论档案的血液循环原理——以鄂尔多斯职业学院为例

档案是指机关、单位、社会组织和个人在工作中产生的，具有保存价值的，以原始记录保存起来以备查考的文字、照片、声像、实物及其他各种载体的历史记录。机关、单位的档案存在原理与血液循环原理相类似。档案室为档案存在的心脏，各个部门如同档案静脉，源源不断的向档案室输送血液，部门中的每个个体就好似毛细血管；经过分类、整理、归档之后形成的档案好比动脉血，可以为各个部门、各个个体提供有价值的信息。

1 档案——血液

档案概念在学术上为一般意义上的档案；在法律上是指涉及国家秘密的或对国家和社会有保存价值的档案。档案的学术概念是指国家机构、社会团体、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。档案的法律概念，是指国家机构、社会团体、社会组织以及个人从事政治、经济、军事、技术、科学、宗教、文化等各种活动直接形成的具有保存价值的各种文字、照片、声像、实物等各种形式的历史记录。档案对于个体、单位、国家的作用非常重要，永久保存。在一个单位，档案好比人体的血液一样，从各个部门输送到档案室，又从档案室以利用的方式输出到各个部门。

2 档案室——心脏

人体的心脏促使血液在心脏和全部血管所形成的管道中循环流动。档案室好似心脏，档案室的正常运作，促使学院各个部门形成的材料变成档案，提升了价值，方便教职工及学生利用。学院档案是指在教学、科研、学生管理、党政管理等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图像、声像、实物等各种载体的历史记录。

档案是学院重要的信息资源和宝贵财富，学院档案工作是学院的重要基础工作之一,主要服务于教职工和学生，服务于教学、科研和管理。学院档案室由专门档案员专职管理，确保档案的收集、整理工作正常进行，以确保档案信息的完整、准确、安全，有效发挥档案室的功能，方便用户使用。

3 材料——静脉血

学院档案室档案来源于学院各部门，各个部门好比血管。凡是在学院教学、学生、科研和管理等工作中形成的具有保存价值的各种材料，均由各部门整理、组卷，定期向机要档案科归档。各部门应把档案定期归档纳入各自的工作目标，列入有关人员的职责范围。

具体到我院，各部门设一个兼职档案员，负责收集、整理，向机要档案科上交工作过程中形成的具有保存价值的材料。下面主要罗列介绍一些有代表性部门的档案材料：

   （1）党政办公室：党政文件、党的建设材料、学院党代会材料、党委会记录、院长办公会记录、会议纪要、党委工作计划报告、党委工作简要简讯、群众来信来访及处理材料、上级下发的重要文件、学院制定的规章制度、院领导重要讲话发言稿、教职工代表大会材料、学院简报、学院大事记、领导视察等。

    （2）组织统战人事部：党组织相关名册、活动材料、党员评议等材料、干部考核材料、人事工作相关文件、岗位设置和聘任材料、职工人事档案、年度考核材料、教职工工资材料、人事统计报表、教职工录用调入退职离职出国有关材料、师资建设培养材料等。

    （3）宣传部：学院宣传工作重要文件、有关理论学习材料、宣传工作计划总结、规章制度、重大活动视频照片、学院院报等。

    （4）纪检监察审计处：纪检工作重要文件、规章制度、纪检工作计划报告总结、纪检会议记录、职工处分复查资料、群众来信来访及处理意见、廉政建设材料、监察审计工作计划总结、审计工作统计年报、财务检查材料、审计结论决定等。

    （5）教务处及各系部：教学改革、培养目标、培养改革、学制等方面规定、办法，教学规章制度，各专业人才培养方案、教学计划和大纲，人才培养数据状态平台材料，教学能手、学科带头人、技能大赛材料，教师出版教材、讲义，教师业务档案、课程建设要求及安排、校历及教学计划、教学任务书，精品课程建设相关材料，教学简报，新专业申批材料，专业建设评估材料，在校生花名册，学籍档案，教学评估及学生评教材料等。

    （6）学生工作部：学生工作计划报告总结材料、奖助学金材料、学生处分及撤销处分材料、学生资助材料、助学贷款材料、大学生思想政治教育材料、心理健康教育材料、军训工作计划总结、大学生入伍材料、创业工作材料、团委工作计划总结、团干部团员名册、学生会材料、社团活动材料等。

    （7）财务处：财务规章制度、预算会计报表、年度决算报表、原始凭证、账簿等。

    （8）总务处：后勤管理处工作计划总结，房屋资产管理材料，水电暖设备、伙食工作材料，固定资产管理明细、统计及有关资料，采购材料，基建工作材料、安全保卫工作材料，学院维稳工作材料等。

    （9）实验实训中心：学院仪器设备管理规章制度，仪器设备采购、移交、报废材料，实验室建设材料，仪器设备购销合同协议，设备验收报告、使用说明书、指导书，设备使用及维护情况等。

  4 档案——动脉血

学院各部门兼职档案员将需要归档的材料于次年5月底之前交于学院档案室，专职档案员按内容将其分成文书档案、会计档案、科技档案、实物档案、声像档案；不同种类的档案按照不同的方法进行整理、组卷、排序、归档。归档的文件应齐全、完整，要保持文件之间的历史联系，科学分类整理、组卷。档案好似动脉血，用户通过对档案的阅览、复制、摘抄等，实现档案的价值。

5 档案利用——生命活动

心脏将动脉血运送到全身各部分器官、组织和细胞，供生命活动的需要。学院档案的原始资料由各个部门提供，经专职档案员分类、整理、归档之后变成档案。档案工作的根本价值就是为用户提供有用的信息资源。将档案纳入利用实践，服务于各个部门，使档案产生“生命价值”，进行“生命活动”。下面列举我院档案利用的几个主要方向：

    （1）学院内部各行政部门，查阅历年文书档案作为现阶段工作参考。例如组织人事处查阅教职工退休、换届选举、职称评定相关文件；纪检监察审计处查阅相关案子办理文件；宣传部查阅上级下发的相关理论学习文件；党政办公室查阅学院备案文件、领导任命文件、会计报表进行学院法人证年检。

    （2）学生查阅《录取新生名册》，开具学籍证明，为报考军校提供材料；毕业学生查阅学籍档案进行学历认证。

    （3）教职工查阅有关获奖、科研项目审批、职称认定评审相关文件，可为高一级职称的评审作为依据。

    （4）相关部门查阅学院备案文件、学院历届领导任命文件、领导视察档案、优秀教职工档案、优秀毕业生档案、获奖实物档案，为学院校史馆建设提供有价值的资料。

 6 总结

档案是在社会活动中逐渐形成的、是真实的历史记录，档案产生于各个部门，服务于各个部门。档案工作的重要性好比血液的重要性，在学院活动的各个领域都发挥着重要作用。它是学院行政工作的查考凭证，学院建设的必要依据，教学工作的基本条件，纪检工作的有力武器，学生和教职工的行为记录。