基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究

进入信息时代，事业单位中对于文书档案管理中所需数据的初步收集、完成储存、进一步对数据进行处理及进行数据分析等工作已经成为其发展的重要手段。本文将对当下的文书档案管理工作进行一定总结，指出目前存在于文书档案管理工作中的显著问题，再结合相关文书档案管理原则提出有效建议及相关措施，以实现文书档案管理工作的创新，并在此过程中认识到文书档案管理工作的真正价值。

一、文书档案管理工作的现状

（一）对文书档案管理工作不够重视

文书档案管理工作并不能够直接为事业单 位带来经济收益，故而在很多单位内文书档案管理工作始终无法得到重视，全体员工都对文书档案管理持有不在意的态度，使得文书档案管理工作无人配合、难以进行，进一步导致文书档案管理信息难以完整、数据难以准确、无法进行系统性规整，以此恶性循环造成文书档案管理工作迟迟无法推进或升级。

（二）文书档案管理制度尚不健全及人员缺乏

虽然理论上而言文书档案管理是事业单位中十分重要的环节，但实质上并未针对文书档案管理形成有序高效的制度，使得文书档案管理工作无法与企业需求相适应[1]。而事业单位内部通常也并不会为文书档案管理设置专职人员，导致文书档案管理的专业人员十分缺乏，而兼顾文书档案管理的工作人员通常也并不具有文书档案管理工作所需的知识体系及业务能力。

（三）信息技术及文书档案管理之间发展不平衡

在信息爆炸的当今社会文书档案管理工作日益繁杂，且不断出现电子信息等新的信息形式，而传统的文书档案管理方式仍未改变，使得庞大的信息数据库难以得到有效收集、储存及管理。

二、完善文书档案管理工作的原则

（一）完整性原则

传统的文书档案管理只能够满足从前数量少、关联性弱的信息完整性，而进入信息化时代，信息的数量及种类大幅增加，要继续保证文书档案管理的完整性无疑难度更大。而保障文书档案管理的完整性是发挥文书档案管理效用的基础环节，只有确保文书档案管理的完整性，才能够实现对企业历史及未来发展中不同类别信息的进一步管理，实现通过文书档案管理协助公司决策，最终促进公司发展。

（二）保密性原则

该原则是信息化时代对文书档案管理重要要求。信息化时代来临，各项信息实现有效互助，但对于公司内的重要档案信息务必要保障其安全性及保密性。为最终能够实现文书档案管理的功能，文书档案管理本身即会涉及公司的重要数据，所以务必要完善数据安全策略，并全面提升公司内成员的安全意识。

（三）可读性原则

由于电子信息的不断增加，信息的类别不断丰富，单一的文书档案管理模式已经难以满足文书档案管理的最终需求，所以在文书档案管理的过程中要为每一项信息采取更为合适的展现方式，以便后期检索查阅[2]。

（四）稳定性原则

信息化技术虽有其优越性，但因其易操作性十分容易被删改，在一定程度上影响了信息的完整性，从而会进一步影响信息的真实准确，最终导致文书档案管理工作无法实现其价值。因此需要为文书档案管理工作设置相应的审查制度，保障其稳定性，做好数据备份及恢复措施。

三、如何完善文书档案管理工作

（一）提高对信息化文书档案管理的重视程度并完善制度

首先需要全面提升事业单位内员工自身对信息化文书档案管理的重视程度，使其形成较为良好的工作秩序，在完成信息化文书档案管理工作方面形成良好配合。其次需要将信息化文书档案管理工作规范化、制度化，对信息的收集、储存及管理等工作制定具有针对性的程序及制度，有效保障信息的完整性、稳定性及可读性，并在此基础上能够更好地发挥出信息化文书档案管理工作多样化、个性化等特征。

（二）加大信息化文书档案管理技术及设备投入

除提升全体意识、全面完善制度以外，还需要进一步加强技术投入，将现代化信息技术灵活运用于信息化文书档案管理之中，使得信息化文书档案管理工作更加高效，促进信息化文书档案管理的内容更加真实准确、清晰可读，保障信息化文书档案管理过程更加安全，并在此基础上将信息化文书档案管理有效地运用于公司发展的每一个环节之中，从而实现信息化文书档案管理功能最大化[3]。

（三）强化对信息化文书档案管理人才的培养

提升对信息化文书档案管理重视的同时加大对信息化文书档案管理人才的培养力度，提升其信息收集能力、信息整理技巧、信息管理能力等，全面增加信息化文书档案管理人才资源，使得信息化文书档案管理工作整体更加专业化。进一步加强信息化文书档案管理人员的信息管理知识体系及思维习惯，使其能够顺利建立完整化、可读化、稳定化的文书档案，并在此基础上更加科学高效地做好文书档案管理工作。

四、完善信息化文书档案管理工作的价值

（一）规范文书档案管理模式

信息化文书档案管理能够帮助文书档案管理的过程更加规范，帮助各部门之间统一信息化文书档案管理模式，从而进一步实现信息数据共享。

（二）提高文书档案管理整体效能

通过信息化手段能够快速对信息进行收集整理，且能够运用更少的人力物力对信息进行储存，更方便后期的信息检索与阅读，提升文书档案管理整体可用性。

（三）保障文书档案管理内容准确

通过信息化技术对文书档案管理内容进行整理分析，能够得出更加准确有效的数据。