作。根据现代化水利档案管理工作情况，不断健全档案保密制度，提高档案管理保密性，不仅能够让水利档案管理工作得以良好展开，而且还保障了个人工作成果。（2）构建完善的问责制度。通过构建问责制度能够先明确每名档案管理人员承担的工作职责，使其形成正确工作态度，对档案管理给予高度重视，若是在档案管理过程中出现了，第一时间寻找到相应责任人，并启动问责制度。通过问责制度能够避免出现责任相互推诿的情况，每名档案管理人员都能够了解自身承担的职责，从而更加认真负责展开档案管理工作，促使水利档案管理能够有效从传统方式转变为现代方式。

（三）做好资料采集整理工作

在水利档案管理过程中，需要先做好相关资料的采集与整理工作，从水利档案资料的采集与归档具体情况来看存在着较高难度，之所以会出现此种情况，主要原因在于水利材料文件数量较多，所以对水利资料进行采集时，应当根据水利工程具体情况采用相应的资料采集法。一般情况下，水利资料采集法主要包括了：（1）追踪采集法。该方法主要是应用于周期较短且档案资料整理方便快捷的水利工程，加油采集速度快、目标性强等特点，通过利用追踪采集法能够有效避免由于时间拖延而出现缺漏，在一定程度上保障了档案资料质量。（2）分阶段采集法。该方法则是应用于周期较长的水利工程，采集水利资料信息时应做好采集内容、时间等方面的划分，确保初始资料是完整的。为了提高水利资料采集的有效性与时效性，还可以借助信息化技术，当水利资料产生以后便能够通过信息技术第一时间完成资料采集与整理，为后续管理工作的展开打下良好基础。当完成了采集工作以后，便需要做好信息整合工作，按照上级部门的要求以及相关规章制度做好水利资料分类、归档工作，同时对每个水利资料进行编号，便于后续相关工作人员的检索、查阅和使用。

（四）实现水利档案资料共享

根据水利工程的发展情况来看，在传统档案管理中水利档案资料并没有共享，而是被相关部门垄断，各地区的水利资料档案基本上都处于垄断状态，各个地区很少会对水利方面的资料信息进行交流，此种情况的出现导致了每个地区水利发展存在不平衡的现象，严重阻碍了水利事业发展。事实上，水利档案管理是否能够从传统方式转变为现代化方式还与档案资料共享存在紧密联系，两者是相辅相成的关系。当水利档案资料能够实现共享，各地区之间不断加强交流，不断积累水利工程领域的经验，有利于水利档案管理现代化的发展。另外，水利档案管理如果实现了现代化管理，便可以利用信息化方法贡献档案资料信息，加强各地区之间的交流，有利于解决水利事业在发展中遇到的问题，从而提升了档案管理水平与质量。如此一来，相关工作人员通过利用网络信息技术可以在任何时间对水利资料信息进行检索，并且还能够共享水利档案资料，为相关工作人员的工作提供了便利，这也体现出了档案管理现代化方式的优势，使得水利单位能够获得更加良好的发展。

（五）规范水利档案管理工作

对水利档案管理工作进行规范时，需要考虑到时代发展要求，做好电子资料与和纸质资料统筹工作。目前，在很多水利单位中档案管理现代化建设存在明显不足，管理人员在硬件与软件方面获得支撑存在明显不足，这一定程度上限制了档案管理现代化发展。在时代不断发展过程中，数字化已经渗透到了各行业中，如果水利行业能够实现数字化发展，能够有效提高档案管理水平，所以水利单位在进行档案管理是应当做好纸质资料和电子资料统筹管理工作。为了能够充分发挥出计算机本身的价值，应利用计算机对纸质档案进行数字化转存，健全档案资料分类，让原本的纸质资料都变成电子资料。从实践来看，水利单位应当根据单位自身具体情况与档案管理现代化特点，对档案服务范围加以拓展，并向相关工作人员介绍档案管理成果和特点，使得全体工作人员都能够对档案管理工作所具有的作用和价值有一个正确的认识，在工作过程中相互配合，以便能够有效完成对档案管理的宣传，从而提高档案管理影响力。

总结：总之，在社会高速发展背景下，水利档案管理方式需要做出相应的转变，促使水利档案管理呈现出现代化发展。为了能够让水利档案管理从传统方式转变为现代方式，应当先加强档案管理队伍建设，为档案管理方式的转变提供人才，对水利档案管理制度进行优化，做好资料采集整理工作，实现水利档案资料共享，规范水利档案管理工作，为水利档案管理方式转变打下良好基础。如此一来，不仅能够提升水利档案管理水平，而且还能够让水利档案管理工作变得更加科学合理，有利于水利单位的发展。