城建档案数字化运用中的问题及其发展的趋势

引言：城建档案数字化是在现代计算机技术、扫描技术的基础上产生一种用于档案管理工作的方法，将各种形式的档案资源信息以数字化的形式记录下来，并存储到硬盘中，而网络又可以将这些信息资源连接在一起，利用计算机进行系统的而管理，使之成为一个有序且结构性完整的档案信息库，为实际的城建档案工作及时提供参考资料。数字化的城建档案工作能够实现资源的实时共享，从日常的工作中提升城建档案工作的管理水平，加强档案业务部门的服务职能。

一、城建档案数字化运用中的问题

（一）城建档案缺乏通用性

基层城建档案管理部门所使用的计算机型号及系统软件千奇百怪，一些部分专有的管理软件并不能共享，而且著录的标准也有所差异，所以城建档案的数字化工作缺乏通用性，在一些需要多个部门合作完成的工作中，常由于这一问题导致信息管理工作不能如期完成，甚至会影响管理者的决策，在某些程度上也限制了城建档案数字化的发展[1]。

（二）城建档案缺乏规范性

标准化与规范性是有效开展城建档案数字化的重要前提，但是由于各个部门的管理方式不同，所以其档案业务水平也存在差异。而且在不同地区的城建档案管理工作中，由于经济水平的不用，各地的业务水平存在明显的不均衡现象，城建档案数字化工作中使用的系统软件移植性较差，如果有关部门仅将数字化运用的范围规定于某一部分，那么就会影响城建档案数字化工作的全面实施。

（三）城建档案缺乏技术感

城建档案工作所应用的信息技术与组织工作的程序标准相对固化，并未从信息化处理的形式特点进行考量，更多的城建档案文件资料的归档是通过磁盘或光盘的形式开展工作，而这些形式与档案整理、分类的标准并不能完全适应，所以在实际的城建档案数字化管理工作中，相关信息安全保障体系的建设还不够完善，有关部门所使用的信息化软件水平有待提升。

（四）城建档案缺乏素质化

要想实现城建档案工作的数字化发展，有关部门就要广泛的吸纳专业人才，从事管理工作的人员应当具备较高的专业知识水平，并不能以普通的计算机操作水平来衡量，需要对相关计算机软件熟悉并且能够熟练的应用，才能满足城建档案数字化的要求。但就目前的发展现状来看，许多地区的城建档案管理部门并未拥有充足的专业人才资源，而且对在岗人员的计算机素养培训也并不到位，所以城建档案数字化应用未能发挥其优势。

（五）城建档案资金的不足

开展城建档案数字化管理工作需要计算机设备、存储元件及输入输出等硬件设施，这就意味着有关部门要投入一定的资金进行建设，但所需投入的资金数额往往超出有关部门可承担的数额，所以需要上级部门拨款，才能完成资金建设，然而层层审批常常会浪费时间，那么城建档案数字化建设的效率也就难以提升[2]。

二、城建档案数字化的发展趋势

在当下时代中，信息技术成为各个领域工作的主要模式，尤其是在档案管理工作中，无论是哪一类别的档案管理，应用信息技术开展数字化的管理方式，都可以有效的提升档案管理的效率与工作质量。在城建档案数字化管理工作中，工作人员需要接触大量的文件资料、图片资料及图纸资料等，应用计算机与通讯线路进行归总，可为后续调取资料提供极大的便利，但数字化的城建档案管理模式使档案的生成方式也产生了极大的变化，推动着我国有关部门的办公形式逐渐朝向自动化、无纸化的方向发展。许多城建档案的管理工作以机读文件为主要的形态，而且这种档案的归总方式与传统的纸质档案利用方式存在较大的差异，标志着现代的工作者需要适应数字化的工作形式，并掌握机读形式的磁盘载体记录档案的工作方法。

在检索相关档案信息时，所获得的信息可能来自于不同的档案内容中，从这些档案中综合的提出档案是工作人员的本职工作，利用数字化的方式改进城建档案工作的传统模式，成为其未来的必然发展方向，主要可包括以下几个方面：第一，有关部门将逐步建立起完善的城建档案数字化工作体系，健全城建档案数字化的接收与管理流程；第二，有关部门将建立起具有地方特色的城建档案数据库，以便于为社会提供更加专业的资源服务；第三，有关部门对于城建档案数字化的应用将朝向通用化的方向发展，争取做到多馆通用；第四，有关部门将致力于缩短城建档案数据化录入的时间，提升相关工作的时效性，并在城建档案信息的准确性方面加以提升，虽然采用机读的形式，但仍要保证相关信息的准确度，才能够使档案服务更加完善。有关部门将传统的纸质档案转变为数字化的档案形式之后，可以加强对信息安全的管理，通过软件加密的形式，避免相关信息的泄露，也防止了有人篡改档案的行为，可以对历史较为久远的档案资料进行妥善的保存，并延长其保质时间[3]。

结束语：以往有关部门在开展城建档案管理工作时，通常会使用纸质的档案记录方式，所以有关部门在办公费用及人员费用方面会花费大量的成本，应用数字化的管理方式以后，传统的纸质档案信息变为机读档案，有效的节约了管理成本及占地空间，并且提升了档案资料查阅的效率。数字化归档的方式能够为人们获取即时信息提供便利，使资料查询变得更加简单。