加强地方军工科技档案收集的思考

企业科技档案收集工作是档案管理工作的基础，也是档案工作的起点和关键。档案材料积累是否齐全，收集是否完整，直接关系到归档材料的合格性以及档案信息利用价值的可靠性。由于科技档案的产生领域和内容性质，决定了科技档案同其他档案在性质上的区别，尤其是军工企业，科技档案直接关系到装备的寿命周期管理及装备完好性的保障工作。本文对传统地方军工企业科技档案收集工作的现状进行分析，针对存在的主要问题提出相应的应对措施，以期能对类似的企业起到参考作用。

1  科技档案收集工作现状

1.1  档案员配备不足，专业知识欠缺

企业领导重点关注的是有关企业生存和持续发展的新产品开发事宜，由于档案管理不直接产生效益，势必会影响领导对档案管理的认识、意识以及重视程度。在承担研制项目过程中，由于研制节点要求以及研制工作量大，加上平时科技人员储备不足，常常出现科技人员捉襟见肘现象，无暇顾及档案员配备是否合理，人员是否充足等问题，出现档案管理人员配备不足是必然的；同时受长期以来档案管理中所形成的习惯影响，档案管理人员与领导间不时会出现意识上的偏差，平时的进修、专题培训机会少，导致专业知识欠缺，知识更新滞后，难以满足档案收集、整理、编目、利用过程中需要的专业知识需求，影响科技档案的专业性和成套性，严重时由于档案的缺失影响到产品延寿修理，很难保证装备的完好性。

1.2  管理制度不完善，可操作性不强

一般地方军工企业均有成套的档案管理制度，包括管理机构及职责、归档制度、保管制度、借阅制度等，通常都是套用国家有关档案工作的标准、规范和要求编制而成，很少有企业能将自身档案管理特点编制到相关管理制度中，不时出现诸如档案管理员负责所有档案资料的统一收集管理之类的规定，模糊了项目研制人员在科技档案收集中的作用，缺乏主动性，甚至会出现推诿，认为档案收集完全是档案管理员的职责，使档案收集工作陷于被动。当前，地方军工企业档案管理普遍存在制度不完善、更新不及时、操作性不强、落实流于形式等弊端，不利于档案收集和整理的统筹管理。

1.3  档案管理考核机制缺失

地方军工企业根据所承担的研发项目，开展了围绕项目所实施的档案管理，努力深化项目档案管理工作，但缺失相应的考核机制，或考核机制与实际工作不符而流于形式，管理效果不佳，显现出档案信息管理工作积极性不高，收集方式方法和手段落后，工作得过且过，导致档案管理规范化进程受阻，给档案的利用和开发增加了难度。特别是对科技档案管理的源头—科技档案的收集影响明显，科技档案的专业性、成套性和一致性不容乐观。

2  应对措施

2.1  加强人员培训，深化内部挖潜

过硬的业务能力是顺利完成档案管理工作并保证其质量的关键。档案人才队伍建设同样涉及人才队伍结构、人才数量、人才技能等诸多方面，通过学习提高，逐步改变传统的工作模式和工作思维。在实际工作中要突出档案专业技术人员的主力军地位，科研人员及时跟进，将人才培养与具体项目相结合，在实践中积累经验，提高能力。具体可从以下三方面入手：一是发挥外部专业培训主渠道作用，以岗位培训为主，辅以专题培训和继续教育培训加以充实和细化，不断实现档案专业人员知识、能力、素质持续提高。二是探索培训形式和方法，创造学习环境和平台，增加与兄弟单位间的交流，拓宽专业知识视野，提高解决实际工作中各种疑难问题的能力。三是建立资源体系，探索和构建具有地方军工特色的内部培训机制，将科研人员特别是项目负责人纳入培训，提高对军工科技档案重要性的认识以及了解并掌握军工科技档案收集的方式方法，使科研开发工作与科技档案收集工作有机融合，相互促进，并在实践摸索中提升科技档案收集能力和水平。

深化内部挖潜，化解专职档案人员不足难题。科研项目档案是指一个科研项目从立项开始到成果形成以及后续推广应用，所形成具有保存价值的材料，在实际工作中，需强化三级积累，即科研人员、专职资料员、档案人员，达到分级管理、分线负责。由于军工科技档案形成于特定的专业领域，具有以课题项目成套的特点，在项目研制过程中，可靠、真实的科研文件在记录科研项目研制过程的同时，也形成了科技档案文件，科研人员对项目的了解远胜于档案管理人员，因而，在科技档案收集过程中，科研人员的作用显得尤为重要，但同时需要档案技术人员及时进行指导并督查与档案相关内容的成套性，提高军工科技档案质量。

2.2  优化收集方式，完善归档制度

科技档案的专业性强，其收集过程工作量大，要求高。科研人员和档案管理人员由于专业视角不同，对今后工作及研究具有考查、利用价值的文件资料的处理方式会存在一定的差异，因而，科研人员是科技档案收集过程中保证档案材料专业性、成套性、一致性的主力军。科技档案收集的是原始的第一手资料，地方军工企业在研制项目的开展过程中，由项目负责人负责项目研制过程科技档案的收集，要立足于项目科研人员对科技档案收集负主要责任，合理运用信息技术，在符合武器装备研制程序的基础上，在档案管理人员指导下，对照档案收集工作要求，开展项目科技档案的收集，在实践中改进和优化收集方式，使项目负责人对归档文件材料的齐全、完整负责落到实处。科技人员前端控制，档案人员跟踪检查，可以有效保证周期长、程序复杂的军工项目科技档案收集的完整性。

完善科技档案归档制度，对于研制周期长的项目，可以根据研制程序的要求分阶段制定科技档案归档范围、归档时间、归档要求，并按研制节点要求适时调整，完善，对于那些可能散佚的文件要给予及时补充。从制度内容、实际效果入手，制定并优化科技档案合理催交制度，及时研究并解决出现的问题，确保军工科技档案归档制度的合理性、适用性和可操作性。档案管理人员监督好归档工作的落实情况，加强业务指导和监督检查，及时发现问题、解决问题。充分利用好保密检查、体系检查以及生产许可证检查等环节，重点关注科技档案的管理情况，寻找薄弱环节，不断地完善提高。

2.3  加强制度建设，健全考核机制

目前，档案管理工作要求较为严格，国家层面的相关标准和制度日臻完善，但在企业的实际执行层面，尚需加强可操作的制度建设，清晰管理流程，健全考核机制。在传统的档案管理体系下，文件主管部门对后续档案管理工作考虑不足，而档案主管部门却很难对文件工作进行有效的前端控制，这就要求进行科学的档案工作顶层设计，严格按制度要求开展工作，减少工作的随意性。

建立档案管理网络，明确科研业务管理部门的岗位职责，把军工科研档案收集列入科室的职责范围，并责任到人，保证收集和研究同步，使企业有限人力资源最大化。切实将档案工作纳入到企业的发展规划中，纳入考核干部实绩内容中，实现分级管理，明确岗位责任人员、责任范围以及考核标准，研制项目责任人员落实到项目组的负责人，将档案收集与项目进度节点有机结合，将档案收集与档案保密工作有机结合，形成项目研究与档案收集同步考核机制，增强自身的使命感和责任感，从源头保证科技档案收集的有效性和准确性。档案主管部门加大研制中涉及档案收集的监督检查力度，为考核提供依据，通过修改完善制度使管理工作向标准化、制度化和规范化的方向发展，形成责任追究、业务考核、奖惩等有关措施，增强工作活力，发挥潜能，充分调动积极性、创造性，逐步满足军工科技档案收集管理要求。

3  结语

军工企业科研档案作为一种特定的档案，由于其载体形式的原始性、真实性，其信息内容的知识性，其价值的潜在性，使科研档案在科研、生产中发挥着不可替代作用。而科技档案的收集是保证科技档案完整性、准确性和系统性的重要环节。在新形势下如何加强地方军工企业科技档案的收集是一个值得思考的问题，需要领导高度重视，建立完善的符合企业实际的管理制度，构建军工科技档案收集网络及档案管理系统，提高档案管理人员的技能和素养，优化收集方式，内部挖潜，达到对军工科技档案有效收集之目的。