信息化时代下企业档案管理发展的对策

信息化时代下企业档案管理发展的必要性

（1）技术发展带来的档案发展的必要性：由于近代以来科学技术的发展，电脑、智能手机等设备在人们日常的生活和工作当中的运用越来越广泛，许多传统的工作如今都能以智能化的方式更加快速便捷的解决。加之各种自动化软件技术在企业建设中的应用，使企业办公越来越倾向电子化办公的发展方向。［1］在这种大的时代背景下，企业档案的管理要想尽快跟上时代的步伐，就要加快其管理和发展，全面形成档案的信息化体系建设，这必将成为企业未来发展的一个趋势。

（2）企业高效信息化档案管理的必要性：大型企业对自身发展都有一套完善详细的管理机制和发展策略，这些机制和策略的制定基础就是企业当中的档案信息，而传统的档案管理是以纸质化的方式管理效率低下。因此，提升企业档案管理的效率，以信息化的手段来发展企业的档案管理是非常有必要的，只有将现代信息化技术充分融入和应用到企业档案管理的建设过程中，才能更好的为企业自身解决各种实际问题。

信息化时代下企业档案管理发展过程中的问题

2.1企业档案管理发展中的数据安全问题

在这个信息化时代背景下，企业的档案资料都暴露在整个网络系统当中，信息的相互交融和网络开放性，必然会加大企业档案管理过程中信息泄露的风险。一些黑客通过互联网的一些漏洞进入到企业电脑系统之中，盗取或篡改企业档案信息，会给企业带来较大的经济损失。另外，在企业对档案管理进行信息化建设的过程中，要对网络系统进行加密，在不断升级完善的过程中，由于有些企业技术人员能力不足或所使用的技术不当，计算机受到病毒入侵也是影响其网络安全性的重要因素之一。

2.2企业档案管理人员信息化管理意识欠缺

现阶段，由于我国在企业人事档案管理方面的相关行业标准的建设还处于一个不完善的发展阶段，相关行业标准的不成熟，使企业在信息化时代下进行档案管理和发展的工作难以标准化、体系化的展开。并且在信息化发展的过程中，一些传统的企业档案管理人员观念相对落后，没有意识到信息化管理给企业档案管理带来的便捷性和高效性。企业领导也缺乏对档案管理重要性的认识，不关心企业档案管理工作，对企业档案管理硬件设施配备的也不完善，最终导致的结果就是企业档案管理工作效率低下，使企业档案信息没有充分发挥作用。

信息化时代下企业档案管理发展的对策

3.1促进企业档案管理信息化体系建设

在信息化时代下，企业建立一套与自身发展特点相匹配的信息化档案管理体系是推动企业发展与强化企业管理的重要方式。企业应该在符合企业档案管理的行业标准下，利用各项网络系统技术、数据分析技术、智能软件系统技术，将传统的纸质化档案信息或落后的企业档案数据库进行不断改造和升级，使档案管理软件功能逐步完善，使企业对档案信息的利用程度逐步加强。例如：我单位正在积极推进OA办公自动化系统与档案管理系统的数据传送、接口对接等工作，逐步实现线上文书档案自动归档功能。另外，通过国家层面或者以省级地方为单位，也可以集中对行业内部的企业建立统一的档案信息数据库，这样可以联合多方力量，建立一个具有高技术含量、方便快捷、互通互享的信息化企业档案管理系统，实现文书档案、科技档案同时创建、同时归档，实时跟踪进度查看的“三同时”。一方面便于国家或者省级地方了解企业发展信息，对其做出及时的政策扶持，另一方面，也可以实现整个行业企业档案的资料收集、资料查询调用等目标。

3.2加强企业档案管理软硬件设施的建设

信息化时代下企业要想进行更好的管理与发展，进行档案管理软件系统和硬件设施的建设是非常重要的。拥有先进的软件系统和与之配套的硬件基础设施是实现档案管理信息化系统高效运行的先决条件。这就要求企业在选择档案管理软件系统和硬件设施的过程中，要选择安全性能稳定、符合国际通用标准、管理系统技术成熟的档案管理软硬件系统。好的应用系统应该充分遵循档案信息兼容性和档案信息开放性两大原则，这样便于企业后期档案资源越来越丰富时，能够及时对整个应用系统进行扩容。此外，档案管理软件系统应该具备强大的开源性，这样才能够有效确保企业档案管理可以实现充分的资源利用，能根据企业具体发展情况灵活自由地进行各种档案信息调取和分析。

3.3提升企业档案管理人员的综合素质

信息化时代下，各种科学技术应用到企业档案管理的过程中时，对企业档案管理人员的综合素质也提出了更高的要求。企业档案管理工作者要以一种时不待我的学习精神紧跟时代发展的脚步，不断提升自己的专业技能，具备终身学习的素质。努力学习企业档案管理的各项新技术和新软件系统，要对企业档案管理信息化建设重视起来，提升业务知识，成为一专多能的复合型档案人才。同时企业应该积极组织档案管理人员参加业务培训，提高档案管理人员实际操作技能和工作能力，使他们能灵活运用最新的档案管理技术，实现对企业档案信息的科学管理。

结束语

综上所述，在这个信息化时代，企业所产生的档案信息越来越庞杂，因此企业对自身档案的管理应该积极的向信息化体系发展，要立足于本企业自身发展特点，利用各种先进技术，加强对企业档案的科学化和智能化管理。使企业档案信息实现集中化管理，提升其使用效率，为企业的长足发展奠定坚实的数据基础。