提高档案案卷质量应采取的措施

加强航天产品档案案卷质量是航天事业快速发展的需要，是人们对航天信息要求不断提高的需要，也是航天档案工作精益求精的需要。因此，提高案卷质量成为档案工作的工作重点，它对档案管理工作和其持续发展有着重大的意义。

1  做好航天产品档案案卷质量工作的重要性

案卷是档案的组成单位，案卷质量的高低，对档案管理工作的一整个环节有着直接的影响。档案部门收到是高质量的案卷，那么就会提高其它环节工作的效率，反之，如果档案部门接收到的是质量较低的案卷，保存一些残缺不全、杂乱无章的档案，那么不仅影响档案的整理、借阅、利用等多项工作，而且也达不到档案的作用，还会影响人们对档案工作的关心与支持，而这又将档案的形成、积累、移交等工作环节带来明显的负面影响。还造成了档案工作中人力、物力的浪费，而案卷质量不高的档案，其价值就会一落千丈，甚至相当于一堆废纸。如此往复循环，会影响档案工作的质量和效率，其结果无疑将阻碍整个档案工作的继续发展与提高。

因此，为了让档案工作正常运转，无论是在档案的形成、积累，还是在其收集、整理、保管等各个环节，都必须投入大量的人力、物力，做好航天产品档案归档工作，保证案卷质量。案卷质量对档案工作至关重要，提高航天产品档案质量是档案工作者努力工作追求的重要目标。

2  航天产品档案案卷质量的现状

构成航天产品档案案卷质量的每份技术文件及其案卷组成决定着其案卷的质量，目前的本所航天产品档案案卷管理的现状概括如下：

2.1  严格执行档案行业标准

为把好案卷质量关，严格执行国家《档案法》，对构成案卷质量的每份案卷文件严格贯彻执行相关档案标准、管理规定等，目前归档主要按QJ 1167《研究试验文件管理制度》及本所型号产品试验档案归档范围执行，型号产品试验档案归档范围见下表1。

表1  型号产品试验档案归档范围

序号 文  件  名  称 重要试验 一般试验

1 依据性文件（任务书、试验大纲、合同等） ● ●

2 产品实现策划书 ● ○

3 型号试验设计任务书 ● ○

……

注：表中“●”表示必须归档的文件；“○”表示依具体情况而归档的文件。

2.2  技术报告的制作

现行技术报告的制作是档案工作的重要部分，也是案卷质量的构成因素，占有很大的比重，之所以重要是因为本所的工作性质决定的，试验报告是本所直接交付客户的试验产品，试验产品的好坏直接影响企业的形象，因此严把报告质量关是十分重要的。

2.3  收集整理工作

对每份技术文件进行必要的装订，对破损的要先修复，保证案卷内没有金属物，在每份技术文件的左上角加盖档号章、给出档号，标注保管期限、密级、共页数,对每份文件进行检查，没有编写页号的还要逐页编写页号。

2.4  规范案卷构成

案卷内技术文件材料不仅要齐全、完整，还规范了案卷构成文件，对每一案卷必须另加的文件是归档说明及三页记录：卷内目录、备考表、文件材料积累表。

3  航天产品档案案卷质量存在的问题

3.1  技术报告存在的问题

技术报告在接收检查时发现：有的密级封面与正文不统一，有的签署日期前后不合逻辑，有的个别页码标重或漏标，有的完全不标页码，有的报告内容在批准后有划改，有的曲线图模糊不清，这些严重影响技术报告的质量。

3.2  文件积累登记表的填写问题

具体问题有：责任者应按编写者填写，但有的确填写校对者。密级应按文件的实际密级填写，无密级的按内部。不可以空白不填。保管期限应按文件的实际保管期限填写，通常与型号产品试验有关的文件，定为长期，不可以空白不填。

3.3  归档文件内容问题

归档文件质量的优劣，决定档案使用价值的高低。如果文件归档时存在记录不清，随意涂改，审批手续不全，内容不准确，达不到归档的质量要求，这样档案内容质量不高，保存的档案提供利用就会无意义。

3.4  档案人员的配置问题

现阶段档案部门所处的地位和状态造成了我们工作中不得不面对的一些矛盾，如：有限的档案工作人员和无限增长的档案数量的矛盾，档案业务大量琐碎，对于档案管理人员来说，实在是疲以应付，自己的日常工作像似灭火，不知道哪个急、紧的工作在后面召唤你，档案工作是需要注入新的活力的时候了。

4  航天产品档案案卷质量影响的因素

4.1  主管业务部门及职工档案意识薄弱，使归档文件质量受影响

有些主管部门及职工档案意识薄弱，认为文件资料放在自己手里最方便，或出于对知识产权保密性的考虑，以致于“有章不循”，出现无人催办就不归档甚至根本不愿意归档的现象。 

4.2  各级档案行业文件标准、规范在实施中推广和宣传力度不够，执行程度参差不齐

对标准规范的理解执行上，部分单位或个人有的置若罔闻，我行我素，想当然办事；有的掐头去尾，部分执行，使航天产品档案资料与归档工作脱节，这些均造成文件不齐全、不规范、不标准、不统一等问题。

4.3  预立卷单位人员业务素质和管理水平直接影响归档文件的质量

文件的形成、积累、归档主要承担者是预立卷单位，因此预立卷单位领导档案工作的认识问题，课题组长及成员的责任心及业务素质都直接影响着归档文件的完整、准确、系统、有效。有些领导认为文件的收集归档仅是档案室的工作，课题组长及成员对预立卷缺乏了解，加之人员的变动，在交接工作的同时未及时交接所管文件，文件管理过程未得到全面受控，使归档文件的完整性、准确性、有效性无法保障。

4.4  档案室的业务监督指导作用处于被动劣势，影响了归档文件的质量

由于档案管理的“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度执行不力，使档案管理工作在机关管理中处于串行的末端劣势管理，而未执行并行的闭环管理模式，出现过程文件不了解，不清楚，影响了部分文件按时归档，造成归档文件质量失控。

5  提高档案案卷质量应采取的措施

5.1  加强档案标准的宣贯、进一步强化领导及涉档人员的档案意识

强化涉档人员意识，包括文件制作者的档案意识，各个环节，各个人员，各层次领导的档案意识。档案是国家的宝贵财富，做好档案工作不仅是档案部门的事，也是每个管理人员及科技工作者不可推卸的职责。有关人员要认真学习《档案法》和档案归档有关规定，这样才能保证归档文件达到完整、规范、标准、统一。

5.2  要超前控制，抓好归档的每个环节的管理，做好预立卷业务指导

提高案卷质量必须要实行超前控制管理，保证案卷质量要从源头即文件形成时的质量抓起，即把档案业务的指导、监督检查工作，在文件材料形成、积累、整理和立卷时进行控制管理，做到超前部署，提前指导。

5.3  将航天产品档案归档尽快纳入数字化实施操作管理中

随着办公自动化工作的开展，局域网的不断完善，尽快实现航天产品档案归档一体化管理，减少了各种纸制文件的传阅签署，提高文件质量和归档效率，保证归档文件的完整、系统、规范。现有方式移交的档案会有破损、残缺，影响案卷的质量。数字化档案的归档会避免这些问题，对案卷质量会有很大的提高。

5.4  建立考核制度，将归档工作纳入考核计划

将强化全体涉档人员文件质量、技术文件编制、航天产品档案归档工作等纳入年度有关制度考核、科研生产计划等。通过档案目标考核管理，管理脱节等问题便可合理解决，航天产品档案归档文件质量定会有质的飞跃。

5.5  加强档案人员结构合理配置

现阶段本所档案人员结构很有合理配置的需要，无论从现有管理模式还是工作业务量、编研工作量上，无论从人员结构还是从年龄上都远远跟不上当前企业的发展需要。现有档案人员5人，其中3人54岁以上，2人40岁以下,人员结构不太合理。俗话说“打铁还要自身硬”。档案工作要不断注入新的活力，才能使档案的工作有所创新，更好的发展，以适应新时期档案工作的顺利开展。

6  结语

影响航天产品档案质量的因素很多，但主要因素在于机制和人的思想因素，机制是外因，而人是内因。只有将机制和人的作用有机结合进来，采取有效措施加以控制，才能保证航天产品档案归档文件材料的完整、准确、有效、合格。