新媒体时代企业秘书职能变化及提升策略研究

新媒体突破了传统媒体的单向传播，增强了传播者与接收者之间的互动性，实现了信息的实时交流和反馈。同时满足人们随时随地的互动性表达、娱乐与信息需求，使用目的性和选择主动性更强。另外，新媒体迎合人们休闲娱乐时间碎片化的需求，适应现代生活节奏。所以步入新媒体时代是一个必然的过程，在这期间科技迅速发展，对于很多行业以及岗位产生了较为深远的影响，企业秘书就是其中之一。

在企业经营过程中，虽然决策权由管理者掌控，但是管理者不能没有秘书这一辅助性力量。企业秘书的工作除了行政接待，还有帮助管理者收集需要的信息，这些信息在一定程度上能够影响管理者的决策，进而影响企业的发展，所以信息收集和整理能力是企业秘书的重要职责。在以往，企业秘书收集信息的来源往往是报纸刊物、广播、少量网络信息等，费时费力且无法保证时效性。而在新媒体时代，企业纷纷进行数字化转型，越来越多的企业搭建自己的信息化系统，企业秘书的信息采集工作进入了创新发展的新阶段。互联网和大数据技术的高度发达，为秘书工作带来了便捷性和信息红利。秘书工作需要在海量信息中，精准找到所需资料，而互联网和大数据技术，为其提供了更高的资料收集效率、海量的资料基础数据库，并可通过搜索精准找到目标资料，节省了大量的时间成本。新媒体的涌现和磅礴发展，对企业秘书来说即是机遇亦是挑战，这是由于新媒体自身的缺陷和优势所赋予的特殊属性。新媒体由于其特殊的传播方式和自带的互联网属性，打破了传统媒体的垄断性和权威性，让媒体和受众双方可以实现双向沟通，企业结合人工智能和大数据算法，能够直接、高效的与受众沟通，并精准获取企业所需的关键信息。但这种沟通却是一半双刃剑，新媒体由于缺乏权威性和科学的监管手段，加上数据量大、监管标准难定义等难题，容易因沟通不当、敏感性争议性话题、意识形态价值观等问题，导致舆情危机，给企业带来难以挽回的严重后果。因此，新媒体时代给企业的秘书工作带来的挑战不可谓不大，特别是一些中小型企业，往往由文秘工作者兼任新媒体监管工作，这要求文秘工作者具有辅助领导处理内部事务能力的同时，具备更高的专业水平、个人素质、情商、媒体嗅觉等能力对外能力。因此，新媒体时代的秘书还需与时俱进，紧跟时代潮流，不断提高自身专业素养和素质。

一、新媒体时代企业秘书的职能变化

归纳起来而言，新媒体时代企业秘书的职能变化主要包括信息收集能力的变化、工作模式的变化、网络舆情的预防和处理等重要方面。

1.信息收集能力的变化

时代的发展日新月异，以往的企业秘书所学的专业知识，在信息化数字化时代，已经有所滞后，对信息的处理、检索、分析等能力上，有很大的欠缺，加上意识观念的保守、传统，导致许多文秘工作者难以接受新事物，仍执着于从报纸、图书、广播等传统媒介中获得信息，效率低下且收集的信息缺乏时效性。而新媒体时代拓宽了信息搜集途径，秘书可以借助网上电子档案、电子图书馆、政府网站和秘书网等途径收集信息，从而减少信息更新成本。其次，新媒体时代信息资源得到了合理整合，形成了专业数据库。这些数据库作为零费用的信息源，既精确真实又具有专业性，运用数据库收集信息减少了信息收集过程中的整理成本。为秘书提供了大量的信息和数据，不但增加了信息的数量，而且提高了信息的质量。如果企业秘书能够熟练运用将对自己的工作有很大的提升。并且如今信息差在商业竞争中的地位越来越重要，如果企业秘书能够领先于同行获得准确有时效性的信息，将有助于企业做好规划，赢得竞争。而想要实现这些就需要秘书对大数据、云计算和信息收集系统有充分的了解，熟悉网络知识结构和工作方式，并掌握相关技术操作和运用的技能，与时俱进，不断提高自己的信息收集能力

2.工作模式的变化

以往企业秘书在接待客户对企业进行宣传时，方式较为局限且对于企业的知名度提升教慢。而但是在新媒体时代，企业可以在新媒体平台上宣传自己，信息传播方面且受众庞大。企业秘书在对企业进行宣传时相较于线下也有了更高的要求。利用新媒体新媒介推广宣传企业产品、服务时，要求企业文秘工作者，结合自身专业能力，并掌握好新媒体宣传推广工作所需的软件操作能力、文案编辑能力、图像音频处理能力、艺术审美能力，此外，对公关、客服、营销等知识均要有所涉猎。目前，市面上可用的新媒体主流平台，如微博、公众号、抖音、头条等，都需要自媒体发布者自主处理文案、图像、音频等，此外，发布内容的质量和水平也需要自行把握。因此，需要企业秘书掌握相应的基本功。此外，新媒体的发布和推广，还需要相应的网络营销能力、自媒体运营能力，在与受众者进行双向沟通和交流的过程中，需具备公关能力、服务意识、情绪管控能力、沟通能力等。新媒体媒介具有非常强的共享性和互动性等属性，企业秘书要充分认识到并利用这一特点，在与受众者对接互动时，把握受众者受兴趣和利益驱使而浏览企业所呈现内容的心理特征，了解清楚企业产品和服务的受众对象群体特征，找准受众群里的兴趣的，营造符合实际、符合客观规律、满足受众群体需求的沟通氛围。此外，大部分受众对于广告和营销的接受程度偏低，如何巧妙植入广告、塑造良好的企业形象、打造高质量企业品牌、找准真诚与利益的平衡点；如何抛出话题、调动受众者参与积极性等，都是企业秘书需要掌握的知识。

总结来看，新媒体时代对企业秘书的新要求，主要有两个大方面。一方面，要求企业秘书具有基本的新媒体运营能力，包括对媒体内容、媒介推广的日常运行、维护。第二方面需要企业秘书具备新媒体运营素养，包括情商、公共、宣传、、服务、创新等能力。

3.网络舆情的预防和处理

在新媒体时代，自媒体的门槛降低，任何人只需要一部手机便可以在网络平台发布未经证实的信息，这使得网络舆情在“人人都有麦克风”的语境下变得更加复杂，企业网络舆论危机频发，网络舆情危机管理成为企业秘书新的重要工作内容。企业秘书作为管理者的左右手，应在网络舆情危机的应对中发挥不可替代的关键作用。简而言之，企业网络舆论大致可分成两类。一类是外界舆论，一般是外界人士对公司的评价。新媒体的兴起，特别是微博、微信等新兴媒介的兴起，为网络提供了强有力的舆论场域。如果公司不能对公众提出的问题作出充分且有力的解释，那么就会面对社会舆论的压力，并且舆论在传播过程中往往会严重偏离事实，从而极大地损害企业形象，造成民众信任危机。这样的舆论危机对企业来说是非常致命的。第二类是企业内部滋生的舆论，它是由职工或职工家属通过互联网对企业的意见、不满等所构成的一种企业内部的公众舆论。在这个新媒体时代，各个机构都拥有了自己的意见发表平台，比如官方微博，微信等。当企业的员工在这个平台上对公司的管理体制、福利等问题发表不满意见时，其所受到的伤害将远远超过了传统媒介时代。秘书在这其中就要做好企业管理者的参谋，应建议企业强化员工的危机意识，增强员工处理应对舆情危机的能力，引导员工用网络表达正确的观点、看法，为企业营造“全员公关”的良好氛围，从而促进全体员工的网络舆情危机防范能力。秘书还应建议企业定期开展模拟网络舆情危机的实战演练，促使员工掌握网络舆情危机管理的知识和技能。这无疑也要求企业秘书需要对自己的组织协调能力和舆情应对能力进行拓展。

显而易见，传统的企业秘书职能已无法完全适应当今不断发展的社会需求。社会的发展需要现代秘书掌握新的技能，以新的思维方式来看待秘书工作。因此，我们需要从信息收集能力、个人基本素质以及如何提高秘书工作的质量和水平等方面入手，探寻企业秘书的提升策略。

二、新媒体时代企业秘书的提升策略

新媒体时代企业秘书的提升策略可以围绕提高秘书的信息收集能力、提高秘书的个人素养及强化文秘人员的保密意识和舆情应对能力等层面展开具体地探索与实践。

1.提高秘书的信息收集能力

在商业竞争中，准确且及时的信息能够很大程度上帮助领导进行决策部署，从而赢得先机。所以秘书要明确自己的首要定位是协助领导收集信息，提高领导的工作效率。在新媒体时代背景下，企业秘书应考虑通过电视、广播、微博和网络等多个渠道来广泛地搜集信息。这些渠道不仅便捷，而且不受时间和空间的限制，以往的信息也可以轻而易举的追溯到。与此同时，还需要掌握云计算和大数据技术的操作和应用，从而实现信息的迅速获取。秘书的信息收集过程实际上是一个信息收集、筛选和鉴别的过程。网络虽然为秘书提供了初步的索引搜索功能，但索引搜索只能体现与搜索主题相关的问题，无法体现信息资料的价值。因此，秘书必须要提高信息甄别判断能力，确保收集的信息真实有效。

2.提高秘书的个人素养

政治素养是秘书人员的主要素质之一，也是秘书人员全面发展的主要内容。高尚的道德品质是秘书职业化发展的要求之一。当然，政治素养和道德素养也决定了秘书应具有符合职业道德的高尚人格。秘书人员要具备过硬的职业道德素质，就必须从必要的工作做起，爱岗敬业，不计名利，默默奉献，从工作中培养自己的责任感。锻炼敏锐的头脑，掌握更广泛的知识，不断提高领导水平，要坚守自己的政治观点，这样才能不断地增强自己的思维品质、精神状态和实际能力，从而塑造自己为一名称职的秘书。秘书人员必须具有强烈的创新意识。在这个竞争日益激烈的创新社会中，要想参与竞争，我们必须超越传统的思维模式，吸收新的观点，持续地学习专业知识，提升自己的专业素养，并拥有一定的创新才能。此外，还需要将自己的创新应用于工作实践，在实践中验证和改进，这样我们才能锻炼自己，使自己成为工作岗位上最紧缺的人才。秘书工作不仅需要对内尽职尽责，还需要对外尽职尽责。秘书在客户和公司都扮演着合作者和沟通者的角色。因此，在秘书工作中，总是避免不了与上司、下属、或者其他人的的言语沟通。秘书作为沟通的桥梁所使用的话语，不仅反映了自己的业务能力，而且也代表着自己上级的态度和工作单位的精神面貌。所以秘书在自己的岗位上服务，就必须讲究语言的工作秩序艺术。

3.强化文秘人员的保密意识和舆情应对能力

如今，企业的各种重要信息早已不用纸张，而是以电子化的方式存储，信息的电子化存储给企业带来了信息整理和查阅的便利，但也让员工面临更多重要信息泄露的风险。内部信息的丢失和泄露，必然会给企业带来严重的互联网危机。企业秘书应配合管理者建立互联网信息渠道的安全检查及督促机构，并明确相应责任；建立内部网络舆情信息维护小组，做好信息安全维护工作，防止信息泄露；加强对上网信息底稿的定期核查，以便监测内部网络舆情信息流动方向，预防内部网络舆情危机发生。对于网络上发布的蓄意诋毁不实舆论和企业声誉的事件，公司秘书是一个综合性的管理职位，应该发挥"企业公关"的作用，在维护企业信誉的工作中，起到积极作用。同时，要帮助企业在危机发生之前，及时掌握相关的情况，及时发现问题的根源，并及时采取措施，将危机扼杀在萌芽状态。首先，秘书需要增强自己的心理承受能力。一个人的心理状态往往会影响其对事物的理解和判断。面对突发状况时，应保持头脑的冷静和清醒，运用逻辑思维进行科学分析，寻找解决问题的突破口。其次，我们需要提高团队之间的合作意识。突发的网络舆情事件是对企业整体应急响应能力的检验，这需要企业内部和外部的多个部门共同协作和共同应对。作为一名秘书，在处理突发状况时，需要与工作伙伴建立稳固且密切的人际联系，并在与各方面人员的互动中掌握团队协作的技巧，把所有的正面因素都动员起来，利用群体的力量，一起解决问题。

结语

新媒体时代，网络以及各大信息平台为秘书的信息手机工作提供了巨大的便利，可以有效帮助领导处理信息与决策，有利于公司朝着预期目标发展。但是网络信息真实性以及舆论发展的快速性，也给秘书工作带来相当大的挑战。因此，在新媒体时代，企业秘书有必要通过提高自身的专业技能和综合素质，培养舆情风险意识等策略，促进其专业技能和工作质量的不断提高，从而顺利完成秘书工作。此外，还可以通过加强秘书实务水平等形式，为工作的完成提供保障。