提升城建档案查阅利用效率的途径

城建档案是一个城市在建设过程中从构思、设计到建设、维护的所有记录。城建档案不仅能对未来城市建设提供了重要的依据，而且还具有一定的历史价值和考证作用。充分有效地利用城建档案，有助于城市建设工作的稳步发展，特别是随着我国城市化建设的进一步深化、人口城镇化的加剧、城市环境的升级、人民群众的需求提升，这些都对城市建设、城建档案的查阅利用有着直接的关系。

影响城建档案查阅利用效率的因素

（一）报建名称地址变更

城建档案的报建名称地址录入档案管理系统通常是以最初报建的建设单位所取的名字作为关键词和标题进行存档的，在查阅过程中，由于许多房屋历史久远。尤其是上世纪八十九十年的单位建房，都是工厂集资建设的房产，经过国企改制的历史变迁，人们往往只能记得小区名称，对于最初报建名称和地址往往不得而知。而要追根溯源的过程中，由于原来的国企已经不复存在了，加之城市建设和发展、外来人口涌入，许多行政区域、街道也发生了变动，导致城建档案无从查找。

（二）城建档案具有一定的专业特殊性

城建档案所涉及的面很广、专业性很强，档案管理人员对于城市建设的项目未必都很精通，这就导致了在查阅和利用过程中会存在着信息不对称的情况。另外，城建档案还有一部分内容是面对社会大众所利用和管理的，这些人的专业性不强，要查阅和利用的过程中未必都了解一些专业性的知识，结果在查阅的场景中不知道或者不能清晰描述他们所需要的档案材料。这样，管理人员和查阅人员都无法很好地表达自己的需求，造成了城建档案的查阅利用和有效管理出现了脱节。

（三）工作人员的服务意识

档案管理人员往往是稳定的事业编制工作人员，加之档案管理工作平淡、重复、乏味、单调，难以从工作中获得更多的成就感。在工作稳定、工作单调的双重压力下，工作人员的服务意识很容易被消磨，产生浮躁、焦虑的情况。加上面对查阅人员不停的询问，会导致双方的冲突和不满、导致服务水平的下降。

（四）档案资源的缺失

城建档案的种类繁多，很多档案资源却在别的机构部门中保存，导致查阅人员经常会空手而归。例如，管线管理方面，主干线属于城建档案管理、入户线却属于专业机构保存，在管线维护的过程中，经常会遇到查阅利用管线图而缺失的情况。尤其是在早期的归档工作没有做到位的情况下，业主、使用人经常会查不到所需要的资源。

（五）信息化建设不足

尽管许多档案管理部门都配备了信息化的工具，投资了计算机索引系统和配备了高速互联网、电脑，但是由于对于档案管理工作专业性准备的不足、档案管理部门信息化能力水平的不足，在建设和更新系统过程中，难免出现用户的需求和信息化建设目标之间不匹配的问题，在查阅和利用过程中面临了诸多的挑战。

提升城建档案查阅利用效率的途径

（一）改善结构满足需求

丰富、针对性的馆藏资源有助于为城建档案的查阅、开发、利用提供充足的信息资源，针对档案利用的针对性特点，城建档案管理职能应当重视城市管理历史、地下管线、园林环保等内容的城市建设档案资料的搜集，以满足查阅人的实际需求。

针对查阅人、城市建设的需求发展趋势，针对性地对城市规划、环境保护、质量监理、小区管理方面的内容进行搜集，优化馆藏资源、改善馆藏结构，满足社会各界对于档案的利用。

（二）加强对城建档案利用的宣传

档案的查阅和利用不是单方面的，绝非用户上门查阅利用这一方向的。应当重视档案管理部门与用户之间的沟通和互动，要强化管理部门的管理服务水平，同时也要重视用户的综合素质，是档案利用工作的基础。

宣传工作不是简单的普及档案使用、利用知识，更是需要提升到法律层面，让查阅人依法查阅、依法利用。结合档案利用的特点，多渠道、多方式的开展宣传活动，重塑档案管理部门的服务形象，提升档案管理部门的社会影响力。用户对于档案利用的重视和遵守规定，就会实现了“等人”到“上门”的服务意识转变。

同时，档案管理部门在宣传过程中要坚持搜集、利用两手抓，突出利用和强化服务意识，扩大档案管理工作的影响力，争取上级部门在档案管理工作中的人力、物力、财力的倾斜，为造福当地经济和社会事业起到作用。

（三）改善档案利用环境和条件

第一，要以用户为导向，对馆藏资源进行结构优化的同时，对每份材料进行分析登记和优化，以更好地方便用户的调阅。及时分析用户所需，关注用户查阅多、但是查阅不到的资源，及时拓宽渠道去引进这些资源。通过不断的优化，为健全门类资源、完善结构提供高质量服务。

第二，加强信息化建设。引入专业化的IT公司对信息建设进行专业化的提升，着重在查阅渠道的建设和丰富，用户交互的友好性，档案信息资源的数据化管理分析方面进行建设和提升，满足用户体验、及时掌握档案管理使用的情况，便于后续的管理和提升。

（四）提升人员素质

第一，服务意识上，重视社会效益和经济效益的双提升，改变消极管理作风，及时有效为用户提供有价值的信息资料，热情周到服务每一位用户。

第二，服务程序上，要尽可能地优化简化，减少不必要的申请手续、审批是后续，科学有效地进行资格审批、检索，方便用户。

第三，服务措施上，要化被动为主动，等客上门向主动服务转变，拓宽档案利用的渠道、提升利用率，将“死”档案变为“活”资料。

结语

城建档案的查阅利用是一项长期系统性的工程，要改变观念、加强互动，从改善馆藏结构、改变人员意识、改进软硬件建设入手，不断创新优化，才能使得城建档案的管理水平更上一层楼。