文书档案管理过程中存在的问题

随着科技的发展，无纸化办公已不再是一句空话，使用OA平台办公已经非常普遍，OA办公平台优势诸多，其中很重要的一点是实现文档管理的自动化。随着电脑应用的普及，大量电子文件应运而生，随之出现的就是电子文件怎么归档的问题，截止目前，存档最重要的载体形式任然是纸质档案，随着OA的应用，电子文件在一定程度上实现了数字化管理，但由于OA软件中没有专门的档案管理软件，使得文件与档案分割开来，信息资料没有很有效的整合归档，最终还是以纸质版的文件存储为主要的存储手段，并未实现正真意义上的电子文件整合归档存储，这就给档案管理工作提出了新的难题。本文从OA的优势、文书档案管理的现状等几个方面进行阐述，以期更进一步完善OA办公系统的档案管理模块，为档案管理工作提供更加智能、灵活的工作平台，使档案在企业发展中能更加高效、及时的发挥服务作用。

一、文书档案管理中使用OA系统的的优势

1.实现文书档管理的电子化、智能化，提高工作效率，降低档案管理成本，提升文件信息交流速度，实现资源共享，建立一个信息共享的平台，用便捷的网络传递手段，使用信息共享功能来组织协调单位内各部门的工作，减少工作中的复杂环节，按照阅文权限，通过线上审核查阅申请，实现信息共享、快速传递的便利。

2.解决电子文档收集整理归档难的困扰。在线上办公的过程中，自动形成企业管理过程中的痕迹管理，使得企业的发展过程有迹可查，有据可依，避免了实际操作中出现的审批流程的跳跃或者缺失等现象的发生；有效的降低了档案被篡改、损毁、伪造的风险。

二、文书档案管理过程中存在的问题

（一）文书处理程序的不规范

文书签审过程中，不安程序审批；文稿拟制不经办公室审核直接送领导签发；超越级别行文；单位领导没有掌握文件的审核和盖章过程；打印文件材料较为随意等程序比较混乱，使得行文的质量和效力不及预期，给日常工作带来诸多困扰。

（二）公文处理不及时

在文书的传阅过程中，出现拖拉延误情况，致使部分公文超过时限，公文积压延缓，影响办事效率，未能及时传达文件精神等。使用OA系统收发文，避免了类似上述情况的发生，有效的规范了收发文流程；线上同时阅文，极大提高了办文办事效率。

三、改善措施

（一）加大经济投入力度，支持平台搭建

从档案管理信息化的硬件设施着手，提升档案管理水平，网络环境、硬件环境等的配套设施必须要不断完善更新。使用信息化办公平台安全、高效的开展档案的日常管理工作，首先需要建立起完整、流畅的网络平台，在共享文件、数据传输时保证网络平台的安全性、可靠性和稳定性，这就需要不断加大资金投入力度，凸显OA办公平台高效、共享的优势，使的档案管理部门与企业的日常工作联系紧密、协调，发挥档案在企事业单位发展过程中作用。

（二）健全电子文档保密、归档制度

“无以规矩，不成方圆”规矩即制度。单位内部要提高对电子文档归档工作的重视度，面对新的工作环境、工作方法，需要建立科学合理、行之有效的归档制度。让档案管理工作有据可循，有据可查，进而提高档案管理工作的规范化、科学化、信息化程度。从细节入手，将制度落实做细，通过完善的管理制度，提高资料整体收集效率，保证档案在企业的发展活动中能够提供高质量服务做好准工作。

（三）强化档案意识，做好宣传工作

为保证OA的顺利执行，首先，要配备专业的技术人员进行系统维护与二次开发利用；其次需要对从事档案管理的技术人员进行相关理论和业务能力培训，确保在OA系统与档案管理软件对接、运行、开发、利用、维护与更新时提供专业的技术支持。这也对档案管理人员专业素养提出了更高的要求，档案管理人员要在具备丰富的档案管理知识的同时，熟练掌握计算机网络信息技术，熟练掌握办公操作流程，及时发现问题，及时改进工作方法，不断更新理论知识和管理方法，实时关注国家和上级部门在档案管理方面的新举措，以及新的档案规章制度的颁布，并认真对照落实。以顺应新时代下的档案管理工作。做好宣传工作，使员工充分认识到档案的重要性，以及使用该平台对办公以及档案管理的重要意义。

（四）创新档案工作模式

在科技高速发展的现在，传统的档案收集归档模式，已经不适应企业高速发展的需求，计算机技术的普及，使得人们每一项工作都离不开电子资料，同时也对电子文档的管理提出了更高的要求，传统纸质版文书档案的管理模式需要变革，顺应时代的发展需要，档案工作需要新思维、新理论、新方法。要解放思想，破除因循守旧的工作观念；要与时俱进，树立大服务理念；要摆正位置，在发展文化事业的大环境中发展自己。运用档案事业发展中形成的一套理论、方法和工作经验，指导今后的档案创新工作。

四、总结

实现OA办公自动化，极大地解决了纸质材料因使用寿命、外界损坏，传递过程中可能会发生丢失等情况，让档案归档、检索档案、传递工作变得非常方便和简单，更有效的解决了档案存储在空间占用方面的难题，这也揭开了文书档案管理的新篇章，构建文档管理新局面。