智慧校园建设背景下高校档案信息化研究

前言：大数据也被称之为巨量的资料，其是信息化时代发展的成果，优势显著，主要包括具有真实性、多样性、高速性以及大量化与价值密度等优势。在大数据时代下，信息的增长速度更快，档案大数据理念顺势而生。在高校档案建设中，应将大数据以及信息化技术融入其中，建设数字化档案管理系统，使用智能化档案存储设备，创新和优化传统档案。此外，也要组建专业人才队伍，为档案信息化建设储备优质人才，加强对档案人才的培养，提升其信息处理能力，确保可以灵活地使用大数据技术以及云计算技术完成档案信息化建设与管理工作。

一、智慧校园建设背景下高校档案信息化建设价值

（一）让档案管理变得更加简单

 高校良好完成档案信息化建设，降低了传统档案管理的工作难度，让档案管理变得更加简单。另外，档案信息化建设，也使档案的检索更为精准与便捷。与传统的纸质档案相比较，纸质档案的整理、档案的归纳、档案的检索有很大的差异性，信息化档案使用信息化技术，能够实现档案的自动化检索，还可以有效地对档案进行分类，良好地进行存储，确保档案检索与档案分类以及档案存储工作的同步进行，有效节省档案检索的时间，避免出现更多的错误，利于工作人员提供更为优质的方案服务。

（二）避免档案的损坏与损失

     过去，高校档案会非常容易出现损坏与遗失等问题，但是在智慧校园建设背景下，现代化信息技术等使用实现了依托于不同载体将档案进行数字化处理，把传统档案转换成新形势的档案，转换之后档案庞大和复杂等信息更容易被存储和使用。比如，使用计算机网络技术，快捷和大容量等将档案信息存储在硬盘与网络空间内部。除此之外，还可以使用计算机技术与网络技术，突破时间与空间等局限，这样可以避免过去对于同一个档案进行反反复复等查阅，引起磨损等问题。另外，随着信息技术的日渐成熟，实现了信息技术的同步，提升数据恢复的能力，也让档案信息的存储更加的安全和长久。

（三）以防档案资源的浪费

高校在智慧校园背景下，使用信息化技术等各类新兴技术，加强档案信息化建设，明显节省了纸质与其他形式档案资源的浪费。在过去，高校档案大多数是用纸质等形式进行存储，但是为了更好地进行分类与整理，也会使用其他的纸制品以及塑料还有金属等相关材料，使用这些材料与信息技术相比较，前者更容易出现资源浪费，而信息化档案则有效解决纸质档案的浪费问题。

二、智慧校园建设背景下高校档案信息化建设举措

（一）使用智能化档案存储方式

高校档案信息化建设，需要使用智能化技术及智能化存储装置，进行智能化档案建设与存储，这样不仅可以增强防水防火的功能，也可以智能化地控制温度与湿度，确保档案的稳定性，也提高了档案的保密性，有效管控档案管理期间的风险，为高校档案的管理提供强有力的保障。

（二）建设信息化档案管理系统

    在智慧校园背景下，高校的档案管理工作优先要完成的是管理机制的建设，落实好数字化档案管理系统的建设。过去高校使用的纸质档案管理形式，存在容易损坏、容易丢失、效率低下等问题。另外，档案的检索非常困难，很难满足高校智慧校园建设的要求。高校建立数字化档案管理系统，可以把档案进行数字化存储与管理，利于实现档案信息的一体化、全面化地管理，明显提升档案管理的效率与质量水平。

（三）加强信息化档案安全的管理

在智慧校园背景下，高校在建设档案管理机制期间，有必要加强档案的安全管理，使用适合的举措为档案安全提供有力保障。在档案安全管理过程中，档案管理人员应关注那些敏感的信息，另外也要强化安全的管理，以防档案信息的披露，不可篡改档案或者造成档案的损坏。除此之外，高校也应该使用智能化技术，包括智能化门禁与指纹识别技术还有人脸识别技术等，强化对档案区域的管控，确保档案信息的安全。

（1）成本控制和资源的配置

高校在智慧校园建设中，针对高校档案管理机制的建设需要投入更多的资金与人力资源，这为高校档案管理机制建设中传播控制及资源配置工作带来更多的挑战。所以，高校的档案管理工作人员，需要做好已有资源的规划与利用。另外还可以通过和相关企业及科研机构的合作，积极寻求外部的支持与帮助，控制建设成本的最低，增强档案管理效果，促使档案管理工作顺利展开。

（2）数据安全及隐私的保护

伴随高校数字化与智能化档案管理系统的建立，高校档案基本上已经实现了使用电子形式进行存储，但是档案信息化建设期间一项不可忽视的问题——安全问题及隐私保护问题亟待。要想良好解决档案信息化的安全问题与隐私问题，高校档案管理关注人员必须做好档案信息权限的管理，制定健全的档案信息安全与隐私保护制度，也要建立完善的数据备份与恢复机制，以此来为档案信息与数据的安全性与完整性提供强有力的保障。

（3）技术更新和人员的培训

高校的档案管理机制不仅要及时革新技术，使用智慧技术，确保档案管理系统的及时更新和完善。除此之外，也应强化对档案管理工作人员的教育与培训，增强档案管理工作人员技术的使用能力与系统使用能力，促使档案管理工作高效地运行。针对高校的简直档案工作人员，也要加强对其智能化、数字化、信息化的培训，促使简直档案工作人员可以快速的掌握新技术与新设备以及新模式。

（4）引进智能化档案检索工具

引进和使用智能化档案检索工具。高校在档案信息化建设过程中，应引进智能化技术，使用智能化档案检索工具，以此为广大师生档案的使用创设有利的条件。过去，高校的纸质档案在检索时，需要人工逐个进行查找，效率偏低并且很容易出现检索错误问题。档案信息化建设下，智能化检索工具的使用，能够更为快速地筛选档案信息，并且更加精准地筛选，可以节省查找耗费的时间，并增强档案检索的精准性与档案检索的效率。

（5）推行智慧化档案服务模式

智慧校园背景下，智慧档案馆的建设不仅需要充足财力作为支撑，也要合理使用这些资金，引进智慧软件，比如，自动化档案柜与恒温恒湿设备、智能化管理系统与智慧化档案使用与存储及管理自主一体机、智能化档案消毒柜等。与此同时，高校也要及时引进和使用物联网技术、大数据技术、云计算等IT新兴技术，使用这些新兴技术推动传统纸质档案等改革与创新，构建一个具有共享功能与智能化的智慧档案模式。

此外，高校也可以将智慧档案馆变为智慧校园系统中的兼容系统，可以让智慧档案馆更加适应大数据时代发展趋势，并促使档案朝向更为高级的形态发展。智慧档案高级形态体现，具体体现在智慧档案功能上，智慧档案优势十分明显，具体体现在智慧档案的管理上，比如，档案的收集、档案的整理、档案的存储、档案的保护、档案的利用等，通过智慧档案建设高校可以实现档案资源管理、档案服务的创新、沟通感知及建筑设施这四个不同方面的智慧化。智慧档案高级形态发展也体现档案模型的可视化与密集架上，实现了在三维场景内的实时对密集架数据进行查询，创新档案管理服务的模式。

三、智慧校园建设背景下提升高校档案信息化建设效果建议

（一）认清智慧校园与档案信息化之间的密切联系

智慧校园背景下，高校主要是使用互联网和信息技术，使用智能化系统与设备，针对高校内部的各类资源实施智能化、数字化管理的校园建设模式。高校智慧校园建设期间，档案管理是高校信息化建设的关键构成部分，肩负着对高校学术与管理信息的存储、管理的职责。高校智慧校园为档案信息化建设创造有利条件，比如，在智慧校园背景下，高校实现了档案的数字化管理与智能化存储，明显增强档案管理的效果，确保档案管理的效率及安全性。

（二）确保技术进行有效对接

高校档案信息化建设和服务的创新，两者的要求存在一定的差异性，因此需要进一步规范和执行信息化资源与信息化管理的统一标准与规定，确保档案资源与服务项目能够快速并且精准和高效地传递，共享档案信息资源。另外，系统可以进行严格的管理，能够确保工作流程的积极性并保持较高的执行力，良好把档案信息化建设与管理各项工作职责，落实到每一名工作人员身上，以防出现职责混乱问题，避免在工作中出现其他漏洞。

与此同时，高校档案的信息化建设，也应该保障良好地和办公自动化系统及档案管理系统各个技术的对接，只有做好这项工作，才能够将档案信息化内的资源与文档信息进行一体化存储及管理。能够实现从过去的纸质文档向信息化归档及全过程管理方向转变，从而实现对档案信息化的共同管理。最后，在信息化管理系统内，需要将相同工作体制与工作流程，将现行文档信息的形成、归档全部纳入整个管理系统内，这样才能切实解决文件管理与档案管理相脱离问题，从而构建成一个完善的管理系统，还可以避免档案管理工作出现重复性问题，加快档案的信息化建设。

（三）制定完善的档案信息化建设及管理制度与法规

（1）应该保障档案工作制度的完善与严谨，避免档案信息会被肆意地泄露与传播。当下社会正处在信息一体化的时代，针对各类信息的违法使用现象日渐突出，也正是因为如此，让档案信息的保密与安全管理工作变得更为重要，高校必须制定完善的档案信息化建设及管理制度与法规，这样才能确保档案信息的安全性和完整性，以防档案信息的泄露和丢失。

（2）需要加强高校档案中数据与信息的安全性以及隐秘性的管控，确保档案信息与数据的安全性。一方面高校在档案信息化建设期间，应该采用多重备份的方法，运用密匙来严格进行权限管理，增强档案信息的隐蔽性与安全性。

（3）高校有必要制定相关的法律与法规，确保所制定法律法规的针对性，利用法律法规与条文来制约档案信息化建设期间容易出现的各种违规与违法行为，并针对各类肆意破坏和恶意破坏行为，依据制度给予相应的处罚。

（四）宏观规划，充分整合数字资源

高校在档案信息化建设期间，要意识到信息化建设是一项系统化的工程，应该循序渐进，这样才能够落实好这项工作。在信息化建设期间，高校需要进行宏观的规划，良好整合数字资源，过程中高校需要把握以下几个关键点：

（1）进行数字化存储

    高校以往主要是以纸档案为主，缺少电子文件，所以，大部分高校在过去都积存很多的纸质档案。在近些年，伴随互联网技术与数字化技术的快速发展，以及高校智慧校园建设的展开，各所高校开始进行档案信息化与数字化建设，但是由于一些高校数字化建设进程缓慢，造成档案数字化建设效果较差。因此，高校需要结合纸质档案的总体数量，科学规划，逐步推行档案信息化与数字化建设。通常来说，高校可以使用档案外包的方法，利用项目招标把数字化建设任务委托给第三方，增强数字化建设效果。

（2）实现增量电子化

目前，高校都建立多个方面的业务系统，包括财务管理系统、资产管理系统、学籍与教务管理系统以及OA办公系统等。另外，高校的很多业务也都使用了线上办理的方式，这加快了各项工作的进度，提高各项工作效率，并产生很多的电子文件。为了更好地对电子文件进行存储与管理，档案机构需要根据学校档案工作的实际情况，选择购买或者自行开发满足档案管理工作实际需求的档案管理系统，将档案管理系统和学校的各个业务系统进行良好对接，利于对档案信息进行自动化的搜索与查询。

结束语：总的来说，智慧校园的建设在为高校档案管理带来全新机遇的同时，也带来诸多挑战。怎样有效使用信息化技术、互联网技术以及智慧技术，建设信息化档案，增强档案管理的安全性，提高档案管理的效率，是目前高校档案管理部门需要解决的一个主要问题。在经过上文的分析和研究后，针对智慧校园建设背景下高校档案信息化建设，提出以下切实可行的举措，高校档案信息化建设期间可以参考：（1）使用智能化档案的存储方式，避免档案资料的浪费与损坏，增加档案存储的容量；（2）建设信息化档案管理系统，强化对档案的管理，提高档案管理效率；（3）加强信息化档案的安全管理；（4）引进智能化档案检索工具，过程中做好成本的控制与资源的配置工作，加强数据安全及隐私的保护，对技术工作人员进行培训。使用上述举措，有利于推动智慧校园下高校档案的信息化建设，引领高校档案管理朝向智能化、智慧化方向不断发展。除此之外，高校也要针对档案信息化进行系统和科学地规划，推行数字化管理，将档案信息的自动化搜索与查询功能融合，不断提升档案管理的效果。