信息时代档案管理新思路探索

1 信息时代企业档案管理工作概述

档案管理作为企业管理工作的基础，记录了单位的发展历程、优秀成果；是准确衡量企业的发展水平，同时也是评判企业整体发展水平、人才培养效率、发展潜力的重要标志。只有做好信息时代企业档案管理工作，才能充分发挥档案的价值，对企业的健康发展有重要作用。企业档案有两方面作用。一是参考作用。档案记录了企业所有活动的数据情况，可以完全参考本单位的这些数据，从而得出符合单位实际情况的有效建议，因此，档案具有较高的参考价值。二是借鉴依据的作用。档案与其他文献的最大差异就是档案真实记录了企业的发展历程，具有客观、公正性，它具有一定的法律效力。因为档案的形成过程比较客观和公正，所以档案记录的信息具有一定的说服性和权威性，可以作为借鉴依据。档案管理的作用非常重要，档案管理工作人员一定要依据国家的法律法规，严格开展档案管理工作。

2 信息时代档案管理新思路探索

2.1 对企业档案管理信息化建设规划进行持续优化

保证档案管理信息化规划的有效性是制定有效信息管理方案的前提条件，在明确最终管理方向的基础上档案的管理效果也在同时凸显，长远的发展打算与可持续发展态势为服务质量的提升奠定了基础。因此，在对企业发展目标与特征进行深入且全面的分析后，企业才能获得各个阶段对于档案管理的实际需求，从而达到完善档案管理体系的目的。

2.2 完善档案管理系统

需确保档案管理方面具备足够的资金投入，并结合自身具体的情况和工作需求，对档案管理的硬件建设进行科学地规划和实施，配备适合企业档案管理信息化发展的相关设备，如专门的计算机、扫描仪、数码照相机、录像机、打印机等，还需配备符合档案防虫、防潮、防尘、防火、防盗、防污染等规范化库房；同时，应加强档案管理信息系统的建设，涉及到智能分类系统、信息安全系统及档案管理软件等建设，尽可能符合档案管理收集、识别、分别、存储及检索等功能需求，从而有效实现档案管理的信息化、数字化及网络化建设。

2.3 管理思想的创新

传统模式的档案管理流程复杂、中间环节多、流程运转比较慢，这显然已经不能满足企业管理的需要。在信息化管理的今天，档案管理需要建设成为面向用户、业务操作及管理人员、系统管理人员的多层面多解决点同时操作的运行平台。在规范管理制度的同时还需要形成档案监管与保障体系、档案流转体系、归档体系、信息化操作规范、信息化服务理念及安全机制等多种体制，所以不断创新管理理念才能使档案管理体系不断完善。

2.4 加强档案管理的信息化建设

随着社会科技的飞速发展，现代信息技术被广泛应用到各个行业领域中，成为新时期推动行业发展的主要动力。因此在信息化时代背景下，企企业应积极加强档案管理工作的信息化建设水平。档案管理信息化建设主要考虑“安全性提升”和“网络化建设”两个内容。随着计算机、扫描、大数据、OCR、多媒体等现代化信息技术的快速发展，电子档案的形式逐渐向标准化、安全化发展，企企业档案管理部门，应积极引入先进的信息化档案管理系统，实现不同载体类型档案资料的数字化转换，从而提升档案的保存的安全性。同时，要加强档案管理的网络化发展，一方面针对机要档案和非公开性档案，建立内部局域网络，在确保档案安全性的基础上，提升档案内部传输和调阅的便捷性，提升档案管理效率；另一方面，对于公开性档案，建立网络化管理平台，在提高管理效率的同时，提升档案的丰富性和利用率。

2.5 强化档案管理人员培训

作为专业的企业档案管理人员，定期使其接受专业化的信息培训极为关键，也是确保传统与信息化档案管理能够有效结合的重要基础。当前的部分企业中，纸质档案的管理模式仍然为主流，在这种情况下就应该在革新思想理念的同时对新式管理方式的应用加以引导，为推动档案管理制度的更新与改革做好铺垫。同时，在这一过程中应引入更多的信息化与科学化的技术手段，促进工作人员的整体素质的提升。定期开展培训活动是有效提升技术水平的重要基础，为提高对计算机技术的操作熟练度以及掌握更多的电脑操作技能奠定基础。

3 结语

综上所述，在信息时代背景下企业必须积极建设档案管理信息化，以此来不断提高档案管理效率，实现档案管理信息资源的共享，更好地满足当前我国档案管理的多元化需求。然而在建设过程中依然存在一些问题，在很大程度上阻碍了档案管理信息化的科学发展，故而需要结合自身的实际情况，构建数字化档案信息数据库，建立并优化档案管理机制，有效提升工作人员的综合素养，并不断改革档案部门的职能，最终推动我国档案管理工作向信息化和数字化的方向发展。