全面发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的途径探析

档案信息化管理中纸质档案的作用分析

发挥纸质档案原始凭证作用提升档案真实性

    档案自身价值的作用，体现在档案原始证据、法律凭证等方面，对档案材料长远发展来看，全面实现数字化以及网络化应用，要注重对电子档案真实性与法律效应相关问题进行判定。但是，针对电子档案的法律地位未能补充相应法律法规进行规定，针对管理相对完善的纸质档案来看，其真实性至关重要。原有的纸质档案管理中，更注重实现形式、内容原始性的有效统一。主要是表现在诸多档案文件资料内容中的个人字迹、字体、图像、印章等不容易被替换。或是诸多不法分子在档案内容复制以及信息篡改中会与原件之间存有差异。现有的技术条件对纸质档案真实性具有较高要求，在新时期档案信息化管理中，电子档案真实性难以得到有效判定。对于诸多至关重要的文件档案，要应用电子文档，需要对原有的纸质档案真实性进行维护。在网络环境中，针对档案应用空间以及应用类别不断扩大背景下，纸质档案有利于存储以及保存原始凭证的作用会逐步显现[1]。

突出纸质档案稳定性提高档案信息安全性

    计算机软硬件系统以及计算机信息存储中存有诸多不足之处，与纸质档案对比，各类电子档案资料在网络环境中传输、存储与利用中安全性较低。加上诸多不法分子、计算机病毒对电子信息安全会产生较大威胁。当前在档案管理中，管理人员会在计算机安装防火墙以及病毒查杀系统，但是各类病毒不断更新，将导致多项防护技术措施应用难以为电子档案信息安全提供有效保障。其中纸质档案安全管理模式相对成熟，与电子信息环境相比其安全系数更高，无需开发诸多新型技术手段，所以纸质档案自身具备的安全保障不可替代。

基于实体档案强化档案保存与利用价值永久性

档案价值主要是体现在其保存与利用价值层面上，各类电子文件在光盘、磁盘等电子介质虚拟空间中有效存储，这样将会受到多项技术条件、存储载体、外部环境要素影响。和纸质实体档案对比，其保存寿命与应用周期较低。在纸质档案管理中，管理部门注重构建冷热干湿均衡的存储环境，对人为破坏集中防控，再做好各类无法预知灾害的防控，其存储寿命较长。诸多较为珍贵的档案资料由于实际保存时间较为久远具备较强的历史价值[2]。

全面发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的途径探析

创新档案管理人员管理观念

    目前档案管理人员要注重顺应信息化发展趋势，转变传统管理思想。基于综合性管理人才标准对自身提出多项要求，能适应时代环境发展现状，对电子档案科学化管理。档案管理人员在档案管理中，要注重与信息技术发展趋向有效对应。积极完善自身知识结构，对各项信息技术有效整合，通过多项技术强化自身素质。对传统档案管理模式集中创新，还要掌握更多信息技术应用知识以及设备存储技能等。基于工作主体内容以及管理服务方式创新中对传统管理模式集中创新，强化自身综合素质与创新素养，建立新型管理形象[3]。

完善档案管理制度与管理设施

    档案信息化管理中要注重与计算机技术有效结合，多项存储数据质量对档案信息整体质量具有较大影响，管理人员要注重建立规范化的数据格式。还要注重对档案信息存储格式以及原有的转换标准集中创新。将科学化的档案管理标准与管理制度有效结合，这样能对电子档案和纸质档案集中优化，保障电子档案与纸质档案相互配合，并且进一步规范电子档案与纸质档案工作。要将电子档案与纸质档案搭配应用，突出档案资源的应用价值。电子档案与纸质档案均是以相应的物质状态形式存在，其安全性与完整度需要多项设施与应用条件提供保障。纸质档案实际存储信息量有限，长期档案案卷积累，库房压力都很大，电子档案能优化存储信息量问题，有助于降低库房存储压力，节约更多管理资金与人力资源[4]。

创新档案管理模式，实施数字化管理

在档案创新管理中要注重实施双套制管理模式，针对不同载体但内容相同的档案实施双套保存，保存相同内容的纸质与电子档案。由于纸质档案与新型电子档案具有不同作用，通过双套制管理能实现档案管理优势有效结合，这样能使电子档案突出信息存储量与检索能力，还能突出纸质档案资料的凭证作用。电子档案能基于副本形式实施异地存储，这样能有效防止纸质档案资料受到意外破损威胁。基于双套制档案管理模式能实现电子档案长期存储，纸质档案资料长期保存的优势，所以纸质档案在档案管理工作中是至关重要的，是不可忽视的。

结语

综合上述，在现代化档案管理中，要注重提升纸质档案真实性与安全性。在纸质档案管理中还要认识到信息化管理重要性，实现档案管理理念创新化发展。确保电子档案与纸质档案双轨制发展，有助于实现档案管理优势互补，这样能推动档案事业健康稳定发展，实现现代化档案管理工作健康稳定发展。