信息化背景下文书档案管理的创新策略
文书档案作为重要的参考信息,想要实现档案的长期保存、高效管理和快速查询,节省档案存放空间,这就需要加强对文书档案的管理,创新文书管理的方式方法,切实有效的提升文书档案的整体利用率。可以说,在信息化背景下,信息技术的持续快速化发展,为文书档案管理工作创新提供了可能,也在很大程度上优化了档案管理成效。为更好的提升以及夯实文书档案管理质量,有必要把握信息时代的发展特征,最大程度提升文书档案的整体应用实效。
传统文书档案管理中突出存在的现实问题
在信息化时代背景下,为深入全面的做好文书档案管理工作,不断提升文书档案管理的整体成效,更好的推动档案管理工作的高效化发展,应该精准全面的剖析文书档案管理汇总突出存在的现实问题,积极采用高效且科学化的档案管理措施,最大程度提升档案管理实效。在传统时代下,文书档案管理中存在着较为突出的问题,具体表现在以下几个方面:第一,资源共享难。传统的文书档案在管理实践中,资源共享的难度是比较大的。比如很多文书档案无法实现快速化的网络共享,这就使得文书档案的整体利用率相对比较低,很难真正实现其高效利用。同时,在存储管理的过程中,传统文书档案可能需要比较大的空间,也需要比较大的人力物力财力等。第二,传统文书档案的安全性能不高,容易发生丢失。在传统文书档案的管理过程中,因其特殊性,使得文书档案极容易发生受潮霉变等问题,也容易产生比较大的安全问题。比如因人为管理不善等,使得文书档案极容易发生丢失等。第三,分类管理困难大,整体应用成效不高。在传统文书档案的管理过程中,因其体量庞大,数量较多等,使得文书档案的分类管理工作相对比较难。特别是在文书档案的应用环节中,可能需要进行大量的翻阅工作,才能够进行充分的应用,这必然会直接影响着文书档案的整体应用实效。
二、信息化背景下文书档案管理的创新策略
在信息化背景下,为更好的提升文书档案的管理实效,也为了不断优化文书档案的整体利用率,应该精准而全面的把握文书档案的特征,积极采用高效且科学的创新策略。
积极建构档案管理系统,实现高效信息化管理
在信息化背景下,为进一步夯实文书档案的管理工作,必须结合工作实践,行之有效的构建高效化的档案管理系统,实现高效化的信息管理。文书档案的类型是较为多样化的,它的数量种类也比较庞大。在文书档案的管理过程中,应该充分全面的建构完善化的信息系统,最大程度提升其信息管理成效。一方面,在文书档案管理中,应该依托于信息技术手段,行之有效的构建计算机管理系统,将文书档案管理的相关内容等纳入到计算机系统中,切实有效的提升档案管理的整体成效。依托于计算机系统,能够实现模块化管理以及自动化管理,也能够有效降低人为管理的不足以及漏洞。另一方面,在文书档案管理中,应该不断优化信息系统的整体性能,切实丰富它的整体功能。比如为更好的提升其应用实效,可以增设一些相关的功能,如查询系统、检索系统等等,通过快速且高效化的检索等来实现快速化的应用。
完善信息化管理制度,明确工作责任机制
在信息时代下,为切实提升文书档案管理实效,应该充分全面的搭建完善化的制度体系,切实有效的明确其工作机制。一方面,信息时代下的文书档案管理工作是一项全新的工作,与传统文书档案管理存在着显著的区别。为进一步推动文书档案管理的高质量开展,有必要结合工作实践,积极搭建完善系统化的管理制度,以清晰化的制度流程来确保文书档案管理的深入推进,切实有效的提升文书档案管理的整体应用实效。比如在文书档案管理中,要积极建构完善化的规章制度,要引导相关人员严格按照制度来科学办事,杜绝出现违规行为。另一方面,在文书档案管理的实践中,还应该积极明确工作责任机制,将相关人员的工作职责进行精细化的切分,确保他们能够在各自的工作岗位上各司其职、各负其责,最大程度保障文书档案管理的成效,避免出现文书档案管理漏洞、缺陷以及其他相关问题等。
加强访问权限管理,切实提升安全水平
在信息时代背景下,文书档案在管理以及统筹运行的过程中,或多或少会存在着较为突出的问题,尤其是它的安全问题是较为严峻的。比如在文书档案的存储过程中,可能会因为格式错误而造成丢失,也可能会因为在传输过程中的错误等继而产生其他的问题,还可能会在应用过程中,被人为复制或者窃取等。为此,在文书档案,尤其是核心档案的管理中,要全方位加强访问权限的管理,不断夯实以及提升文书档案管理力度。依托于高效化的访问权限,可以明确不同级别人员的具体使用权限,能够进一步推动文书档案的高质量推进。此外,在管理过程中,还应该加强防火墙设置等,有效规避外部不良访问行为。
配置高素质人员,提升人员信息素养
在文书档案管理的实践过程中,管理人员是非常重要的参与主体。为更好的提升文书档案管理力度,有必要科学全面的配置高素质的管理人员,同时还应该切实提升管理人员的信息素养。一方面,应该建构完善的培训体系,切实提升他们的信息化能力,引导他们能够科学灵活的运用文书档案管理系统。另一方面,还应该不断引入以及配置高素质的文书档案管理人才,积极提升他们的工作价值以及个人价值,促使他们证实档案管理工作。
三、结论
在信息时代背景下,为切实有效的提升文书档案管理力度,也为了更好的提升文书档案管理实效,必须结合信息环境的实际特征,积极有效的创建高效化的文书档案管理系统,最大程度提升文书档案管理质量,更好提升文书档案的应用率。