高校档案管理信息化的有效策略

2021 年 1 月 1 日，新修订的《中华 人民共和国档案法》正式颁布实施新《档案法》体现了国家治理能力和治理体系现代化的目标。高校档案部门应该贯彻实施新《档案法》要求，利用现代现代信息技术，不断创新管理方式，积极适应国家治理体系和治理能力现代化。[1]

目前，高校规模不断扩大，并且随着信息化时代的不断发展，储存的文档信息需要被快速准确的定位，因此，传统的档案信息管理模式和方法已经不能满足高校各项工作的要求。档案管理作为高校的基础性建设内容，记录着学生、老师以及学校的各种信息，还有学校发生的重大且有意义的事情，并且支撑着高校的教育、科研以及教务管理等工作，是评价高校综合管理水平的重要指标，因此，这就要求高校必须借助现代信息技术，对档案管理模式进行信息化的处理，对过程中存在问题进行有效的解决，提升高校综合发展水平，推动高校档案管理体系更加的规范化、制度化和科学化。

一、高校档案信息化的重要性

高校档案管理信息化建设是一个缓慢的过程，具有较强的系统性，随着高校工作的系统性深化，档案管理工作越来越朝着制度化、功能化、数据化方向发展。对于档案管理工作的实效性具有重要作用，主要表现在：第一，为高校建设智慧校园提供了重要的技术支持，互联网的快速发展，能够将高校档案与高校的教育、管理、生活以及各个专业有机的融合起来，信息化建设可以将纸质版档案转化为电子化，为档案的查询提供了便利，老师可以充分了解学生的自身情况，有利于各项工作的展开，提高办学效率和教育质量，推动大数据环境下高校智慧校园的建设；第二，有利于培养档案管理人员的专业素养，现代高校档案信息化对管理人员提出了较高的能力要求，所以需要管理人员不断学习，提高自己的技术能力，更好的将自己的专业与信息化技术融合，以去适应高校档案管理的工作，从而为高校培养出高素质人才，创造更大的价值；[2] 第三，为档案的调取提供了便利，减轻了工作人员的压力，例如20年，新冠肺炎的发生，学生无法去学校，档案收取审核等工作都通过线上收取入。信息化管理提高了办事效率，也提高了档案的利用率，帮助管理人员在短时间内获得各项信息，使得各个院系之间关系更加紧密，实现信息的共享；第四，高校档案信息化有利于拓展新的服务领域，满足档案管理工作的拓展需求，高校人数不断扩大，档案材料数量迅速增长，信息化对其进行有效的分类、整合，极大地提高了管理工作的水平，为不同地区的政府机关、企事业单位，其他兄弟院校提供了服务，一定程度提升档案资料的利用率，使得档案的安全性得到了一定的保障，符合现代化高校管理发展的要求。

二、高校档案信息化管理中存在的问题

（一）档案信息化专业管理人员缺乏 

高校档案部门专业人员短缺目前是一个普遍性的问题，目前档案管理人员学历普遍本科为主，并且档案学背景专业人员少，相当一部分高校为了节约成本，管理人员是兼职人员，经过一段是时间培训，可能又会从事其他的工作，不利于专业化人员队伍的建设，难以组建高效率的团队。如今的信息化管理时代，新媒体产生的信息多种多样并且分布广泛，这对档案部门也是一个挑战，管理人员大多非计算机专业，所以不能很好地适应档案信息化管理工作，根据调查，全国每年档案学专业毕业生相对很少，而且高校门槛较高，招聘人员少，高校不重视档案管理人员的职能，从业人员不能发挥应有的价值，导致人员流失，档案部门专业人员缺乏。参加专业化培训和学习是提升信息化管理能力的重要途径，但是档案工作人员学习主动性低，不主动去参加一些培训，一般强制要求才会去参加，一般是以讲座为主，培训方式较为单一，内容大多一样，大多数人都会选择不去，因此，有些档案信息化管理人员素养较低，面对不常见的问题很难做出及时调整，阻碍信息化管理的进程。

（二）高校档案信息化建设水平较低

目前，高校档案信息化建设没有统一的标准，规范有序的管理体系是确保高校档案管理信息化有效运行的重要保障。一部分高校对信息化建设不够重视，对档案信息资源无法进行系统性的整合，难以与高校其他系统建立联系，教务信息、档案信息、人事信息没有统一标准，没有统一的数据接口，无法实现信息共享，实现对档案信息的有效利用，只能自建自用，“信息孤岛”问题严重。一些高校信息化建设正在初步探索阶段，发展滞后，功能流于表面，只是简单的保管和查询服务，无法为学生老师提供多元化的信息服务，服务效率有待提高。有些高校局限于OA系统，虽然意识到系统之间的重要性，但是由于成本高、难度大，还在慢慢的探索当中，有些没有引进先进的系统和设备，存在安全隐患，容易发生信息遗漏、黑客攻击、篡改信息等现象，从而影响档案管理的效率。而有些高校由于缺乏顶层设计，对信息化系统缺乏系统性的对接，没有考虑到后续数据的兼容问题，并且现有的业务管理系统和档案管理系统不是一个开发商，导致最后的电子文件不能在线归档 ，与文档管理目标一体化相悖。

（三)档案信息化建设安全问题突出

随着大数据、互联网的飞速发展，对高校的档案信息安全问题提出了严峻的挑战，计算机病毒和黑客攻击成为了信息化建设进程中的阻碍，一旦危险操作或者操作失误，高校档案就会面临外部网络的威胁。高校档案涉及老师学生以及学校其他工作人员的各种信息，是高等院校的机密，一旦泄露，会给老师和学生带来极大的影响，有的诈骗行为甚至会影响正常生活，还会阻碍高校的建设与发展。根据调研，目前高校普遍面对信息安全问题主要集中在病毒、木马、数据泄露和损坏、系统不稳定、硬件损坏、以及人为篡改等问题上，应对措施主要是权限管理或者自带的防火墙，防护程度相对较低，对问题缺乏针对性，而且由于信息自身具有复杂性和多样性，因此这些不能保障数据和网络传输的安全。高校未开展专门的信息安全教育，导致工作人员缺乏安全意识，这可能导致信息的流失。

（四）档案信息化缺少制度规范

要做好高校档案信息化管理工作，就要完善档案管理制度，从而确保档案信息化建设工作水平的提升。档案信息化建设是一个庞大的工程，涉及种类多、范围广，没有一个统一的模板，并且有些档案信息不够准确，各类档案信息较为混乱，没有进行科学的归纳。目前，中国的档案管理缺乏相应的法律制度约束，没有相应的法律政策规定，导致档案信息化没有确定的标准进行参考，有时管理不善，导致信息流失，大量档案信息无法妥善保管，因为没有法律规范，因此无法进行处理，另外由于管理制度不够完善，也无法对高校的信息化建设进行展开评估，如果不能及时进行纠正，可能对高校会造成负面影响。新《档案法》是开展档案信息化建设的依据，高校可以根据自己实际发展情况，执行具有特色的规章制度，不同档案信息在管理过程中规章制度不同所以要及时调整信息化管理制度，可以参考其他部门的制度规范，避免冲突，从而与其他工作共同发展。如没有制度规范，管理过程混乱，不能进行有序工作，将会影响高校档案信息化管理效率和实际的价值。

三、高校档案管理信息化的有效策略

（一）建设高素质档案信息化管理人才队伍

在如今的大数据发展时代，高校应当重视信息化平台的建设，档案信息化管理需要人才和技术的配合才能建设好。高校应以计算机专业和档案专业的人才为基础，培养复合型人才为任务，针对性的培养专业人才队伍。建立健全档案管理人员招考标准，提升专业、学历等要求，原则上应该要具有档案、信息技术的背景，不要要有良好的政治、心理、身体素质，还应有专业的档案从业证书，从而在自己的岗位上发挥应有的价值。高校还应建立健全的激励机制，奖励为主，惩罚为辅，对档案部门的工作人员定期进行考核评估，调动工作积极性，还可以适当的增加竞争的氛围，以激发工作人员及潜能及创造力，让他们感受到紧张感，不断主动的进行学习，从而提升自己的专业能力。有计划有目的开展继续教育工作，定期开展档案管理人员喜闻乐见的进修方式，培训不但要有丰富的信息化管理内容，还应具有职业道德素养、心理健康培训等，开展研讨会，组织大家积极主动学习，相互讨论，弥补的不足之处，创造具有符合本校的创新管理模式，加速信息化档案建设的进程。

（二）加强档案信息化服务平台建设，实现信息共享

高校需要加大资金投入，加强信息化建设的基础设施投入，为信息化服平台提供保障，要紧跟互联网的步伐，不断改善档案数据化信息，创建档案信息数字化平台，将高校人员信息和数据平台有效结合起来，更好的彰显其互动性以及服务性，方便师生进行查询，将各个院系部门整理收集来的资料进行整理分类，可以直接利用，避免重复性建设。高校档案部门可以和学校的互联网中心相互配合，将档案收集工作分布到智慧校园系统中，扩展到学校整个信息系统，进行一体化的连接，档案系统与其他业务系统进行整合，实现数据的交换与共享。可以将档案信息系统与OA系统实现对接，加强与院系下的各个部门的联系，消除“信息孤岛”，缓解信息的分散性，最大限度的对信息资源进行整合，实现数据共建共享，同时还应注意档案信息的监管，确保信息的安全性。创建共享体系可以方便大众进行查询，获取自己想要的信息，让管理工作变得简单易上手，从而提升档案管理工作的效率。例如，青岛大学根据自己学校的发展特点，创建了一套WEB系统，对学校档案进行管理，可以对老师、学生以及其他工作人员档案进行管理，更好的建设信息化档案管理。

（三）加强档案信息化安全体系建设

信息技术的发展推动了档案管理水平的进步，与传统纸质版档案不同，将档案信息储存在电子系统中，容易遭受木马、病毒及黑客等的攻击，因此，要创建一个安全壁垒以保证档案信息资源的安全。首先，高校档案管理人员及时更新信息管理的设备，安排专业人员对电子系统进行定期维护，解决所存在的问题，防止系统老化，还应科学运用防火墙系统与各种防毒软件，防止病毒侵入内部对数据信息造成影响和威胁；其次，培养档案管理的工作人员的安全意识，提高辨别病毒的能力，制定严格的信息保密制度，按照各项规范进行操作，严禁私自进入危险网站进行访问，避免病毒侵入影响信息的安全；再次，可以引进先进的设备，例如，人脸识别或者指纹识别，防范冒充行为，学校档案信息依赖于计算机，所以应加强权限控制，禁止无关人员对数据进行访问，篡改信息，破坏档案信息的真实性；最后，可以引进区块连技术保护档案信息的安全，档案信息的变化都能被记录查询，可以防止档案信息的泄露，确保信息的安全性和真实性。

(四）强化规章制度保障，规范档案信息化管理标准 

建立统一的档案信息化规范制度至关重要，面对当今内容复杂，多样化的信息，统一的管理标准能够给管理者整合数据提供极大的好处。俗话说“无规矩不成方圆”任何事情都是要建立标准的。建立一套详细的操作的流程及标准，管理人员规范的录入相关信息，将高校中老师、学生以及后勤人员档案信息进行分类整合，教学资料记录清晰准确，明确保管期限，按照规定的标准进行有效管理，做好分工，数据信息保持划分类别合理性，各个部门各司其职，目标明确，确保各个环节有序进行，还应将建立规章制度纳入学校的整体规划当中，推动信息化建设与其他工作共同发展。高校档案信息是不断变化的，是一个动态的过程，管理人员应当真实记录问题，根据实际情况进行分析总结，不断完善制度建设，过程中各级借鉴国外或者国内各个学校的经验，建立一套标准化并且与高校实际情况相匹配的数据库，提升高校的管理效率，为档案信息化建设提供保障。[3]

四、结论

高校档案信息化建设是当今大数据环境下的必然趋势，也是高校不断发展的必然要求，是一个漫长且艰难的过程，它是需要管理技术、计算机技术、现代信息技术相融合的工作，是各个高校需要要投入大量资金和心血的一项工作。[4]在过程中，要正视问题和困难，不断完善、不断加强，循序渐进，科学合理的对档案信息进行分类整理，重视信息化管理工作，从人才培养、制度规范、信息服务平台和安全体系建设入手，提升档案信息的利用率，利用先进的信息技术手段，创新发展方式，推进档案信息化建设。