大数据视域下高校档案管理创新策略探究

随着大数据时代的降临，高校档案管理工作相应地发生了翻天覆地的变化，高校档案管理的信息化、数智化建设成为高校工作的重点项目之一，对高校未来的发展走向有着举足轻重的作用。将高校档案进行信息化处理，有助于创新档案管理模式，统筹档案资源，为高校的重大决策提供翔实的资料支持，促进高校档案管理制度的建设与完善，进一步提升高校档案管理人员的工作能力。

一、大数据运用到高校档案管理的优越性

（一）能够处理庞大的档案数据

近些年来，高等院校的招生规模日益扩大，招生人数逐渐增加，然而，日益增长的学生档案数量与传统档案管理模式之间的矛盾越来越突出。即使目前存在部分高校已经将电子化档案手段引进到传统档案管理工作中，但不得不承认，这种单一化的服务器架构并不适用于高校档案管理工作，不能从根本上解决高校档案管理的问题。在信息化时代背景下，将先进的大数据分析技术运用到高校档案管理工作中，无疑是明智之举。大数据技术能够在短时间内快速处理庞大的数据信息资源，不仅能够解决高校档案数量上的问题，也能够通过数据分析，将各种各样的档案资料进行分类整理，形成独立的数据库资源，为档案资源的调取和使用提供了极大的便利。

（二）能够快速处理档案数据资料

伴随着高等院校的发展壮大，档案数据资料愈发庞大，与此同时，档案数据资料的利用也越来越频繁，传统的档案管理模式显示比较乏力，大数据技术在高校档案管理上的优越性就更加明显。充分发挥大数据技术超强的资料处理能力优势，能够大幅度提升档案管理工作的成效与质量。并且，由于大数据技术具有前瞻性，将其应用到高校档案管理工作中，能够建立起立体化的档案信息数据库，在档案资料与资料使用者之间实现双向互通，更好地满足不同资料使用者的个性化需求。

（三）能够处理多样化的档案资料

我国高等院校的设置的专业类别和课程内容十分广泛，加之社会经济发展和信息技术的进步，与此相对应的高校档案类型和内容具有复杂性和多样性。目前，高校的档案类型多种多样。从内容的角度看，包括但不限于学生信息、科学研究、党政建设、行政管理、院校发展史等。从形式的角度看，涵盖了文字描述类、图片展示类、音视频记录类等多元化的表现手法。因此，运用传统的档案管理手段，在如此庞大且复杂的资源库，精准定位目标档案信息是费时费力的。大数据技术在档案管理中的应用就显得尤为重要，凭借其强大的高效甄别功能，能够快速读取目标档案信息，得心应手地应对了这一难题。

（四）能够强化档案资料的互通性与完整性

从目前的情况来看，高校档案信息的有效互通存在一定的局限性，进而造成无法深入探究档案信息的实用意义和潜在功能。为适应新时代的变革，推动高等院校实现可持续的、科学的发展目标，确保院校活动能够与时俱进，高校开始将目光聚焦在高校档案的有效利用上，采用先进的大数据手段，增强档案资料之间的互通性和完整性。由此可见，将大数据技术运用到高校档案管理工作中，以大数据技术强大的分析解读功能为依托，能够根据档案资料使用者的需求，分门别类的予以展示，同时，将存在互通关系的资料进行整合，以更加完整、准确、清晰的方式体现档案信息。

二、高校档案管理数据化的重要意义

（一）有利于使档案存储的环境更加科学

高校档案管理数据化的本质，就是在保证档案资料原有真实性的前提条件下，通过将大数据技术应用到档案管理工作中，对原始的纸质档案进行信息技术处理的过程。档案管理信息系统的建立需要有软硬件的支撑，并在此基础上构设虚拟网络环境，将原始纸质档案转化为数字化的文化，通过大数据运算与分析，开发出兼具形式和内容优势的信息化高校档案管理系统，进而一步步建立起个性化档案资源数据库。采用数据化的档案管理方式，确实解决了原始纸质档案体积较大、容易陈旧的疑难杂症，而且在档案资料的查询、检索、搜集以及利用等诸多方面，更加具有灵活性和便捷性。

（二）有利于促进档案管理质量的提高

在现代化档案管理理念的冲击下，高校档案管理模式焕然一新，档案管理模式的转型是大势所趋，信息化档案管理模式有着传统档案管理模式无法企及的优势。一方面，信息化档案管理模式具有及时性，能够快速为高校发展方向与校领导决策提供档案资料作为参考，为教师的科研活动和行政管理工作提供便利，一定程度上提升了高校档案管理的效用与价值。另一方面，在大数据时代，高校档案的数据化管理模式，使档案资料使用者不再受到时空条件限制，只要有网络，就能够实现档案信息资料的线上查询与使用。除此之外，可以在档案管理系统与高校其他业务系统之间建立接口联通，工作人员便能够根据文件类型和内容及时上传存档，既高效又安全，并大大减少了档案管理工作人员的工作量，提升了高校档案管理工作，乃至全校的运转效率，优化档案管理服务质量，实现档案管理工作的现实意义。

（三）有利于形成档案管理的标准化体系

将大数据技术应用于高校档案管理工作，打造档案信息化管理模式，对建设标准化的档案管理体系具有积极意义。主要体现在以下三个方面：一是高校的管理层领导要针对档案管理部门，制定与其业务相适宜的工作标准和管理制度，制定中长期和阶段性发展目标，加强对该部门管理工作的引导与督促。二是引导档案管理人员树立档案管理标准化理念，摒弃不良的档案管理意识，建立权责清晰的高校档案管理制度。三是在高校档案管理制度和标准化工作规范的约束下，构建档案管理绩效考核制度，明确工作人员考核标准，在自我管理与制度约束的双重框架下，逐步提升档案管理工作的能力。需要注意的是，要清晰界定档案管理部门与其他部门的责任边界，确保档案的上传与存储符合流程规范，避免出现档案信息资料冗余或不足现象出现，并且要确保档案资料的安全性。

三、高校档案管理的创新策略

（一）强化大数据意识，采用先进的档案管理工作模式

高校在将大数据技术应用到档案管理工作中时，首先，应增强大数据的应用意识，采用多样化宣传方式，提升大数据在高校档案管理中的认知度，贯彻现代化档案管理理念，促使高校档案管理工作步入良性循环的发展道路。在新的时代背景下，档案管理工作的内涵和外延也在不断丰富，不再是传统的、独立的事务性工作，而是要转变思维方式，将档案管理工作作为高校建设的重点内容。将大数据、云计算技术、AI以及VR等前沿技术手段引进到档案管理系统中来，转变档案管理职能，在查询、搜集等简单操作的基础上，开发更多符合实践发展需求的功能，发挥新技术在分析、整合、预测等方面绝对优势，使高校的档案管理工作走向新的发展阶段，真正实现档案的管理意义。其次，在增强档案管理人员应用意识的同时，重视档案管理人员工作理念的树立，同样是至关重要的，只有档案管理人员发自内心地认识到档案管理与高校发展之间的密切联系，意识到高校档案管理工作在高校发展中的重要地位，才能从根本上优化工作方式和流程，提升档案管理水平。再次，高校管理层领导需重新明确档案管理人员的岗位职责，将档案管理与大数据思维、大数据技术融会贯通，切实发挥档案管理的资源优势，为高校的蓬勃发展贡献力量。

（二）打磨高校档案精细化管理流程，重视挖掘档案的潜在价值

有效的高校档案管理，除了需要具备先进的技术支撑，还要具有精细化的管理机制，二者共同构成了现代化档案管理的前提。高校可以从以下方面入手：一是建立健全档案管理制度，制定档案管理工作规范与细则。二是严格确定档案资料的标准化，保证存档资料的真实性、完整性、可靠性及准确性。三是通过人才引进和内部培养两个方向，组建强有力的档案管理队伍。四是激发档案管理工作人员的责任感与使命感，培育档案管理部门文化。五是在整体工作中，在目标管理、流程管理等方面给予充分的重视，加强对工作执行过程中细节的指导与监督。除此之外，要善于运用大数据等前沿技术手段，化繁为简，提升高校档案管理的整体效率与质量，依托强大的信息技术手段，创新档案管理方式。

深度剖析高校档案的潜在价值是档案管理的任务之一。第一，高校可以依靠大数据平台建立多样化档案内容之间的互联互通机制，方便档案信息的检索。第二，高校应在档案管理系统内构建利用机制，针对高校发展史、院校建设等内容进行充分整合，尤其是对关键档案信息的深度开发。第三，高校档案潜在价值的挖掘与关键信息的组合优化密不可分，只有在关键信息与档案文本之间建立强联系，才能达成跨类别文本间的聚合，从而从中提取核心数据资料。

（三）增强档案管理专业人才的引进与开发，建设高质量团队

高校档案主要来源于本校各个部门，要想使档案资料得到充分开发与利用，既需要大数据技术的大力支持，更需要档案管理专业人员的配合，这样才能推动高校档案管理信息化建设向前迈进一大步。首先，高校应快速组建高素质的专业化档案管理团队，既可以是外部引进，也可以是内部培养，或者二者结合起来，需要特别注意的是，此时对档案管理人员的任职要求是复合型的，不仅要具备档案管理专业知识与技能，还要对大数据、云计算、人工智能等先进技术的实操运用有一定的认识，确保档案管理人员对基于大数据技术的档案管理系统能够有效利用。其次，高校对已经建立起来的档案管理队伍要定期进行培训再教育，促使档案管理人员在实际工作中始终保持大数据思维模式，不断加强对档案管理系统的应用能力，提高档案管理人员的专业素质，把对档案资料的深度开发与整合摆到重要位置。为使档案管理人员保持工作热情和敬畏之心，高校可以有效利用绩效考核制度，充分发挥绩效的激励作用，促使档案管理人员提升自驱力，适应大数据背景下的档案管理工作，从而提升高校档案管理专业化水平。

（四）强化数据安全与隐私保护，重视档案数据的安全管理

为保证高校档案的有效性和可靠性，数据安全与隐私保护是举足轻重的。高校应构建档案数据安全管理框架，制定数据安全处理规范，明晰工作人员的职责与权限，从上至下全面监控数据安全。组建数据安全监管队伍，对档案数据的安全性检验、控制和解决负责。利用档案数据风险报警等级机制，尽最大的努力将潜在的安全风险因子扼杀在萌芽中。同时，高校应根据档案资料的重要性程度，将档案资料进行分类，不同类型的档案资料采用不同的安全管理机制和措施。对于特定档案资料，可以设置数据访问控制，也就是只有具有档案管理人员授权的人员才具有访问特定档案的权利。除此以外，高校需要加强档案管理系统的网络安全保护，建立并完善病毒入侵系统和稳定的防火墙，在日常管理系统运行期间，也要加强风险监测，不断提升系统的稳定性和防御能力。

（五）制定战略性信息化建设总章程，保障档案管理全面、可持续发展 

在大数据时代，高校档案管理应纳入高校的战略性发展规划范畴，制定具有前瞻性的建设方案。这一方案对高校档案管理具有指导性作用，能够高效、有序地推动档案管理信息化发展进度，从而实现档案管理可持续发展。第一，高校应当明确档案管理全面信息化建设的根本目标。目标的确定既是档案管理发展的起点，也是档案管理发展的终点，有针对性地开发档案管理信息化系统、加大精细化管理力度、完善档案数据安全保护等，都始终是围绕档案管理的发展展开的，这是档案管理的直接目标。直接目标的实现是为了根本目标的达成，加速高校档案管理信息化转型，借力档案管理的潜在价值，最终促进高校整体规划的落地。第二，档案管理建设总体规划的拟定，要充分考虑院校当下的信息化水平和发展状况。要在高校总体发展战略的指引下，构建档案管理信息化转型策略，保证档案管理规划在科研、管理等方面与高校目标保持一致性。第三，档案管理信息化建设要在总章程的指导下，逐步推进，分步实施。确保每一发展阶段的目标具有可实现性，夯实基础，切勿好高骛远。第四，信息技术的发展日新月异，大数据、云计算等新兴信息技术的应用要抓住时代脉搏，紧随技术趋势，重视技术手段的创新型和前沿性，提升档案管理智能化层次。

结语：

  总而言之，高校档案管理工作要适应大数据时代的发展，借助大数据得天独厚的优越性，重新树立起现代化的档案管理理念，形成科学、有序、联动的档案管理体系。以建立高校档案管理智慧共享平台为突破口，以档案信息化管理为驱动，不断进行数据资源整合与优化，引进和培养高素质的高校档案管理人员，夯实档案管理的基础性工作，同时，聚焦管理工作体系的顶层设计，推动高校档案管理工作的数据化、智能化发展，真正发挥高校档案管理工作的实效性，突出档案管理的意义。最终，为高等院校的发展与创新提供源源不断的动力支持。